【#1】Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2010

Published on

  1. 1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 0
  2. 3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản ………………………………………………44 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản ……………………………………………………………………………….49 7. Định d ng trang văn bản……………………………………………………………………………………………52 Chương 3: Thực hi n chèn các đối tượng……………………………………………………………………………….57 1. Chèn các kí tự đặc bi t ……………………………………………………………………………………………..57 2. Chèn ClipArt và hình ảnh………………………………………………………………………………………….57 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ ……………………………………………………………………………………….58 4. Chèn và hi u ch nh lưu đồ…………………………………………………………………………………………59 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ…………………………………………………………………………………………..60 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học…………………………………………………………………………..64 Chương 4: Thao tác với bảng biểu ………………………………………………………………………………………..66 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng……………………………………………………………………………66 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng ……………………………………………………………………….68 3. Chèn công thức toán học vào bảng ……………………………………………………………………………..70 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i……………………………………………………………………..72 Chương 5: Hỗ trợ x lý trong Word 2010 ………………………………………………………………………………75 1. Auto Correct và Macro……………………………………………………………………………………………..75 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. …………………………………………………………………………..81 3. Tìm kiếm, thay thế …………………………………………………………………………………………………..85 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động ch nh s a, từ điển mặc định và công c đếm từ ………………………………………………………………………………………………………………………….89 5. In tài li u Word……………………………………………………………………………………………………….95 6. Trộn tài li u (Mail Merge)…………………………………………………………………………………………99 Chương 6: Các phím tắt trong Word ……………………………………………………………………………………108 1. Các lo i phím tắt:…………………………………………………………………………………………………..108 2. Duy t thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)…………………………………………………110 3. Các phím tắt thông dụng:………………………………………………………………………………………..112
  3. 4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010………………………………………………………………………….114 1. Các công c đồ họa của Word 2010…………………………………………………………………………..114 1. S d ng Word 2010 để viết Blog………………………………………………………………………………118 2. T o m c l c trong Word 2010………………………………………………………………………………….120 3. T o trang bìa trong Word 2010…………………………………………………………………………………126 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word………………………………………………………………………..127 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word……………………………………………………………………..128 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word…………………………………………………………………………130 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn……………………………………………………………………132 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ…………………………………………………………………135 11. T o nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên…………………………………………………………………136 12. T o bảng bằng phím…………………………………………………………………………………………………136 13. T o đường kẻ………………………………………………………………………………………………………….136 14. Bỏ tính năng tự động SuperScript……………………………………………………………………………….137 15. Copy định d ng bảng tính …………………………………………………………………………………………137
  4. 5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 1. Tối ưu Ribbons Nếu b n vẫn đang d ng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chu n nằm ở phía tr n c a sổ thì hãy chu n bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. Với thanh menu theo giao di n Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab ri ng bi t tr n menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu c . Thực ra bộ Office 2007 c ng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhi n, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận ti n hơn cho người d ng. Ngoài ra, b n c ng c thể t o th m các tab mới để chứa các chức năng của ri ng mình. Menu Ribbon trên Word 2010 C thể khi mới chuyển qua menu mới, b n sẽ gặp ít nhiều kh khăn về sự mới l , tuy nhi n, một khi đã quen thuộc, b n sẽ kh mà chấp nhận quay trở l i s d ng mẫu menu c tr n Office 2003.
  5. 6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 2. H thống menu mới Trước đ y, Office 2007 đã t o ra sự khác bi t hoàn toàn so với Office 2003 c ng như các phi n bản Office c về mặt giao di n, đặc bi t là menu của chương trình thì giờ đ y, Office 2010 l i là t o n n 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công c của chương trình. Khi lựa chọn tr n menu công c , thay vì sổ xuống 1 menu như trước đ y, toàn bộ c a sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho b n các t y chọn như Save, Open, Close, Preview
  6. 8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 4. Chức năng Paster Preview Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phi n bản Office trước và phát hi n ra rằng số đông người d ng thường xuy n mất nhiều thời gian để dán một đo n văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung so n thảo của mình. Nguy n do của tình tr ng này là vì người d ng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm l i nhiều l n mới khiến cho ch ng trông hợp l và ph hợp với định d ng của nội dung so n thảo. Và đ là l do tính năng Paste Preview được ra đời. Paste Preview cho ph p b n xem trước nội dung so n thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đ , gi p b n tiết ki m được thời gian. Ngoài ra tính năng này c n cho ph p lưu giữ định d ng của nội dung c n dán, kết hợp các định d ng hoặc lo i bỏ định d ng của nội dung trước khi dán. 5. Chức năng Text Effect Thay vì phải t o một đối tượng WordArt để chèn chữ ngh thuật vào trang văn bản, giờ đ y với Office 2010 công vi c đ đã đơn giản hơn rất nhiều và người d ng c ng có thêm nhiều lựa chọn với vi c trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính năng WordArt ch được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác. Với tính năng Text Effect b n có thể s d ng hoàn toàn các hi u ứng đẹp mắt của WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản b n ch c n lựa chọn đo n văn bản c n áp d ng hi u ứng sau đ nhấp chuột vào biểu tượng
  7. 9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 của Text Effect trên thanh công c t i thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép b n lựa chọn các hi u ứng c n áp d ng Và b n hoàn toàn có thể áp d ng các hi u ứng có trong Text Effect với văn bản của mình. Nếu như phải lựa chọn Edit để hi u ch nh nội dung cho WordArt thì giờ đ y người dung có thể ch nh s a trực tiếp nội dung văn bản có hi u ứng của WordArt Người dùng có thể chèn, x a hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu với văn bản mang hi u ứng của WordArt Chú ý: Chức năng này ch s d ng cho những file Word được t o ra từ Word 2010 và c định d ng *.docx nếu người d ng lưu file dưới d ng *.doc thì các hi u ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
  8. 10. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 9 6. Lưu fi e dưới d ng PDF và XPS được tích hợp sẵn Ngoài các định d ng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đ như Doc, Docx thì Office 2010 c ng hỗ trợ lưu file dưới định d ng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007 7. Hiển thị thông tin chi tiết của fi e văn bản trong Office Button Để biết thông tin về file văn bản b n đang làm vi c b n ch vi c nhấp chuột vào nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến l n lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian ch nh s a, thời gian t o, thời gian lưu l n cuối, người t o
  9. 11. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 10 8. Khả năng mở rộng màn hình Office 2010 cho ph p người dùng mở rộng c a sổ so n thảo bằng cách n hoặc hi n bảng Menu Ribbon bằng nút l nh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải c a sổ làm vi c của các ứng d ng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 9. Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Không ch biết đến với những công c so n thảo văn bản và tính toán, Office 2010 c n biết đến với công c ch nh s a ảnh và video m nh mẽ. C thể, b n c thể d dàng
  10. 12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 11 ch nh s a và bi n tập nội dung hình ảnh c ng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. B n thậm chí c thể lo i bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới. N i cách khác, Office 2010 c rất nhiều tính năng mà b n c thể làm được với các file media. Mặc d n sẽ không phải là ph n mềm ch nh s a ảnh chuy n d ng như Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho vi c t o và ch nh s a nội dung các hình ảnh d dàng hơn. 10.Chụp ảnh c a sổ, ứng dụng đưa vào văn bản Đ y là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert b n d dàng nhận thấy nút l nh Screenshot. Khi nhấp chuột vào nút l nh này một menu hi n ra cho phép b n ch p ảnh một ứng d ng đang ch y hay một c a sổ đang được mở để chèn vào ngay t i vị trí con trỏ. Khi nhấp chuột vào nút l nh Screenshot một menu hi n ra hiển thị các c a sổ đang mở và chương trình đang ch y người dùng ch vi c nhấp chuột vào đối tượng để c được bức ảnh chèn vào văn bản. Người d ng c ng c th m lựa chọn ch p tuỳ chọn bằng cách lựa chọn Screen Clipping để ch p ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn l nh này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người
  11. 13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 dùng nhấp chuột và khoanh một vùng c n ch p v ng đ sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ c được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn. 11.X lý ảnh như một chương trình chuy n nghi p Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hi u ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Ch c n chọn đối tượng này sau đ vào Menu Picture ToolsFormat người dùng có thể d dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hi u ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect. 12.Phát triển chức năng tìm kiếm Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đ hộp tho i tìm kiếm không có gì khác bi t thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh ho t và tốc độ tìm kiếm c ng được cải thi n đáng kể. Khi chọn l nh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, c a sổ so n thảo sẽ thu hẹp l i về b n trái nhường chỗ cho hộp tho i tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp tho i c ng hi n ra một ph n đo n văn g n với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể d dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
  12. 14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 13 13.
  13. 15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 14 B n luôn lo lắng nội dung tài li u của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái ph p? Điều này sẽ được h n chế tối đa ở trong Office 2010. Phi n bản Office mới cung cấp những tính năng cho ph p h n chế vi c thay đổi mà không c sự cho ph p của tác giả, ngoài ra c n cung cấp th m vào một “chế độ bảo v ” (protection mode) để tránh vi c b n vô tình s a nội dung của file ngoài muốn. Office 2010 cho ph p b n chọn lựa ai trong số những người nhận được tài li u của b n được ph p ch nh s a, hoặc ch được xem mà không c quyền ch nh s a. II. Nội dung chính Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 1. T o mới văn bản Tương tự như Word 2007, phím tắt để t o một tài li u mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đ p chuột vô m c Blank document. T o một tài li u mới từ mẫu c sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Nhấn n t Create để t o một tài li u mới từ mẫu đã chọn.
  14. 16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 2. Mở một văn bản t o sẵn Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài li u c sẵn là Ctrl+O. B n c ng c thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open. 3. Lưu một văn bản đã so n thảo Lưu tài i u
  15. 17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 Phím tắt để lưu tài li u là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. Nếu file tài li u này trước đ chưa được lưu l n nào, b n sẽ được y u c u đặt t n file và chọn nơi lưu. Để lưu tài li u với t n khác (hay định d ng khác), b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007). Mặc định ưu tài i u d ng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài li u của Word 2010 được lưu với định d ng là *.DOCX, khác với *.DOC mà b n đã quen thuộc. Với định d ng này, b n sẽ không thể nào mở được tr n Word 2003 trở về trước nếu không cài th m bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở tr n Word 2003 mà không cài th m chương trình, Word 2007 cho ph p b n lưu l i với định d ng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp tho i Save As, b n chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2010 mặc định lưu với định d ng của Word 2003, b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp tho i Word Options. Trong khung b n trái, chọn Save. T i m c Save files in this format, b n chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.
  16. 18. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 17 Giảm thiểu khả năng mất dữ li u khi chương trình bị đóng bất ngờ Để đề ph ng trường hợp treo máy, c p đi n làm mất dữ li u, b n n n bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save
  17. 19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 4. Thao tác với chuột và bàn phím 4.1 Thao tác với chuột: a. Sao chép d ng văn bản Một trong những công c định d ng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (n t hình c y cọ tr n thanh công c Standard). B n c thể d ng n để sao ch p d ng từ một đo n văn bản này đến một hoặc nhiều đo n khác và để thực hi n chức năng này, d ng chuột là ti n lợi nhất. Đ u ti n đánh khối văn bản c d ng c n ch p, bấm một l n vào n t Format Painter (nếu muốn dán d ng vào một đo n văn bản khác) hoặc bấm k p n t (nếu muốn dán d ng vào nhiều đo n văn bản khác). Tiếp theo, để dán d ng vào những đo n văn bản nào thì ch c n đánh khối ch ng là xong (nhấn th m phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đ b n bấm k p n t Format Painter). b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong tab e Trong một table, nếu b n muốn ch p th m hay di chuyển một hay nhiều d ng hoặc cột thì c thể d ng cách k o và thả bằng chuột như sau: chọn d ng hoặc cột c n ch p hoặc di chuyển, k o khối đã chọn (nếu sao ch p thì trước đ nhấn giữ phím Ctrl) đặt t i vị trí mà b n muốn. c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản tr n trang Thông thường b n d ng c y thước để định vị các d ng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng n c n một công d ng khác không k m ph n th vị và ti n lợi, đ là xem chính xác (thể hi n trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, c nh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi ph n như thế nào, b n bấm và giữ chuột t i một vị trí nào đ tr n thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp n t chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi ph n là bao nhi u. d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản C ng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài li u, b n c thể d ng cách k o và thả trong vi c sao ch p hoặc di chuyển văn bản. Ở đ y không c n phải n i gì th m về phương pháp này (vì chắc h u hết ch ng ta đều đã biết cách làm này),
  18. 20. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 19 nhưng ch lưu một điều là để c thể d ng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu. e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài i u Khi c n ph ng to hoặc thu nhỏ tài li u, thông thường b n sẽ chọn từ n t Zoom tr n thanh Standard, nhưng như thế c ng hơi bất ti n vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của b n c 3 n t thì c thể nhanh ch ng ph ng to hay thu nhỏ tài li u từ n t chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đ y n t chuột l n (ph ng to) hoặc xuống (thu nhỏ). f. Mở nhanh hộp tho i Tabs và Page Setup Khi c n ch nh s a chi tiết các dấu tab dừng trong đo n văn bản, b n sẽ phải nhờ đến hộp tho i Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì b n l i phải d ng đến hộp tho i Page Setup. Thay vì mở các hộp tho i đ từ menu Format-Tabs hay menu File- Page Setup, b n c thể nhanh ch ng mở ch ng bằng cách bấm k p bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp tho i Tabs hoặc tr n hàng số để mở hộp Page Setup). g. Đánh khối toàn bộ tài i u Trước khi cung cấp một d ng nào đ cho toàn bộ văn bản, điều đ u ti n mà b n sẽ làm là đánh khối toàn bộ ch ng và b n c thể d ng những cách như bấm menu Edit- Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng b n hãy th cách này xem, ch c n đưa chuột về lề trái văn bản (m i t n trỏ chuột sẽ nghi ng về phải) và bấm nhanh 3 l n c ng c thể chọn toàn bộ tài li u được đấy. 4.2 Thao tác với bàn phím Các phím thường d ng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ l n một d ng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một d ng.
  19. 21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 20 Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một k tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k tự. Các phím xoá k tự: Phím Delete: Xoá k tự t i ví trí con trỏ (b n phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá k tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) k tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đ u d ng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối d ng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ l n tr n một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đ u văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng TT Phím tắt Tác dụng 1 Ctrl+1 Giãn d ng đơn (1) 2 Ctrl+2 Giãn d ng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 (zero) T o th m độ giãn d ng đơn trước đo n
  20. 23. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 22 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp tho i định d ng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghi ng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ g ch ch n đơn 27 Ctrl+M L i đo n văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M L i đo n văn bản ra lề 1 tab 29 Ctrl+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản vào 1 tab 30 Ctrl+Shift+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản ra lề 1 tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file 32 Ctrl+F Tìm kiếm k tự 33 Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế k tự 35 Ctrl+K T o li n kết (link)
  21. 25. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 24 53 Ctrl+Alt+L Đánh số và k tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi ch (Footnotes) ở ch n trang 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi ch ở ngay dưới d ng con trỏ ở đ 56 Ctrl+Alt+M Đánh ch thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hi n ch thích 57 F4 Lặp l i l nh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 T o heading 1 59 Ctrl+Alt+2 T o heading 2 60 Ctrl+Alt+3 T o heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp tho i Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh ch số tr n (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh ch số dưới (o2) 64 Ctrl+Space (dấu cách) Trở về định d ng font chữ mặc định 65 Esc Bỏ qua các hộp tho i 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Vi t c dấu thì không n n chuyển) 67 Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom)
  22. 26. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 25 68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình 69 Alt+Print Screen Ch p hình hộp tho i hiển thị tr n màn hình 70 Print Screen Ch p toàn bộ màn hình đang hiển thị 5. Chọn khối và thao tác trên khối  Chọn khối – Cách 1: nhắp mouse từ điểm đ u đến điểm cuối của văn bản c n chọn – Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đ u, giữ Shift và nhắp mouse ở điểm cuối của đo n văn bản c n chọn – Cách 3: D ng phím Home, End và phím m i t n tr n bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đ u Giữ phím Shift và g các phím m i t n thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đo n văn bản c n chọn  Sao chép, di chuyển: L nh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Ctrl + X Chuuyển đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Copy Ctrl + C Ch p đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Paste Ctrl + V Dán đo n văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text
  23. 27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 – Đánh dấu chọn đo n văn bản – Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut – Đặr con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste  Xóa khối – Chọn đo n văn bản c n xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản 1. Định d ng văn bản In đậm 1. Chọn đo n text mà b n muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào v ng chọn cho đến khi xuất hi n thanh công c Mini. 2. Nhấn n t Bold (B). B n c ng c thể s d ng phím tắt Ctrl+B. Lưu , nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) l n nữa nếu b n muốn bỏ in đậm. In nghiêng Thực hi n tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn n t Bold thì b n nhấn n t Italic (phím tắt Ctrl+I). G ch dưới đo n text Nhấn Ctrl+U để g ch dưới đo n text đang chọn. Nhấn Ctrl+U l n nữa để bỏ g ch dưới. Ngoài ra c n c nhiều kiểu g ch dưới khác: * Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:
  24. 29. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 28 1. T i thẻ Home, nh m Font, b n nhấn vào m i t n b n c nh n t Text Highlight Color . 2. Chọn một màu d ng để tô sáng mà b n thích (thường là màu vàng). 3. D ng chuột tô chọn đo n text muốn đánh dấu. 4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC. Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 1. Chọn đo n text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu. 2. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color. 3. Chọn No Color. Định d ng ch số tr n (Superscript), ch số dưới (Subscript) 1. Ch số tr n (Superscript); 2. Ch số dưới (Subscript). Chọn đo n text c n định d ng. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn n t Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định d ng ch số tr n, hoặc nhấn n t Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định d ng ch số dưới. CANH CHỈNH VĂN BẢN Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai b n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh ch nh.
  25. 30. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 29 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn n t Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn n t Justify để canh đều hai b n. Canh ch nh nhiều chế độ tr n cùng 1 dòng 1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nh m Document Views, chọn n t Print Layout hoặc Web Layout). 2. Nhấn chuột vào d ng mới và thực hi n như sau: – Chèn đo n text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa d ng cho đến vị trí c n g text. Nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. Thay đổi các canh ch nh theo chiều dọc đo n text 1. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 2. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn một lo i canh ch nh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).
  26. 31. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 30 3. T i m c Apply to, b n chọn ph m vi áp d ng là Whole document (toàn văn bản), This section (v ng hi n t i), hay This point forward (kể từ đ y trở về sau). Nhấn OK. Canh giữa ề tr n và ề dưới 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh giữa so với lề tr n và lề dưới. 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 3. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn Center. 4. T i m c Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK. Thụt ề dòng đầu ti n của đo n
  27. 32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 1. Nhấn chuột vào đo n mà b n muốn th t lề d ng đ u ti n. 2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào n t m i t n g c dưới b n phải của nh m Paragraph. 3. Ở hộp tho i Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. T i m c Special, b n chọn First line. T i m c By, chọn khoảng cách th t vào. Nhấn OK. Điều ch nh khoảng cách thụt ề của toàn bộ đo n 1. Chọn đo n văn bản muốn điều ch nh. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn chuột vào m i t n l n, xuống b n c nh m c Left để tăng, giảm khoảng cách th t lề trái, hay t i m c Right để điều ch nh th t lề phải. Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu ti n của đo n 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn điều ch nh. 2. Tr n thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và r đến vị trí b n muốn bắt đ u th t d ng. Nếu b n không thấy thanh thước ngang đ u cả, hãy nhấn n t View Ruler ở phía tr n của thanh cuộn dọc để hiển thị n . T o một thụt âm Thay vì th t d ng vào trong, b n c thể điều ch nh th t ra ngoài so với lề trái bằng cách: 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn mở rộng sang trái. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn n t m i t n hướng xuống trong m c Left cho đến khi đo n văn bản nằm ở vị trí b n vừa . THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢN T o khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài i u Khoảng cách mặc định giữa các d ng cho bất kỳ tài li u trống nào là 1.15. B n c thể t o khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau:
  28. 33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 1. Trong thẻ Home, nh m Styles, nhấn chuột phải vào n t Normal, chọn Modify. 2. B n dưới nh m Formatting, nhấn n t Double Space. Nhấn OK. Thay đổi khoảng cách dòng cho đo n văn bản đang chọn 1. Chọn đo n văn bản muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Line Spacing. 3. Chọn khoảng cách b n muốn, chẳng h n 2.0 Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các d ng nhưng khoảng cách này không c trong menu xuất hi n khi nhấn n t Line Spacing, b n hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà b n thích. Các kiểu khoảng cách d ng mà Word hỗ trợ: – Single (d ng đơn). T y chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong d ng đ , th m vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung t y thuộc vào font chữ mà b n đang s d ng. – 1.5 lines: Gấp 1,5 l n khoảng cách d ng đơn. – Double: Gấp 2 l n khoảng cách d ng đơn. – At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách d ng tối thiểu c n thiết để ph hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất tr n d ng. – Exactly: Cố định khoảng cách d ng và Word sẽ không điều ch nh nếu sau đ b n tăng hoặc giảm cỡ chữ.
  29. 34. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 33 – Multiple: Xác lập khoảng cách d ng tăng hoặc giảm theo t l % so với d ng đơn mà b n ch định. Ví d , nhập vào 1.2 c nghĩa là khoảng cách d ng sẽ tăng l n 20% so với d ng đơn. Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đo n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau n . 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Paragraph, b n nhấn chuột vào m i t n c nh m c Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị b n muốn. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font. 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. Trong m c Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và ch định số khoảng cách trong m c By. Co dãn văn bản theo chiều ngang 1. Chọn đo n văn bản b n muốn căng ra hoặc thu l i. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font.
  30. 35. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 34 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. T i m c Scale, nhập vào t l % mà b n muốn. Nếu t l này lớn hơn 100% thì đo n văn bản sẽ được k o ra, ngược l i, n sẽ được thu l i. Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài i u Theo d i sự thay đổi trong khi ch nh s a 1. Mở tài li u mà b n muốn theo d i. 2. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn n t Track Changes. 3. Thay đổi tài li u theo b n (chèn, x a, di chuyển hay định d ng văn bản…). Lập tức ở b n hông trang tài li u sẽ xuất hi n những bong b ng hiển thị sự thay đổi này. Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn vào n t Track Changes một l n nữa để tắt chế độ theo d i trong khi ch nh s a. Thay đổi cách Word đánh dấu – B n c thể đổi màu và những định d ng mà Word d ng để đánh dấu sự đổi trong tài li u bằng cách nhấn vào m i t n b n c nh n t Track Changes, và nhấn chọn m c Change Tracking Options. – Nếu b n muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài li u thay vì hiển thị những bong b ng b n hông tài li u, ở nh m Tracking, nhấn vào n t Ballons, sau đ chọn Show all revisions inline. – Để làm nổi bật v ng hiển thị những bong b ng (b n lề tài li u), hãy nhấn n t Show Markup và chọn Markup Area Highlight.
  31. 36. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 35 2. Định d ng cột, tab, Numbering a. Định d ng cột Cách thứ nhất: g văn bản trước, chia cột sau: – Bước 1: b n nhập văn bản một cách bình thường, hết đo n nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã g hết nội dung văn bản, b n hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng t o một khoảng trắng. – Bước 2: tô khối nội dung c n chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), t i thẻ Page Layput, nhóm Page Setup b n chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định. Nhấn vào More Columns hiển thị hộp tho i;
  32. 38. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 37 b. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) Để cho vi c cài đặt tab được thuận ti n, b n n n cho hiển thị thước ngang tr n đ nh tài li u bằng cách nhấn n t View Ruler ở đ u tr n thanh cuộn dọc. B n c thể nhanh ch ng chọn tab bằng cách l n lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở g c tr n b n trái trang tài li u) cho đến
  33. 39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đ nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi b n muốn đặt tab. T y từng trường hợp c thể mà b n c thể s d ng một trong các lo i tab sau:  Tab trái: Đặt vị trí bắt đ u của đo n text mà từ đ sẽ ch y sang phải khi b n nhập li u.  Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đo n text. Đo n text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi b n nhập li u.  Tab phải: Nằ m ở b n phải cuối đo n text. Khi b n nhập li u, đo n text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.  Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm ph n cách ph n thập ph n sẽ nằm tr n c ng một vị trí.  Bar Tab: Lo i tab này không định vị trí cho text. N sẽ chèn một thanh thẳng đứng t i vị trí đặt tab. – Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5″
  34. 40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 – Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab – Alignment chọn một lo i tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (lo i tab ch c tác d ng t o một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định) – Leader chọn cách thể hi n tab o 1 None Tab t o ra khoảng trắng o 2-3-4 Tab t o ra là các dấu chấm, dấu g ch hoặc g ch liền nét – Các nút l nh: o Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã g được đưa vào danh sách o Clear : xóa tọa độ đã chọn o Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt Nếu b n muốn đặt điểm dừng tab t i vị trí ph hợp mà không thể xác định chính xác khi nhấn chuột l n thanh thước ngang, hoặc b n muốn chèn k tự đặc bi t trước tab, b n c thể d ng hộp tho i Tabs bằng cách nhấn đ p chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào tr n thanh thước. Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, b n c thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài li u. c. Numbering Số thứ tự tự động cho phép b n định d ng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn).
  35. 41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 Bulleted and Numbered Các danh sách Bullet c các dấu chấn tr n, danh sách các Number c các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái ph thuộc vào sự tổ chức của danh sách. Để th m một thứ tự tự động vào văn bản c sẵn: * Lựa chọn văn bản b n muốn để t o một thứ tự tự động * Trong nh m Paragraph trên tab Home, kích vào n t danh sách Bulleted hoặc Numbered
  36. 42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 Để t o một thứ tự tự động mới: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn thứ tự tự động trong tài li u * Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered * Rồi nhập nội dung bình thường Số thứ tự tự động ồng Số thứ tự tự động lồng là danh sách c một vài cấp độ. Để t o một thứ tự tự động lồng: * T o thứ tự tự động của b n theo sự hướng dẫn phía tr n * Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent Định d ng danh sách thứ tự tự động Hình ảnh chấm tr n và số c thể được thay đổi bằng cách s d ng hộp tho i Bullets or Numbering. * Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm tr n hay số, hoặc đặt con trỏ l n một d ng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet * Chọn phải chuột * Chọn vào m i t n b n c nh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khác.
  37. 43. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 42 3. Drop Cap T o một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Microsoft Word c tính năng t o chữ nhấn m nh gọi là Drop Cap. Đ là chữ cái đ u c u được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Nhấp chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn l nh Drop Cap trong nhóm Text. Khi b n nhấn lên nút l nh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hi n. B n nhấn lên dòng Dropped lập tức mẫu tự đ u tiên của d ng đ u ti n tr n văn bản sẽ được nhấn m nh. Có 2 chế độ:
  38. 44. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 43 1. Dropped cap. 2. In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn m nh này, b n nhấn chuột lên l nh Drop Cap Options tr n menu của Drop Cap. Trên hộp tho i Drop Cap, b n có thể chọn vị trí của chữ nhấn m nh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn m nh tới c m text. Nhấn OK để hoàn tất. . Sau này, nếu không muốn nhấn m nh kiểu Drop Cap nữa, b n ch vi c vào l i màn hình Drop Cap và chọn l nh None là xong. 4. Watermark (nền bảo v văn bản) Hình mờ Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hi n ngay sau văn bản trong tài li u. Để chèn một hình mờ: * Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon * Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background * Kích chọn Watermark b n muốn hoặc Chọn Custom Watermark và t o một hình mờ ri ng. * Để bỏ một hình mờ, thực hi n các bước như tr n nhưng chọn Remove Watermark.
  39. 45. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 44 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer.
  40. 46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho b n chọn. Kế đến b n nhập nội dung cho Header hay Footer đ . Nhập xong nhấn đ p chuột vào v ng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp d ng cho toàn bộ trang của tài li u. Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Sau đ chọn l i một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hi n t i. Không s dụng Header / Footer cho trang đầu ti n T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào n t g c dưới phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm m c Different first page b n dưới m c Headers and footers. Nhấn OK.
  41. 49. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 48 T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống. T o Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài i u – Trước ti n, b n c n t o các ngắt v ng để ph n chia các v ng trong tài li u. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một v ng mới. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn n t Breaks và chọn một kiểu ngắt v ng ph hợp trong Section Breaks, ví d Continuous (ch ng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt v ng ở những bài viết sau).
  42. 50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 – T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để ch nh s a nội dung cho Header / Footer. – Tr n thẻ Header & Footer, nh m Navigation, nếu thấy n t Link to Previous đang sáng thì nhấn vào n t này một l n nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong v ng mới này với v ng trước đ . B n sẽ thấy m c Same as Previous ở g c tr n b n phải của Header / Footer biến mất. – Sau đ b n ch nh s a Header / Footer cho v ng mới này và y n t m rằng những Header / Footer của các v ng trước đ không bị thay đổi theo. 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản Chèn số trang vào văn bản
  43. 51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer t y b n. Để thực hi n, b n chọn thẻ Insert, t i nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number. Trong menu xuất hi n, b n trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào ph n Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và b n ch vi c chọn một trong các mẫu này là xong. Thay đổi d ng số trang B n c thể thay đổi d ng số trang theo thích của mình mà định d ng chu n không c sẵn. Để thực hi n, b n nhấn đ p vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang. T i thẻ Design, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.
  44. 52. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 51 Number format: Chọn d ng số thứ tự Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đ Start at : Số trang được bắt đ u từ số Trong hộp tho i Page Number, t i m c Number format, b n hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đ nhấn OK. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang Nhấn đ p chuột vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang t i đ . D ng chuột chọn số trang. T i thanh công c mini vừa xuất hi n ở b n tr n, b n c thể chọn l i font chữ, cỡ chữ, định d ng l i chữ đậm, nghi ng, hay chọn màu t y thích. Khi hi u ch nh xong b n nhấn đ p chuột vào v ng nội dung chính của tài li u. Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác B n c thể bắt đ u đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hi n: T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp tho i xuất hi n, b n chọn Start at và nhập vào con số bắt đ u khi đánh số trang. Nhấn OK. Ghi chú: Nếu tài li u của b n c trang bìa và b n muốn trang đ u ti n sau đ được bắt đ u bằng 1, t i ô Start at, b n hãy g vào 0.
  45. 53. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 52 Xóa số trang đã đánh T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, sau đ chọn Remove Page Numbers ở cuối menu. Xóa số trang ở trang đầu ti n của tài i u Trong tài li u, thường trang đ u ti n không được đánh số vì n là trang bìa. Áp d ng ph n ghi ch ở thủ thuật “Bắt đ u đánh số trang bằng một số khác” b n tr n, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy b n hãy thực hi n th m bước sau để x a hẳn số trang ở trang đ u ti n của tài li u. – Nhấn chuột vào bất kỳ v ng nào của tài li u – T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào ô vuông g c dưới b n phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup ra. – Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp tho i, b n dưới Headers and footers, b n đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK. B y giờ b n hãy kiểm tra l i xem, c đ ng là trang đ u ti n không c số trang, sau đ trang kế được đánh số 1 không nh . 7. Định d ng trang văn bản Ch nh s a ề trang và định hướng trang Lề trang c thể được ch nh s a qua các bước sau: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Tr n nh m Page Setup, kích chọn Margins * Chọn Default Margin, hoặc * Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp tho i.
  46. 54. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 53 Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns * Chọn kiểu thích hợp. Áp dụng đường viền trang và màu sắc
  47. 55. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 54 Đế áp d ng đường viền trang hay màu sắc: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon. * Trong nh m Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp d ng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. T o một ngắt trang Để chèn một ngắt trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn menu Breaks. * Chọn Page Break.
  48. 56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon * Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages. * Chọn một kiểu trang bìa.
  49. 57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Chèn một trang trống Để chèn một trang trống: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon. * Chọn nút Blank Page trên nhóm Page.
  50. 59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ Để chèn một hình ảnh: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút Picture * Duy t qua hình ảnh b n muốn chèn và chọn ảnh. * Chọn Insert Kích thước đồ họa (hình ảnh) Tất cả hình vẽ c thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và kích vào một g c của ảnh rồi k o để tăng hay giảm kích thước ảnh cho ph hợp.
  51. 60. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 59 4. Chèn và hi u ch nh ưu đồ Smart Art là tập hợp các lo i đồ họa b n c thể s d ng để tổ chức thông tin trong tài li u. Để chèn SmartArt: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn minh họa hay hình ảnh * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút SmartArt * Chọn vào SmartArt b n muốn * Chọn m i t n phía b n trái để chèn văn bản hoặc g văn bản trong đồ họa.
  52. 61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 Để hi u ch nh SmartArt, chọn Tab Design và các nh m li n quan: 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ Biểu đồ là một d ng thể hi n bằng hình ảnh các số li u của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi tr c tung và tr c hoành. Tr c hoành thể hi n lo i dữ li u d ng để so sánh. Tr c tung thể hi n số lượng hay đơn vị đo lường dữ li u d ng để so sánh T i thẻ Insert, nhóm Illustrator, b n nhấn vào Chart
  53. 62. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 61 Xuất hi n c a sổ chọn kiểu bi u đồ Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc s a nội dung bảng dữ li u trực tiếp trên bảng dữ li u Data Sheet của màn hình Excel.
  54. 63. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 62 Đ ng chương trình Excel, biểu đồ lưu l i trên màn hình Word a. Thay đổi i kiểu biểu đồ Chọn biểu đồ, tr n Tab Design chọn nh m Type, Change Chart Type. – Hãy lựa chọn lo i biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ b n ô Chart sub-type. – Chọn n t Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được d ng cho những l n vẽ biểu đồ sau. Nhấn n t OK để hoàn thành vi c thay đổi kiểu biểu đồ Ch nh s a nội dung hiển thị tr n biểu đồ – Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout
  55. 64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Có thể ch nh s a nội dung trong nhóm Labe s và nhóm Axes. Labels: – Chart title: T n biểu đồ – Axis title: Ti u đề tr c – Legend: Ch giải – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị Axes: – Axes: ch nh s a, hiển thị dữ li u tr n tr c tọa độ – Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ – Quay & hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout, nh m Background chọn 3-D Rotation Xuất hi n hộp tho i Fỏmat Chart Area:
  56. 65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 – Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc, chiều ngang . – Perspective: Phối cảnh xa. B n c thể s d ng các n t chức năng quay biểu đồ ph hợp. 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học Công cụ toán học Word 2010 cho ph p b n chèn các công thức toán học. Để xem công c toán học: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn công thức toán học * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
  57. 66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 * Chọn nút Equation trên nhóm Symbols * Chọn công thức toán học ph hợp hoặc Chọn Insert New Equation * Để ch nh s a công thức toán học: Kích chọn công thức và tab Design sẽ xuất hi n trên vùng Ribbon
  58. 67. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng T o bảng Để t o một bảng: * Đặt con trỏ vào trang nơi b n muốn t o bảng * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon. * Chọn vào nút Tables tr n nh m Tables. B n c thể t o một bảng theo một trong 4 cách sau: – Đánh dấu số d ng và cột – Chọn Insert Table và nhập số d ng và cột – Chọn vào Draw Table, t o bảng bằng cách kích và nhập số d ng và cột – Chọn Quick Tables và chọn bảng.
  59. 68. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 67 Nhập dữ i u trong một bảng Đặt con trỏ vào ô b n muốn nhập thông tin. Và bắt đ u nhập Ch nh s a cấu trúc bảng và định d ng bảng Để ch nh s a cấu tr c của bảng: * Chọn vào bảng và b n sẽ thấy c hai tab mới tr n v ng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này d ng để thiết kế và bố trí bảng. Trên tab Design, b n c thể chọn: * Table Style Options
  60. 69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 * Draw Borders Để định d ng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho ph p b n thực hi n: * Xem Gridlines và Các thuộc tính (c tr n nh m Table). * Chèn d ng và cột (c tr n nh m Row & Columns). * X a bảng, D ng và cột (nh m Rows & Columns). * Trộn hoặc tách các ô (c tr n nh m Merge). * Tăng và giảm kích thước ô (c trong nh m Cell Size). * Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nh m Alignment). 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng a. Định d ng đường viền cho bảng T o đường viền cho Tables ta làm các bước sau: – Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.
  61. 70. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 69 – Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders – Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK b. Tô nền cho bảng Phối hợp màu sắc để t o nền cho Tables. B n có thể thực hi n theo các bước sau: – Chọn các ô c n tô màu, sau đ nhấn vào Tables Tools chọn Design. – Chọn tiếp m c Shading và chọn màu nền cho ô đ .
  62. 71. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 70 B n có thể phối hợp các màu để cho Tables của b n ấn tượng hơn 3. Chèn công thức toán học vào bảng Người dùng vẫn nghĩ công cụ Tab e của Word đơn giản ch à trình bày dữ i u d ng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Exce về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hi n được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng. C ng c thể người d ng cho rằng tính toán trong Word c n chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhi n, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là vi c khi ch nh s a dữ li u thì máy c khả năng cập nhật kết quả, c n nếu tính bằng tay thì l i phải tính l i và điền l i. L c đ thì tính toán bằng tay l i chậm hơn. Bảng 1. Bảng dữ li u c n tính toán Lấy ví d c thể như ở bảng 1. Để thực hi n bảng dữ li u tr n, người d ng thực hi n qua ba bước: nhập dữ li u, tính toán và định d ng. Bước 1. Nhập dữ li u tất cả các cột, trừ cột Thành tiền Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá: Hộp tho i Formula – Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn l nh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)
  63. 72. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 71 – Nhập công thức tính theo hai cách t i ô Formula: e + Tính trực tiếp theo cách d ng địa ch theo d ng và cột của Excel. Trong trường hợp c thể này, Số ượng à cột D, Đơn giá à cột C, dòng cần tính à dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2 + Hoặc c thể s d ng các hàm c trong ô Paste Function ở b n dưới hoặc g t n hàm vào. Trong Word c thể s d ng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị ớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) và c thể s d ng địa ch ô và v ng như Excel. Để tính Thành tiền c thể viết như sau: = Product( eft) hoặc = Product(c2 d2) – Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví d : #,##0) Bước 3. Sao ch p xuống các ô b n dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô b n dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo d ng. Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối c ng của d ng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định d ng t i ô Number Format rồi OK. Trong quá trình làm vi c, nếu dữ li u t i các cột Số lượng và Đơn giá c điều ch nh thì ch c n bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số li u mới.
  64. 73. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 72 Chú ý: nếu người d ng nhập sai kiểu số li u hoặc trong bảng c các ô d ng Merge Cells thì c thể kết quả tính toán sẽ không chính xác. Hộp tho i Formula – Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đ u mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đ u từ dấu “=” (SUM(ABOVE): T nh tổng các giá trị ở tr n). B n phải điền đ ng công thức của mỗi hàm. – Number format: Các định d ng kiểu số – Paste Function: Các hàm cơ bản: ABS: Trị tuy t đối AND: Hàm và AVERAGE: Tính trung bình COUNT: Đếm IF: Hàm điều ki n INT: Hàm chia lấy ph n nguy n MAX: Hàm lớn nhất MIN: Hàm nhỏ nhất MOD: Hàm chia lấy ph n dư NOT: Hàm phủ định OR: Hàm hoặc ROUND: Hàm làm tròn SUM: Tính tổng 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i  Chuyển đổi từ Table sang Text: – Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table – Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text
  65. 74. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 73 – Hiển thị hộp tho i sau: – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs có khoảng cách phím Tab o Commas dấu ph y o Other dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh – Nhấn OK  Chuyển đổi từ Text sang Table: – Chọn dữ li u muốn chuyển đổi thành Table – Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
  66. 75. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 74 – Hiển thị hộp tho i sau: – Chọn tùy chọn thích hợp sau đ nhắp nút OK – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks : dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs : có khoảng cách phím Tab
  67. 76. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 75 o Commas : dấu ph y o Other : dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 1. Auto Correct và Macro a. Auto Correct Để tiết ki m thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đ có sự lặp l i nhiều l n một hay nhiều nhóm từ, b n có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đ bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn. Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options Hiển thị hộp tho i sau:
  68. 77. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 76 – – Correct TWo INitian CApitals : nếu hai k tự đ u ti n trong một từ được g bằng chữ in thì n sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường. VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals – Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đ u một câu mới và ký tự đ u câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường – Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tu n được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in. – Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi g phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nh m tr ng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đ u tiên của một từ, sau đ nhả
  69. 79. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 78 * Chọn Record Macro, hộp tho i xuất hi n như sau: * Nhập t n (không chứa dấu cách) * Chọn vào nơi b n muốn gán cho một n t (tr n Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím) * Để gán Macro cho một n t tr n Quick Access Toolbar: – Chọn Button – Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài li u mà b n muốn Macro c sẵn.
  70. 80. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 79 – Dưới l nh chọn: Chọn Macro mà b n đang ghi – Chọn Add – Chọn OK để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn vào Stop Recording Macros * Để gán một n t Macro cho một phím tắt: – Ở hôp tho i Record Macro, Chọn Keyboard – Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà b n muốn gán cho n t Macro và Chọn Assign
  71. 81. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 80 – Chọn Close để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn Stop Recording Macros Ch y Macro Ch y một Macro ph thuộc vào nơi n được th m vào Quick Access Toolbar hay nếu n được gán là một phím tắt. * Để ch y một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro * Để ch y một Macro từ phím tắt, ch c n ấn các phím mà b n đã lập trình để ch y Macro.
  72. 82. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 81 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. a. Chèn một ghi chú 1. Chọn đo n text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài li u b n muốn ghi ch . 2. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn n t New Comment. 3. Nhập vào ghi ch của b n trong bong b ng hiển thị ở khung b n c nh tài li u. Xóa ghi chú – Để x a một ghi ch , nhấn chuột phải vào ghi ch đ , chọn Delete Comment. – Để x a nhanh tất cả ghi ch trong tài li u, nhấn chuột vào một ghi ch bất kỳ. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn vào m i t n b n dưới n t Delete và chọn Delete All Comments in Document. Thay đổi ghi chú 1. Nếu các ghi ch không hiển thị trong tài li u, b n nhấn n t Show Markup trong nh m Tracking của thẻ Review, sau đ đánh dấu chọn Comments. 2. Nhấn chuột vào b n trong một bong b ng c ghi ch c n s a. Sau đ s a l i nội dung theo b n. Thay đổi t n người ghi chú B n c nh mỗi ghi ch luôn c t n của người s d ng. Nếu b n muốn thay đổi t n này, hãy thực hi n như sau: 1. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn chuột vào m i t n b n dưới n t Track Changes, sau đ chọn m c Change User Name.
  73. 83. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 82 2. Trong hộp tho i xuất hi n, b n dưới m c Personalize…, b n nhập vào t n của mình, sau đ nhấn OK. Lưu là những ghi ch kể từ b y giờ trở đi mới c tác d ng với t n mới. In tài i u kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi 1. Nhấn n t Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đ chọn Print. 2. Trong hộp tho i Print, t i m c Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK.
  74. 86. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 85 Muốn hủy bỏ, b n ch vi c vào hộp tho i Encrypt Document để x a password bảo v . 3. Tìm kiếm, thay thế Tìm văn bản B n c thể nhanh ch ng tìm kiếm một từ hoặc c m từ theo cách sau: – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F). – Trong m c Find what của hộp tho i Find and Replace vừa xuất hi n, b n hãy nhập vào đo n văn bản c n tìm. – Để tìm mỗi một từ hoặc c m từ, b n nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc c m từ c ng một l c trong văn bản, b n nhấn Find in, sau đ nhấn Main Document. – Muốn kết th c quá trình tìm kiếm, b n nhấn ESC. Tìm và thay thế văn bản – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).
  75. 87. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 86 – Ở m c Find what, b n nhập vào đo n văn bản muốn tìm. – Ở m c Replace with, b n nhập vào đo n văn bản muốn thay thế. – Để tìm đo n văn bản tiếp theo, b n nhấn Find Next. – Để thay thế đo n văn bản, b n nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đo n văn bản tiếp theo. – Để thay thế tất cả các đo n văn bản tìm được, b n nhấn Replace All. Tìm và tô sáng đo n văn bản tìm được Để d dàng nhận biết các c m từ tìm được, b n c thể tô sáng n tr n màn hình (không tô sáng khi in ra). – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (Ctrl+F). – Trong hộp Find what, nhập văn bản mà b n muốn tìm. – Nhấn Reading Highlight, sau đ chọn Highlight All. – Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, b n nhấn Reading Highlight l n nữa, chọn Clear Highlighting.
  76. 88. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 87 Tìm và thay thế những định d ng đặc bi t – Trong thẻ Home, nh m Editing, b n nhấn n t Replace (Ctrl+H). – Nhấn n t More nếu b n không nhìn thấy n t Format.
  77. 89. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 88 – Để tìm kiếm đo n văn bản với định d ng đặc bi t, b n hãy nhập đo n văn đ trong ô Find what. Nếu ch để tìm kiếm định d ng, hãy để trống ô này. – Nhấn n t Format, sau đ chọn định d ng mà b n muốn tìm. – Nhấn vào ô Replace with, sau đ nhấn Format, chọn định d ng thay thế. Nếu b n c ng muốn thay thế bằng đo n văn bản, hãy nhập đo n text đ vào ô Replace with. – Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định d ng đặc bi t. Để thay thế toàn bộ, nhấn Replace All. Tìm và thay thế các dấu đo n, ngắt trang và các mục khác – Trong hộp tho i Find and Replace xuất hi n sau khi nhấn Ctrl+H, b n nhấn n t More nếu không thấy n t Special. – Nhấn vào ô Find what, sau đ nhấn n t Special và chọn một m c c n tìm. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. S dụng ký tự đ i di n khi tìm kiếm – Bật hộp tho i Find and Replace l n. – Nhấn n t More để mở rộng hộp tho i. – Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards. – Nhập từ c ng những k tự đ i di n vào ô Find what. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. Bảng các ký tự đại diện Đ i di n Nhập Ví dụ Một k tự bất kỳ ? “s?t” tìm “sat” và “set”. Một dãy k tự * “s*d” tìm “sad” và “started”.
  78. 91. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 90 Spelling and Grammar Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài li u: * Đặt con trỏ vào đ u của tài li u hoặc đ u của bất kỳ đo n văn bản mà b n muốn kiểm tra * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7). * Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp tho i cho ph p b n chọn một cách viết hay ngữ pháp thích hợp hơn.
  79. 92. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 91 Nếu b n muốn kiểm tra chính tả của một từ c thể, b n c thể kích chuột phải vào bất kỳ từ nào được g ch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế. Từ điển đồng nghĩa Từ điển đồng nghĩa cho ph p b n xem các từ đồng nghĩa. Để s d ng từ điển đồng nghĩa: * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing. * Công c từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hi n ở phía b n phải màn hình và b n c thể xem các t y chọn. B n c ng c thể truy cập vào từ điển đồng nghĩa bằng cách kích phải vào bất kỳ từ nào và chọn Synonyms trên menu.
  80. 93. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 92 T o một từ điển mặc định mới Thường thì b n c các từ ngữ kỹ thuật chuy n môn mà c thể không được công nhận bởi công c kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà b n c thể t y ch nh từ điển để c những từ b n muốn cho vào. * Chọn nút Microsoft Office * Chọn nút Word Options * Chọn tab Proofing * Chọn tab When Correcting Spelling
  81. 94. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 93 * Chọn Custom Dictionaries, và hộp tho i Custom Dictionaries xuất hi n. * Chọn Edit Word List * Nhập các từ c thể s d ng của b n mà không c trong từ điển hi n thời trong Word. ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU
  82. 95. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 94 Word 2010 c thể đếm số từ của tài li u trong khi b n g văn bản. Ngoài ra chương trình c n c thể đếm số trang, số đo n, số d ng, số k tự c hoặc không c khoảng trắng. Đếm số từ trong khi gõ văn bản Trong khi b n g văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ c trong tài li u. Thông tin này được hiển thị tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình: m c Page (số trang) và Wor ds (số từ). Đếm số từ trong vùng chọn B n c thể đếm số từ trong các v ng chọn, và các v ng chọn này không nhất thiết phải liền m ch nhau. – Trước ti n b n d ng chuột chọn v ng c n đếm. Nếu các v ng không liền m ch nhau, sau khi chọn v ng đ u ti n, b n giữ phím Ctrl và chọn th m các v ng khác. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong v ng chọn. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong v ng chọn c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Trong hộp tho i Word Count, đánh dấu check vào m c Include textboxes, footnotes and endnotes. Đếm số từ trong textbox
  83. 96. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 95 – Chọn textbox mà b n muốn đếm từ. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong textbox. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong textbox c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Xem số trang, số ký tự, số đo n và số dòng Để c đ y đủ thông tin về số trang, số k tự, số đo n và số d ng, b n thực hi n một trong hai cách sau: – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình, b n nhấn chuột vào m c Words. Hộp tho i Word Count xuất hi n cho b n đ y đủ thông tin mà b n muốn. 5. In tài li u Word Định d ng trang in Mỗi khi t o file mới, trong c a sổ văn bản đã c sẵn một trang giấy trắng để bắt đ u so n văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Ch khi nào c n đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn l i khổ giấy khác Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn m i t n dưới góc phải để mở hợp tho i Page Setup  Chọn lo i giấy – Tab Paper
  84. 97. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 96 – Paper Size : chọn lo i giấy, kích thước tương ứng sẽ hi n ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height  Đặt lề cho trang in – Tab Margins – Top : Lề đ nh của trang in – Bottom : Lề đáy của trang in – Left : Lề trái của trang in – Right : Lề phải của trang in Nếu có dùng l nh Mirror Margins để làm sách (t o tính đối xứng giữa các trang) thì l nh left và right sẽ trở thành Inside và Outside
  85. 98. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 97 – Gutter : Khoảng cách d ng để đ ng gáy sách – From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer – Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang – Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu l nh này có dùng, giấy sẽ được phân bi t là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp d ng để in sách. In tài li u -Tab File, chọn Print
  86. 99. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 98 – Copies: chọn số bản in – Printer : chọn t n máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang s d ng không c t n trong danh sách này (nghĩa là n chưa được khai báo) thì phải thực hi n các bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers. o Nhắp đ p vào biểu tượng Add Printer.
  87. 100. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 99 o Thực hi n các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard – Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời r t, dấu g ch nối “-” để in các trang liên tiếp 6. Trộn tài li u (Mail Merge) 6.1 Các Khái ni m Trộn thư Trong thực tế, đôi khi ch ng ta c n phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng h n như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghi p Thay vì phải g những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất d nhằm lẫn), ta c c thể d ng công c Mail Merge để giải quyết vấn đề tr n một cách nhanh ch ng. Tập tin data source Một file chứa dữ li u nguồn thường được trình bày dưới d ng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn ch nh a. Form letter Bước 1. T o tập tin Main chính trong WORD như sau Công Ty TNHH XYZ  999 Pasteur, Q.1, chúng tôi  8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009 THƯ MỜI  Kính gởi: Sinh năm:
  88. 101. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 100 Địa ch : Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty. Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám Đốc Trần Văn A Bước 2. T o tập tin nguồn dữ li u tr n Excel với các cột c t n tương ứng (ch là t n cột không n n viết dấu tiếng vi t, và phải bắt đ u dữ li u ngay t i Cell A1). * Ch : tập tin dữ li u này b n c thể t o bằng WORD, tuy nhi n nếu thể hi n trong Excel b n sẽ c lợi hơn nếu bảng dữ li u đ c hổ trợ nhiều ph p tính và hàm phức t p. OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG Ông Đinh như Quí Nam 1965 11 L Lợi chúng tôi ĐH Bà Hồ L Ngọc Nữ 1966 22 Thùy Vân V ng Tàu ĐH Ông Hoàng văn Bình Nam 1975 33 Lê Lai chúng tôi Ông Phan thành Tâm Nam 1970 44 L Thường Ki t chúng tôi Bà Nguy n Th y Hồng Nữ 1968 55 Lê Thánh Tôn chúng tôi ĐH Ông Tr n H a Bình Nam 1969 66 L Thái Tổ Biên Hòa ĐH Bà L Thị Mộng V n Nữ 1973 77 Tr n Hưng Đ o Thủ D u Một Ông L Văn Lợi Nam 1967 88 Ngô Đức Kế TP.HCM
  89. 102. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 101 Bà Hàng thị Ngọc Hà Nữ 1968 99 H ng Vương V ng Tàu Bà Hoàng thị L Tường Nữ 1969 96 Pasteur chúng tôi ĐH Bước 3. Tr n tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đ chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trình Wizard sẽ mở ra một c a sổ bên phải tài li u. C a sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và b n c ng c thể thay đổi kích cỡ của nó.
  90. 103. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 102 Để thực hi n merge mail c n phải qua 6 bước, b n làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp tho i, nếu muốn quay l i thì nhấn vào Previous. Trong m c Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2 Trong m c Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3
  91. 104. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 103 Trong m c Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK
  92. 105. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 104 Ở hộp tho i Mail Merge Recipents, ta có thể lo i bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn t o thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
  93. 106. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 105 Trong m c Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi c n chèn dữ li u vào, l n lượt chèn các field vào trong main document như sau:

【#2】Kí Tự Đặc Biệt Alt ❤️❤️❤️ Full Facebook, Game, Word

Có thể, mọi người dùng những bảng kí tự đặc biệt ALT hàng ngày trong Word, đăng các Status trên Facebook hay viết tên nhân vật trong game nhưng không hề biết các kí tự ALT được tạo ra như thế nào.

TOP TÊN KÍ TỰ ĐẶC BIỆT ALT

Cách dùng: Chọn vào cái tên kí tự đặc biệt đẹp bất kỳ, sau đó dán vào bất kỳ nơi nào bạn muốn!

Tuy nhiên, với kí tự đặc biệt Wkitext mọi người sẽ biết được những kí tự đẹp ALT chúng được tạo và dùng như thế nào.

Như chúng ta đã biết, thì những kí tự đặc biệt thường là những kí tự bị ẩn đi và chúng chỉ xuất hiện cũng như dùng được khi chúng ta nhấn tổ hợp phím trên điện thoại hay máy tính.

Có thể bạn cần kí tự đặc biệt Gunny chuẩn nhất hiện nay

Tổ hợp phím đó, phải bao gồm phím ALT + với một số tương ứng nào đó thì mới có thể cho ta được một kí tự tương ứng.

Cách tạo và dùng kí tự đặc biệt ALT

Viết kí tự đặc biệt ALT, thì bao giờ chúng ta cũng cần phải kết hợp 2 phím trở lên trên bàn phím máy tính hay điện thoại.

Mà các bạn, có thể tham khảo qua 2 bước:

Bước 1: Bạn cần bật phím NumLock (hay Num Lk, NmLK… tùy máy tính).

Bước 2: Nhấn giữ phím Alt rồi gõ số tương ứng với kí tự cần được gõ.

Ví dụ:

– Bạn muốn chèn hình mặt cười ☺, ta nhấn giữ phím Alt sau đó gõ số 1 (gọi tắt là Alt+1).

– Muốn chèn hình ♫ ta bấm Alt + 14 nó sẽ ra ♥.

– Muốn chèn biểu tượng §, bạn gõ Alt + 21 là ra ngay.

Bảng kí tự đặc biệt ALT Full năm 2021

Mỗi kí tự đặc biệt ALT, sẽ tương ứng với một tổ hợp phím khác nhau. Và mình dám cá rằng, mọi người không thể nào có thể nhớ hết được những tổ hợp phím đó.

Chính vì thế, Wkitext gửi đến mọi người bảng kí tự đặc biệt ALT Full cho mọi người tiện sử dụng nhất.

Với mỗi biểu tượng, mỗi kí tự sẽ tương ứng với một tổ hợp phím ALT khác nhau. Chính vì thế, mọi người có thể sử dụng thoải mái thông qua bảng kí tự đặc biệt ALT mới nhất năm 2021 của Wkitext.

Comments

【#3】Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Word 2010

Published on

Giáo trình hướng dẫn sử dụng rất cụ thể và chi tiết, đặc biệt ngôn ngữ hoàn toàn bằng tiếng Việt sẽ giúp các bạn tiếp cận nhanh khi bắt đầu sử dụng Office

  1. 1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 0
  2. 3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản ………………………………………………44 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản ……………………………………………………………………………….49 7. Định d ng trang văn bản……………………………………………………………………………………………52 Chương 3: Thực hi n chèn các đối tượng……………………………………………………………………………….57 1. Chèn các kí tự đặc bi t ……………………………………………………………………………………………..57 2. Chèn ClipArt và hình ảnh………………………………………………………………………………………….57 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ ……………………………………………………………………………………….58 4. Chèn và hi u ch nh lưu đồ…………………………………………………………………………………………59 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ…………………………………………………………………………………………..60 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học…………………………………………………………………………..64 Chương 4: Thao tác với bảng biểu ………………………………………………………………………………………..66 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng……………………………………………………………………………66 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng ……………………………………………………………………….68 3. Chèn công thức toán học vào bảng ……………………………………………………………………………..70 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i……………………………………………………………………..72 Chương 5: Hỗ trợ x lý trong Word 2010 ………………………………………………………………………………75 1. Auto Correct và Macro……………………………………………………………………………………………..75 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. …………………………………………………………………………..81 3. Tìm kiếm, thay thế …………………………………………………………………………………………………..85 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động ch nh s a, từ điển mặc định và công c đếm từ ………………………………………………………………………………………………………………………….89 5. In tài li u Word……………………………………………………………………………………………………….95 6. Trộn tài li u (Mail Merge)…………………………………………………………………………………………99 Chương 6: Các phím tắt trong Word ……………………………………………………………………………………108 1. Các lo i phím tắt:…………………………………………………………………………………………………..108 2. Duy t thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập)…………………………………………………110 3. Các phím tắt thông dụng:………………………………………………………………………………………..112
  3. 4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010………………………………………………………………………….114 1. Các công c đồ họa của Word 2010…………………………………………………………………………..114 1. S d ng Word 2010 để viết Blog………………………………………………………………………………118 2. T o m c l c trong Word 2010………………………………………………………………………………….120 3. T o trang bìa trong Word 2010…………………………………………………………………………………126 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word………………………………………………………………………..127 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word……………………………………………………………………..128 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word…………………………………………………………………………130 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn……………………………………………………………………132 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ…………………………………………………………………135 11. T o nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên…………………………………………………………………136 12. T o bảng bằng phím…………………………………………………………………………………………………136 13. T o đường kẻ………………………………………………………………………………………………………….136 14. Bỏ tính năng tự động SuperScript……………………………………………………………………………….137 15. Copy định d ng bảng tính …………………………………………………………………………………………137
  4. 5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 1. Tối ưu Ribbons Nếu b n vẫn đang d ng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chu n nằm ở phía tr n c a sổ thì hãy chu n bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. Với thanh menu theo giao di n Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab ri ng bi t tr n menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu c . Thực ra bộ Office 2007 c ng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhi n, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận ti n hơn cho người d ng. Ngoài ra, b n c ng c thể t o th m các tab mới để chứa các chức năng của ri ng mình. Menu Ribbon trên Word 2010 C thể khi mới chuyển qua menu mới, b n sẽ gặp ít nhiều kh khăn về sự mới l , tuy nhi n, một khi đã quen thuộc, b n sẽ kh mà chấp nhận quay trở l i s d ng mẫu menu c tr n Office 2003.
  5. 6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 2. H thống menu mới Trước đ y, Office 2007 đã t o ra sự khác bi t hoàn toàn so với Office 2003 c ng như các phi n bản Office c về mặt giao di n, đặc bi t là menu của chương trình thì giờ đ y, Office 2010 l i là t o n n 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công c của chương trình. Khi lựa chọn tr n menu công c , thay vì sổ xuống 1 menu như trước đ y, toàn bộ c a sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho b n các t y chọn như Save, Open, Close, Preview
  6. 8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 4. Chức năng Paster Preview Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phi n bản Office trước và phát hi n ra rằng số đông người d ng thường xuy n mất nhiều thời gian để dán một đo n văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung so n thảo của mình. Nguy n do của tình tr ng này là vì người d ng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm l i nhiều l n mới khiến cho ch ng trông hợp l và ph hợp với định d ng của nội dung so n thảo. Và đ là l do tính năng Paste Preview được ra đời. Paste Preview cho ph p b n xem trước nội dung so n thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đ , gi p b n tiết ki m được thời gian. Ngoài ra tính năng này c n cho ph p lưu giữ định d ng của nội dung c n dán, kết hợp các định d ng hoặc lo i bỏ định d ng của nội dung trước khi dán. 5. Chức năng Text Effect Thay vì phải t o một đối tượng WordArt để chèn chữ ngh thuật vào trang văn bản, giờ đ y với Office 2010 công vi c đ đã đơn giản hơn rất nhiều và người d ng c ng có thêm nhiều lựa chọn với vi c trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính năng WordArt ch được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác. Với tính năng Text Effect b n có thể s d ng hoàn toàn các hi u ứng đẹp mắt của WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản b n ch c n lựa chọn đo n văn bản c n áp d ng hi u ứng sau đ nhấp chuột vào biểu tượng
  7. 9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 của Text Effect trên thanh công c t i thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép b n lựa chọn các hi u ứng c n áp d ng Và b n hoàn toàn có thể áp d ng các hi u ứng có trong Text Effect với văn bản của mình. Nếu như phải lựa chọn Edit để hi u ch nh nội dung cho WordArt thì giờ đ y người dung có thể ch nh s a trực tiếp nội dung văn bản có hi u ứng của WordArt Người dùng có thể chèn, x a hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu với văn bản mang hi u ứng của WordArt Chú ý: Chức năng này ch s d ng cho những file Word được t o ra từ Word 2010 và c định d ng *.docx nếu người d ng lưu file dưới d ng *.doc thì các hi u ứng này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
  8. 10. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 9 6. Lưu fi e dưới d ng PDF và XPS được tích hợp sẵn Ngoài các định d ng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đ như Doc, Docx thì Office 2010 c ng hỗ trợ lưu file dưới định d ng PDF và XPS mà không phải cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007 7. Hiển thị thông tin chi tiết của fi e văn bản trong Office Button Để biết thông tin về file văn bản b n đang làm vi c b n ch vi c nhấp chuột vào nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến l n lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian ch nh s a, thời gian t o, thời gian lưu l n cuối, người t o
  9. 11. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 10 8. Khả năng mở rộng màn hình Office 2010 cho ph p người dùng mở rộng c a sổ so n thảo bằng cách n hoặc hi n bảng Menu Ribbon bằng nút l nh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải c a sổ làm vi c của các ứng d ng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 9. Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Chức năng ch nh s a fi e Media chuy n dụng Không ch biết đến với những công c so n thảo văn bản và tính toán, Office 2010 c n biết đến với công c ch nh s a ảnh và video m nh mẽ. C thể, b n c thể d dàng
  10. 12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 11 ch nh s a và bi n tập nội dung hình ảnh c ng như video ngay trong trong Microsoft PowerPoint. B n thậm chí c thể lo i bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới. N i cách khác, Office 2010 c rất nhiều tính năng mà b n c thể làm được với các file media. Mặc d n sẽ không phải là ph n mềm ch nh s a ảnh chuy n d ng như Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho vi c t o và ch nh s a nội dung các hình ảnh d dàng hơn. 10.Chụp ảnh c a sổ, ứng dụng đưa vào văn bản Đ y là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert b n d dàng nhận thấy nút l nh Screenshot. Khi nhấp chuột vào nút l nh này một menu hi n ra cho phép b n ch p ảnh một ứng d ng đang ch y hay một c a sổ đang được mở để chèn vào ngay t i vị trí con trỏ. Khi nhấp chuột vào nút l nh Screenshot một menu hi n ra hiển thị các c a sổ đang mở và chương trình đang ch y người dùng ch vi c nhấp chuột vào đối tượng để c được bức ảnh chèn vào văn bản. Người d ng c ng c th m lựa chọn ch p tuỳ chọn bằng cách lựa chọn Screen Clipping để ch p ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn l nh này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người
  11. 13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 dùng nhấp chuột và khoanh một vùng c n ch p v ng đ sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ c được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn. 11.X lý ảnh như một chương trình chuy n nghi p Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hi u ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Ch c n chọn đối tượng này sau đ vào Menu Picture ToolsFormat người dùng có thể d dàng nhận thất các lựa chọn để thay đổi hi u ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect. 12.Phát triển chức năng tìm kiếm Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đ hộp tho i tìm kiếm không có gì khác bi t thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức năng khá linh ho t và tốc độ tìm kiếm c ng được cải thi n đáng kể. Khi chọn l nh tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, c a sổ so n thảo sẽ thu hẹp l i về b n trái nhường chỗ cho hộp tho i tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp tho i c ng hi n ra một ph n đo n văn g n với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể d dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
  12. 14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 13 13.
  13. 15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 14 B n luôn lo lắng nội dung tài li u của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái ph p? Điều này sẽ được h n chế tối đa ở trong Office 2010. Phi n bản Office mới cung cấp những tính năng cho ph p h n chế vi c thay đổi mà không c sự cho ph p của tác giả, ngoài ra c n cung cấp th m vào một “chế độ bảo v ” (protection mode) để tránh vi c b n vô tình s a nội dung của file ngoài muốn. Office 2010 cho ph p b n chọn lựa ai trong số những người nhận được tài li u của b n được ph p ch nh s a, hoặc ch được xem mà không c quyền ch nh s a. II. Nội dung chính Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010 1. T o mới văn bản Tương tự như Word 2007, phím tắt để t o một tài li u mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đ p chuột vô m c Blank document. T o một tài li u mới từ mẫu c sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New. Nhấn n t Create để t o một tài li u mới từ mẫu đã chọn.
  14. 16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 2. Mở một văn bản t o sẵn Tương tự như Word 2007, phím tắt mở tài li u c sẵn là Ctrl+O. B n c ng c thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open. 3. Lưu một văn bản đã so n thảo Lưu tài i u
  15. 17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 Phím tắt để lưu tài li u là Ctrl+S (giống Word 2007). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. Nếu file tài li u này trước đ chưa được lưu l n nào, b n sẽ được y u c u đặt t n file và chọn nơi lưu. Để lưu tài li u với t n khác (hay định d ng khác), b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2007). Mặc định ưu tài i u d ng Word 2003 trở về trước Mặc định, tài li u của Word 2010 được lưu với định d ng là *.DOCX, khác với *.DOC mà b n đã quen thuộc. Với định d ng này, b n sẽ không thể nào mở được tr n Word 2003 trở về trước nếu không cài th m bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở tr n Word 2003 mà không cài th m chương trình, Word 2007 cho ph p b n lưu l i với định d ng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp tho i Save As, b n chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2010 mặc định lưu với định d ng của Word 2003, b n nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp tho i Word Options. Trong khung b n trái, chọn Save. T i m c Save files in this format, b n chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.
  16. 18. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 17 Giảm thiểu khả năng mất dữ li u khi chương trình bị đóng bất ngờ Để đề ph ng trường hợp treo máy, c p đi n làm mất dữ li u, b n n n bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save
  17. 19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 4. Thao tác với chuột và bàn phím 4.1 Thao tác với chuột: a. Sao chép d ng văn bản Một trong những công c định d ng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (n t hình c y cọ tr n thanh công c Standard). B n c thể d ng n để sao ch p d ng từ một đo n văn bản này đến một hoặc nhiều đo n khác và để thực hi n chức năng này, d ng chuột là ti n lợi nhất. Đ u ti n đánh khối văn bản c d ng c n ch p, bấm một l n vào n t Format Painter (nếu muốn dán d ng vào một đo n văn bản khác) hoặc bấm k p n t (nếu muốn dán d ng vào nhiều đo n văn bản khác). Tiếp theo, để dán d ng vào những đo n văn bản nào thì ch c n đánh khối ch ng là xong (nhấn th m phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đ b n bấm k p n t Format Painter). b. Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong tab e Trong một table, nếu b n muốn ch p th m hay di chuyển một hay nhiều d ng hoặc cột thì c thể d ng cách k o và thả bằng chuột như sau: chọn d ng hoặc cột c n ch p hoặc di chuyển, k o khối đã chọn (nếu sao ch p thì trước đ nhấn giữ phím Ctrl) đặt t i vị trí mà b n muốn. c. Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản tr n trang Thông thường b n d ng c y thước để định vị các d ng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng n c n một công d ng khác không k m ph n th vị và ti n lợi, đ là xem chính xác (thể hi n trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, c nh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi ph n như thế nào, b n bấm và giữ chuột t i một vị trí nào đ tr n thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp n t chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi ph n là bao nhi u. d. Sao chép hoặc di chuyển văn bản C ng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài li u, b n c thể d ng cách k o và thả trong vi c sao ch p hoặc di chuyển văn bản. Ở đ y không c n phải n i gì th m về phương pháp này (vì chắc h u hết ch ng ta đều đã biết cách làm này),
  18. 20. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 19 nhưng ch lưu một điều là để c thể d ng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu. e. Phóng to hoặc thu nhỏ tài i u Khi c n ph ng to hoặc thu nhỏ tài li u, thông thường b n sẽ chọn từ n t Zoom tr n thanh Standard, nhưng như thế c ng hơi bất ti n vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của b n c 3 n t thì c thể nhanh ch ng ph ng to hay thu nhỏ tài li u từ n t chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đ y n t chuột l n (ph ng to) hoặc xuống (thu nhỏ). f. Mở nhanh hộp tho i Tabs và Page Setup Khi c n ch nh s a chi tiết các dấu tab dừng trong đo n văn bản, b n sẽ phải nhờ đến hộp tho i Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì b n l i phải d ng đến hộp tho i Page Setup. Thay vì mở các hộp tho i đ từ menu Format-Tabs hay menu File- Page Setup, b n c thể nhanh ch ng mở ch ng bằng cách bấm k p bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp tho i Tabs hoặc tr n hàng số để mở hộp Page Setup). g. Đánh khối toàn bộ tài i u Trước khi cung cấp một d ng nào đ cho toàn bộ văn bản, điều đ u ti n mà b n sẽ làm là đánh khối toàn bộ ch ng và b n c thể d ng những cách như bấm menu Edit- Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng b n hãy th cách này xem, ch c n đưa chuột về lề trái văn bản (m i t n trỏ chuột sẽ nghi ng về phải) và bấm nhanh 3 l n c ng c thể chọn toàn bộ tài li u được đấy. 4.2 Thao tác với bàn phím Các phím thường d ng trong Winword gồm các phím: Các phím di chuyển con trỏ: Phím ↑: Di chuyển con trỏ l n một d ng. Phím ↓: Di chuyển con trỏ xuống một d ng.
  19. 21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 20 Phím →: Di chuyển con trỏ sang phải một k tự. Phím ←: Di chuyển con trỏ sang trái một k tự. Các phím xoá k tự: Phím Delete: Xoá k tự t i ví trí con trỏ (b n phải con trỏ). Phím Backspace: Xoá k tự liền trái vị trí con trỏ. Phím Insert: Để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) k tự. Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí con trỏ về đ u d ng văn bản chứa con trỏ. Phím End: Chuyển vị trí con trỏ về cuối d ng văn bản chứa con trỏ. Phím Page Up: Chuyển vị trí con trỏ l n tr n một trang màn hình. Phím Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống dưới một trang màn hình. Muốn về đ u văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home. Muốn về cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End. Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng TT Phím tắt Tác dụng 1 Ctrl+1 Giãn d ng đơn (1) 2 Ctrl+2 Giãn d ng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 (zero) T o th m độ giãn d ng đơn trước đo n
  20. 23. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 22 21 Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ 23 Ctrl+D Mở hộp tho i định d ng font chữ 24 Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm 25 Ctrl+I Bật/tắt chữ nghi ng 26 Ctrl+U Bật/tắt chữ g ch ch n đơn 27 Ctrl+M L i đo n văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M L i đo n văn bản ra lề 1 tab 29 Ctrl+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản vào 1 tab 30 Ctrl+Shift+T L i những d ng không phải là d ng đ u của đo n văn bản ra lề 1 tab 31 Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file 32 Ctrl+F Tìm kiếm k tự 33 Ctrl+G (hoặc F5) Nhảy đến trang số 34 Ctrl+H Tìm kiếm và thay thế k tự 35 Ctrl+K T o li n kết (link)
  21. 25. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 24 53 Ctrl+Alt+L Đánh số và k tự tự động 54 Ctrl+Alt+F Đánh ghi ch (Footnotes) ở ch n trang 55 Ctrl+Alt+D Đánh ghi ch ở ngay dưới d ng con trỏ ở đ 56 Ctrl+Alt+M Đánh ch thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hi n ch thích 57 F4 Lặp l i l nh vừa làm 58 Ctrl+Alt+1 T o heading 1 59 Ctrl+Alt+2 T o heading 2 60 Ctrl+Alt+3 T o heading 3 61 Alt+F8 Mở hộp tho i Macro 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh ch số tr n (x2) 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh ch số dưới (o2) 64 Ctrl+Space (dấu cách) Trở về định d ng font chữ mặc định 65 Esc Bỏ qua các hộp tho i 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Vi t c dấu thì không n n chuyển) 67 Alt+F10 Phóng to màn hình (Zoom)
  22. 26. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 25 68 Alt+F5 Thu nhỏ màn hình 69 Alt+Print Screen Ch p hình hộp tho i hiển thị tr n màn hình 70 Print Screen Ch p toàn bộ màn hình đang hiển thị 5. Chọn khối và thao tác trên khối  Chọn khối – Cách 1: nhắp mouse từ điểm đ u đến điểm cuối của văn bản c n chọn – Cách 2: Nhắp mouse để đặt con trỏ text ở điểm đ u, giữ Shift và nhắp mouse ở điểm cuối của đo n văn bản c n chọn – Cách 3: D ng phím Home, End và phím m i t n tr n bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm đ u Giữ phím Shift và g các phím m i t n thích hợp để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đo n văn bản c n chọn  Sao chép, di chuyển: L nh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Cut Ctrl + X Chuuyển đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Copy Ctrl + C Ch p đo n văn bản đã chọn vào bộ nhớ Clipboard Paste Ctrl + V Dán đo n văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ text
  23. 27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 – Đánh dấu chọn đo n văn bản – Vào menu Edit chọn Copy hoặc Cut – Đặr con trỏ ở vị trí kết quả chọn Paste  Xóa khối – Chọn đo n văn bản c n xóa. Nhấn phím Delete trên bàn phím Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản 1. Định d ng văn bản In đậm 1. Chọn đo n text mà b n muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào v ng chọn cho đến khi xuất hi n thanh công c Mini. 2. Nhấn n t Bold (B). B n c ng c thể s d ng phím tắt Ctrl+B. Lưu , nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) l n nữa nếu b n muốn bỏ in đậm. In nghiêng Thực hi n tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn n t Bold thì b n nhấn n t Italic (phím tắt Ctrl+I). G ch dưới đo n text Nhấn Ctrl+U để g ch dưới đo n text đang chọn. Nhấn Ctrl+U l n nữa để bỏ g ch dưới. Ngoài ra c n c nhiều kiểu g ch dưới khác: * Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:
  24. 29. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 28 1. T i thẻ Home, nh m Font, b n nhấn vào m i t n b n c nh n t Text Highlight Color . 2. Chọn một màu d ng để tô sáng mà b n thích (thường là màu vàng). 3. D ng chuột tô chọn đo n text muốn đánh dấu. 4. Muốn ngừng chế độ đánh dấu, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color, chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC. Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text 1. Chọn đo n text muốn gỡ bỏ chế độ đánh dấu. 2. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn chuột vào m i t n c nh n t Text Highlight Color. 3. Chọn No Color. Định d ng ch số tr n (Superscript), ch số dưới (Subscript) 1. Ch số tr n (Superscript); 2. Ch số dưới (Subscript). Chọn đo n text c n định d ng. Trong thẻ Home, nh m Font, b n nhấn n t Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định d ng ch số tr n, hoặc nhấn n t Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định d ng ch số dưới. CANH CHỈNH VĂN BẢN Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai b n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh ch nh.
  25. 30. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 29 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn n t Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn n t Justify để canh đều hai b n. Canh ch nh nhiều chế độ tr n cùng 1 dòng 1. Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nh m Document Views, chọn n t Print Layout hoặc Web Layout). 2. Nhấn chuột vào d ng mới và thực hi n như sau: – Chèn đo n text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa d ng cho đến vị trí c n g text. Nhấn đ p chuột và g vào đo n text. – Chèn đo n text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí c n g text, nhấn đ p chuột và g vào đo n text. Thay đổi các canh ch nh theo chiều dọc đo n text 1. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 2. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn một lo i canh ch nh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).
  26. 31. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 30 3. T i m c Apply to, b n chọn ph m vi áp d ng là Whole document (toàn văn bản), This section (v ng hi n t i), hay This point forward (kể từ đ y trở về sau). Nhấn OK. Canh giữa ề tr n và ề dưới 1. Chọn đo n văn bản b n muốn canh giữa so với lề tr n và lề dưới. 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới b n phải. 3. Trong hộp tho i Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. T i m c Vertical alignment, b n chọn Center. 4. T i m c Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK. Thụt ề dòng đầu ti n của đo n
  27. 32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 1. Nhấn chuột vào đo n mà b n muốn th t lề d ng đ u ti n. 2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào n t m i t n g c dưới b n phải của nh m Paragraph. 3. Ở hộp tho i Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. T i m c Special, b n chọn First line. T i m c By, chọn khoảng cách th t vào. Nhấn OK. Điều ch nh khoảng cách thụt ề của toàn bộ đo n 1. Chọn đo n văn bản muốn điều ch nh. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn chuột vào m i t n l n, xuống b n c nh m c Left để tăng, giảm khoảng cách th t lề trái, hay t i m c Right để điều ch nh th t lề phải. Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu ti n của đo n 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn điều ch nh. 2. Tr n thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và r đến vị trí b n muốn bắt đ u th t d ng. Nếu b n không thấy thanh thước ngang đ u cả, hãy nhấn n t View Ruler ở phía tr n của thanh cuộn dọc để hiển thị n . T o một thụt âm Thay vì th t d ng vào trong, b n c thể điều ch nh th t ra ngoài so với lề trái bằng cách: 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn mở rộng sang trái. 2. T i thẻ Page Layout, nh m Paragraph, nhấn n t m i t n hướng xuống trong m c Left cho đến khi đo n văn bản nằm ở vị trí b n vừa . THAY ĐỔI KHOẢNG CÁCH TRONG VĂN BẢN T o khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài i u Khoảng cách mặc định giữa các d ng cho bất kỳ tài li u trống nào là 1.15. B n c thể t o khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau:
  28. 33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 1. Trong thẻ Home, nh m Styles, nhấn chuột phải vào n t Normal, chọn Modify. 2. B n dưới nh m Formatting, nhấn n t Double Space. Nhấn OK. Thay đổi khoảng cách dòng cho đo n văn bản đang chọn 1. Chọn đo n văn bản muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nh m Paragraph, nhấn n t Line Spacing. 3. Chọn khoảng cách b n muốn, chẳng h n 2.0 Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các d ng nhưng khoảng cách này không c trong menu xuất hi n khi nhấn n t Line Spacing, b n hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà b n thích. Các kiểu khoảng cách d ng mà Word hỗ trợ: – Single (d ng đơn). T y chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong d ng đ , th m vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung t y thuộc vào font chữ mà b n đang s d ng. – 1.5 lines: Gấp 1,5 l n khoảng cách d ng đơn. – Double: Gấp 2 l n khoảng cách d ng đơn. – At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách d ng tối thiểu c n thiết để ph hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất tr n d ng. – Exactly: Cố định khoảng cách d ng và Word sẽ không điều ch nh nếu sau đ b n tăng hoặc giảm cỡ chữ.
  29. 34. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 33 – Multiple: Xác lập khoảng cách d ng tăng hoặc giảm theo t l % so với d ng đơn mà b n ch định. Ví d , nhập vào 1.2 c nghĩa là khoảng cách d ng sẽ tăng l n 20% so với d ng đơn. Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đo n 1. Chọn đo n văn bản b n muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau n . 2. Trong thẻ Page Layout, nh m Paragraph, b n nhấn chuột vào m i t n c nh m c Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị b n muốn. Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 1. Chọn đo n văn bản mà b n muốn thay đổi. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font. 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. Trong m c Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và ch định số khoảng cách trong m c By. Co dãn văn bản theo chiều ngang 1. Chọn đo n văn bản b n muốn căng ra hoặc thu l i. 2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào n t m i t n ở g c dưới phải của nh m Font để mở hộp tho i Font.
  30. 35. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 34 3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp tho i này. T i m c Scale, nhập vào t l % mà b n muốn. Nếu t l này lớn hơn 100% thì đo n văn bản sẽ được k o ra, ngược l i, n sẽ được thu l i. Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài i u Theo d i sự thay đổi trong khi ch nh s a 1. Mở tài li u mà b n muốn theo d i. 2. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn n t Track Changes. 3. Thay đổi tài li u theo b n (chèn, x a, di chuyển hay định d ng văn bản…). Lập tức ở b n hông trang tài li u sẽ xuất hi n những bong b ng hiển thị sự thay đổi này. Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn vào n t Track Changes một l n nữa để tắt chế độ theo d i trong khi ch nh s a. Thay đổi cách Word đánh dấu – B n c thể đổi màu và những định d ng mà Word d ng để đánh dấu sự đổi trong tài li u bằng cách nhấn vào m i t n b n c nh n t Track Changes, và nhấn chọn m c Change Tracking Options. – Nếu b n muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài li u thay vì hiển thị những bong b ng b n hông tài li u, ở nh m Tracking, nhấn vào n t Ballons, sau đ chọn Show all revisions inline. – Để làm nổi bật v ng hiển thị những bong b ng (b n lề tài li u), hãy nhấn n t Show Markup và chọn Markup Area Highlight.
  31. 36. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 35 2. Định d ng cột, tab, Numbering a. Định d ng cột Cách thứ nhất: g văn bản trước, chia cột sau: – Bước 1: b n nhập văn bản một cách bình thường, hết đo n nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã g hết nội dung văn bản, b n hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng t o một khoảng trắng. – Bước 2: tô khối nội dung c n chọn (không tô khối dòng trắng ở trên), t i thẻ Page Layput, nhóm Page Setup b n chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định. Nhấn vào More Columns hiển thị hộp tho i;
  32. 38. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 37 b. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops) Để cho vi c cài đặt tab được thuận ti n, b n n n cho hiển thị thước ngang tr n đ nh tài li u bằng cách nhấn n t View Ruler ở đ u tr n thanh cuộn dọc. B n c thể nhanh ch ng chọn tab bằng cách l n lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở g c tr n b n trái trang tài li u) cho đến
  33. 39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đ nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi b n muốn đặt tab. T y từng trường hợp c thể mà b n c thể s d ng một trong các lo i tab sau:  Tab trái: Đặt vị trí bắt đ u của đo n text mà từ đ sẽ ch y sang phải khi b n nhập li u.  Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đo n text. Đo n text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi b n nhập li u.  Tab phải: Nằ m ở b n phải cuối đo n text. Khi b n nhập li u, đo n text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.  Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm ph n cách ph n thập ph n sẽ nằm tr n c ng một vị trí.  Bar Tab: Lo i tab này không định vị trí cho text. N sẽ chèn một thanh thẳng đứng t i vị trí đặt tab. – Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 0.5″
  34. 40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 – Tab stop position: gõ tọa độ điểm dừng Tab – Alignment chọn một lo i tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (lo i tab ch c tác d ng t o một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định) – Leader chọn cách thể hi n tab o 1 None Tab t o ra khoảng trắng o 2-3-4 Tab t o ra là các dấu chấm, dấu g ch hoặc g ch liền nét – Các nút l nh: o Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã g được đưa vào danh sách o Clear : xóa tọa độ đã chọn o Clear all : xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt Nếu b n muốn đặt điểm dừng tab t i vị trí ph hợp mà không thể xác định chính xác khi nhấn chuột l n thanh thước ngang, hoặc b n muốn chèn k tự đặc bi t trước tab, b n c thể d ng hộp tho i Tabs bằng cách nhấn đ p chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào tr n thanh thước. Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, b n c thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài li u. c. Numbering Số thứ tự tự động cho phép b n định d ng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn).
  35. 41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 Bulleted and Numbered Các danh sách Bullet c các dấu chấn tr n, danh sách các Number c các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái ph thuộc vào sự tổ chức của danh sách. Để th m một thứ tự tự động vào văn bản c sẵn: * Lựa chọn văn bản b n muốn để t o một thứ tự tự động * Trong nh m Paragraph trên tab Home, kích vào n t danh sách Bulleted hoặc Numbered
  36. 42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 Để t o một thứ tự tự động mới: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn thứ tự tự động trong tài li u * Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered * Rồi nhập nội dung bình thường Số thứ tự tự động ồng Số thứ tự tự động lồng là danh sách c một vài cấp độ. Để t o một thứ tự tự động lồng: * T o thứ tự tự động của b n theo sự hướng dẫn phía tr n * Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent Định d ng danh sách thứ tự tự động Hình ảnh chấm tr n và số c thể được thay đổi bằng cách s d ng hộp tho i Bullets or Numbering. * Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm tr n hay số, hoặc đặt con trỏ l n một d ng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet * Chọn phải chuột * Chọn vào m i t n b n c nh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khác.
  37. 43. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 42 3. Drop Cap T o một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap) Microsoft Word c tính năng t o chữ nhấn m nh gọi là Drop Cap. Đ là chữ cái đ u c u được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Nhấp chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn l nh Drop Cap trong nhóm Text. Khi b n nhấn lên nút l nh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hi n. B n nhấn lên dòng Dropped lập tức mẫu tự đ u tiên của d ng đ u ti n tr n văn bản sẽ được nhấn m nh. Có 2 chế độ:
  38. 44. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 43 1. Dropped cap. 2. In-margin dropped cap. Để có thể tùy biến chữ cái nhấn m nh này, b n nhấn chuột lên l nh Drop Cap Options tr n menu của Drop Cap. Trên hộp tho i Drop Cap, b n có thể chọn vị trí của chữ nhấn m nh, font chữ, số dòng thả xuống và khoảng cách từ chữ nhấn m nh tới c m text. Nhấn OK để hoàn tất. . Sau này, nếu không muốn nhấn m nh kiểu Drop Cap nữa, b n ch vi c vào l i màn hình Drop Cap và chọn l nh None là xong. 4. Watermark (nền bảo v văn bản) Hình mờ Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hi n ngay sau văn bản trong tài li u. Để chèn một hình mờ: * Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon * Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background * Kích chọn Watermark b n muốn hoặc Chọn Custom Watermark và t o một hình mờ ri ng. * Để bỏ một hình mờ, thực hi n các bước như tr n nhưng chọn Remove Watermark.
  39. 45. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 44 5. T o ti u đề tr n và dưới (Header and Footer) cho văn bản T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer.
  40. 46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho b n chọn. Kế đến b n nhập nội dung cho Header hay Footer đ . Nhập xong nhấn đ p chuột vào v ng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp d ng cho toàn bộ trang của tài li u. Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Sau đ chọn l i một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hi n t i. Không s dụng Header / Footer cho trang đầu ti n T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào n t g c dưới phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm m c Different first page b n dưới m c Headers and footers. Nhấn OK.
  41. 49. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 48 T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống. T o Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài i u – Trước ti n, b n c n t o các ngắt v ng để ph n chia các v ng trong tài li u. Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt một v ng mới. Trong thẻ Page Layout, nh m Page Setup, nhấn n t Breaks và chọn một kiểu ngắt v ng ph hợp trong Section Breaks, ví d Continuous (ch ng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt v ng ở những bài viết sau).
  42. 50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 – T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn chuột vào n t Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để ch nh s a nội dung cho Header / Footer. – Tr n thẻ Header & Footer, nh m Navigation, nếu thấy n t Link to Previous đang sáng thì nhấn vào n t này một l n nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong v ng mới này với v ng trước đ . B n sẽ thấy m c Same as Previous ở g c tr n b n phải của Header / Footer biến mất. – Sau đ b n ch nh s a Header / Footer cho v ng mới này và y n t m rằng những Header / Footer của các v ng trước đ không bị thay đổi theo. 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản Chèn số trang vào văn bản
  43. 51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer t y b n. Để thực hi n, b n chọn thẻ Insert, t i nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number. Trong menu xuất hi n, b n trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào ph n Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và b n ch vi c chọn một trong các mẫu này là xong. Thay đổi d ng số trang B n c thể thay đổi d ng số trang theo thích của mình mà định d ng chu n không c sẵn. Để thực hi n, b n nhấn đ p vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang. T i thẻ Design, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.
  44. 52. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 51 Number format: Chọn d ng số thứ tự Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đ Start at : Số trang được bắt đ u từ số Trong hộp tho i Page Number, t i m c Number format, b n hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đ nhấn OK. Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang Nhấn đ p chuột vào Header hay Footer, nơi b n đã đặt số trang t i đ . D ng chuột chọn số trang. T i thanh công c mini vừa xuất hi n ở b n tr n, b n c thể chọn l i font chữ, cỡ chữ, định d ng l i chữ đậm, nghi ng, hay chọn màu t y thích. Khi hi u ch nh xong b n nhấn đ p chuột vào v ng nội dung chính của tài li u. Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác B n c thể bắt đ u đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hi n: T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp tho i xuất hi n, b n chọn Start at và nhập vào con số bắt đ u khi đánh số trang. Nhấn OK. Ghi chú: Nếu tài li u của b n c trang bìa và b n muốn trang đ u ti n sau đ được bắt đ u bằng 1, t i ô Start at, b n hãy g vào 0.
  45. 53. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 52 Xóa số trang đã đánh T i thẻ Insert, nh m Header & Footer, b n nhấn n t Page Number, sau đ chọn Remove Page Numbers ở cuối menu. Xóa số trang ở trang đầu ti n của tài i u Trong tài li u, thường trang đ u ti n không được đánh số vì n là trang bìa. Áp d ng ph n ghi ch ở thủ thuật “Bắt đ u đánh số trang bằng một số khác” b n tr n, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy b n hãy thực hi n th m bước sau để x a hẳn số trang ở trang đ u ti n của tài li u. – Nhấn chuột vào bất kỳ v ng nào của tài li u – T i thẻ Page Layout, b n nhấn chuột vào ô vuông g c dưới b n phải của nh m Page Setup để mở hộp tho i Page Setup ra. – Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp tho i, b n dưới Headers and footers, b n đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK. B y giờ b n hãy kiểm tra l i xem, c đ ng là trang đ u ti n không c số trang, sau đ trang kế được đánh số 1 không nh . 7. Định d ng trang văn bản Ch nh s a ề trang và định hướng trang Lề trang c thể được ch nh s a qua các bước sau: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Tr n nh m Page Setup, kích chọn Margins * Chọn Default Margin, hoặc * Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp tho i.
  46. 54. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 53 Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns * Chọn kiểu thích hợp. Áp dụng đường viền trang và màu sắc
  47. 55. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 54 Đế áp d ng đường viền trang hay màu sắc: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon. * Trong nh m Page Background, Chọn Page Colors và lựa chọn màu muốn áp d ng cho trang hoặc Page Borders và chọn đường viền thích hợp cho trang. T o một ngắt trang Để chèn một ngắt trang: * Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon * Trong nh m Page Setup, Chọn menu Breaks. * Chọn Page Break.
  48. 56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 Chèn một Trang bìa Để chèn một trang bìa: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon * Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages. * Chọn một kiểu trang bìa.
  49. 57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Chèn một trang trống Để chèn một trang trống: * Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon. * Chọn nút Blank Page trên nhóm Page.
  50. 59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 3. Chèn và hi u ch nh hình vẽ Để chèn một hình ảnh: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút Picture * Duy t qua hình ảnh b n muốn chèn và chọn ảnh. * Chọn Insert Kích thước đồ họa (hình ảnh) Tất cả hình vẽ c thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và kích vào một g c của ảnh rồi k o để tăng hay giảm kích thước ảnh cho ph hợp.
  51. 60. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 59 4. Chèn và hi u ch nh ưu đồ Smart Art là tập hợp các lo i đồ họa b n c thể s d ng để tổ chức thông tin trong tài li u. Để chèn SmartArt: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn minh họa hay hình ảnh * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon * Chọn nút SmartArt * Chọn vào SmartArt b n muốn * Chọn m i t n phía b n trái để chèn văn bản hoặc g văn bản trong đồ họa.
  52. 61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 Để hi u ch nh SmartArt, chọn Tab Design và các nh m li n quan: 5. Vẽ và hi u ch nh biểu đồ Biểu đồ là một d ng thể hi n bằng hình ảnh các số li u của một bảng tính. Biểu đồ được hình thành bởi tr c tung và tr c hoành. Tr c hoành thể hi n lo i dữ li u d ng để so sánh. Tr c tung thể hi n số lượng hay đơn vị đo lường dữ li u d ng để so sánh T i thẻ Insert, nhóm Illustrator, b n nhấn vào Chart
  53. 62. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 61 Xuất hi n c a sổ chọn kiểu bi u đồ Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc s a nội dung bảng dữ li u trực tiếp trên bảng dữ li u Data Sheet của màn hình Excel.
  54. 63. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 62 Đ ng chương trình Excel, biểu đồ lưu l i trên màn hình Word a. Thay đổi i kiểu biểu đồ Chọn biểu đồ, tr n Tab Design chọn nh m Type, Change Chart Type. – Hãy lựa chọn lo i biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ b n ô Chart sub-type. – Chọn n t Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được d ng cho những l n vẽ biểu đồ sau. Nhấn n t OK để hoàn thành vi c thay đổi kiểu biểu đồ Ch nh s a nội dung hiển thị tr n biểu đồ – Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout
  55. 64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Có thể ch nh s a nội dung trong nhóm Labe s và nhóm Axes. Labels: – Chart title: T n biểu đồ – Axis title: Ti u đề tr c – Legend: Ch giải – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị – Data Labels: Hiển thị dữ li u và các nhãn giá trị Axes: – Axes: ch nh s a, hiển thị dữ li u tr n tr c tọa độ – Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ – Quay & hiển thị biểu đồ theo hình ảnh 3-D Chọn biểu đồ ch nh s a biểu đồ, Tab Layout, nh m Background chọn 3-D Rotation Xuất hi n hộp tho i Fỏmat Chart Area:
  56. 65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 – Rotation: Quay biểu đồ theo chiều dọc, chiều ngang . – Perspective: Phối cảnh xa. B n c thể s d ng các n t chức năng quay biểu đồ ph hợp. 6. Lập và hi u ch nh biểu thức toán học Công cụ toán học Word 2010 cho ph p b n chèn các công thức toán học. Để xem công c toán học: * Đặt con trỏ vào nơi b n muốn chèn công thức toán học * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
  57. 66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 * Chọn nút Equation trên nhóm Symbols * Chọn công thức toán học ph hợp hoặc Chọn Insert New Equation * Để ch nh s a công thức toán học: Kích chọn công thức và tab Design sẽ xuất hi n trên vùng Ribbon
  58. 67. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 66 Chương 4: Thao tác với bảng biểu 1. Thao tác t o bản và hi u ch nh bảng T o bảng Để t o một bảng: * Đặt con trỏ vào trang nơi b n muốn t o bảng * Chọn tab Insert trên vùng Ribbon. * Chọn vào nút Tables tr n nh m Tables. B n c thể t o một bảng theo một trong 4 cách sau: – Đánh dấu số d ng và cột – Chọn Insert Table và nhập số d ng và cột – Chọn vào Draw Table, t o bảng bằng cách kích và nhập số d ng và cột – Chọn Quick Tables và chọn bảng.
  59. 68. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 67 Nhập dữ i u trong một bảng Đặt con trỏ vào ô b n muốn nhập thông tin. Và bắt đ u nhập Ch nh s a cấu trúc bảng và định d ng bảng Để ch nh s a cấu tr c của bảng: * Chọn vào bảng và b n sẽ thấy c hai tab mới tr n v ng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này d ng để thiết kế và bố trí bảng. Trên tab Design, b n c thể chọn: * Table Style Options
  60. 69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 * Draw Borders Để định d ng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho ph p b n thực hi n: * Xem Gridlines và Các thuộc tính (c tr n nh m Table). * Chèn d ng và cột (c tr n nh m Row & Columns). * X a bảng, D ng và cột (nh m Rows & Columns). * Trộn hoặc tách các ô (c tr n nh m Merge). * Tăng và giảm kích thước ô (c trong nh m Cell Size). * Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nh m Alignment). 2. Định d ng đường viền và nền cho bảng a. Định d ng đường viền cho bảng T o đường viền cho Tables ta làm các bước sau: – Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.
  61. 70. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 69 – Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders – Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK b. Tô nền cho bảng Phối hợp màu sắc để t o nền cho Tables. B n có thể thực hi n theo các bước sau: – Chọn các ô c n tô màu, sau đ nhấn vào Tables Tools chọn Design. – Chọn tiếp m c Shading và chọn màu nền cho ô đ .
  62. 71. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 70 B n có thể phối hợp các màu để cho Tables của b n ấn tượng hơn 3. Chèn công thức toán học vào bảng Người dùng vẫn nghĩ công cụ Tab e của Word đơn giản ch à trình bày dữ i u d ng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Exce về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hi n được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng. C ng c thể người d ng cho rằng tính toán trong Word c n chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhi n, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là vi c khi ch nh s a dữ li u thì máy c khả năng cập nhật kết quả, c n nếu tính bằng tay thì l i phải tính l i và điền l i. L c đ thì tính toán bằng tay l i chậm hơn. Bảng 1. Bảng dữ li u c n tính toán Lấy ví d c thể như ở bảng 1. Để thực hi n bảng dữ li u tr n, người d ng thực hi n qua ba bước: nhập dữ li u, tính toán và định d ng. Bước 1. Nhập dữ li u tất cả các cột, trừ cột Thành tiền Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá: Hộp tho i Formula – Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn l nh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)
  63. 72. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 71 – Nhập công thức tính theo hai cách t i ô Formula: e + Tính trực tiếp theo cách d ng địa ch theo d ng và cột của Excel. Trong trường hợp c thể này, Số ượng à cột D, Đơn giá à cột C, dòng cần tính à dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2 + Hoặc c thể s d ng các hàm c trong ô Paste Function ở b n dưới hoặc g t n hàm vào. Trong Word c thể s d ng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị ớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) và c thể s d ng địa ch ô và v ng như Excel. Để tính Thành tiền c thể viết như sau: = Product( eft) hoặc = Product(c2 d2) – Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví d : #,##0) Bước 3. Sao ch p xuống các ô b n dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô b n dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo d ng. Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối c ng của d ng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định d ng t i ô Number Format rồi OK. Trong quá trình làm vi c, nếu dữ li u t i các cột Số lượng và Đơn giá c điều ch nh thì ch c n bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số li u mới.
  64. 73. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 72 Chú ý: nếu người d ng nhập sai kiểu số li u hoặc trong bảng c các ô d ng Merge Cells thì c thể kết quả tính toán sẽ không chính xác. Hộp tho i Formula – Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đ u mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đ u từ dấu “=” (SUM(ABOVE): T nh tổng các giá trị ở tr n). B n phải điền đ ng công thức của mỗi hàm. – Number format: Các định d ng kiểu số – Paste Function: Các hàm cơ bản: ABS: Trị tuy t đối AND: Hàm và AVERAGE: Tính trung bình COUNT: Đếm IF: Hàm điều ki n INT: Hàm chia lấy ph n nguy n MAX: Hàm lớn nhất MIN: Hàm nhỏ nhất MOD: Hàm chia lấy ph n dư NOT: Hàm phủ định OR: Hàm hoặc ROUND: Hàm làm tròn SUM: Tính tổng 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược l i  Chuyển đổi từ Table sang Text: – Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table – Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text
  65. 74. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 73 – Hiển thị hộp tho i sau: – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs có khoảng cách phím Tab o Commas dấu ph y o Other dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh – Nhấn OK  Chuyển đổi từ Text sang Table: – Chọn dữ li u muốn chuyển đổi thành Table – Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
  66. 75. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 74 – Hiển thị hộp tho i sau: – Chọn tùy chọn thích hợp sau đ nhắp nút OK – Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table o Paragrahp marks : dấu ph n đo n (tương đương nhấn phím Enter) o Tabs : có khoảng cách phím Tab
  67. 76. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 75 o Commas : dấu ph y o Other : dấu khác các dấu đã n u b n tr n, b n gõ vào dấu b n muốn bên c nh Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 1. Auto Correct và Macro a. Auto Correct Để tiết ki m thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đ có sự lặp l i nhiều l n một hay nhiều nhóm từ, b n có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đ bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn. Chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options Hiển thị hộp tho i sau:
  68. 77. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 76 – – Correct TWo INitian CApitals : nếu hai k tự đ u ti n trong một từ được g bằng chữ in thì n sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường. VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals – Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đ u một câu mới và ký tự đ u câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường – Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tu n được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in. – Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi g phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nh m tr ng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đ u tiên của một từ, sau đ nhả
  69. 79. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 78 * Chọn Record Macro, hộp tho i xuất hi n như sau: * Nhập t n (không chứa dấu cách) * Chọn vào nơi b n muốn gán cho một n t (tr n Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím) * Để gán Macro cho một n t tr n Quick Access Toolbar: – Chọn Button – Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài li u mà b n muốn Macro c sẵn.
  70. 80. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 79 – Dưới l nh chọn: Chọn Macro mà b n đang ghi – Chọn Add – Chọn OK để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn vào Stop Recording Macros * Để gán một n t Macro cho một phím tắt: – Ở hôp tho i Record Macro, Chọn Keyboard – Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà b n muốn gán cho n t Macro và Chọn Assign
  71. 81. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 80 – Chọn Close để bắt đ u ghi Macro – Thực thi các hành động b n muốn được ghi trong Macro – Chọn Macros – Chọn Stop Recording Macros Ch y Macro Ch y một Macro ph thuộc vào nơi n được th m vào Quick Access Toolbar hay nếu n được gán là một phím tắt. * Để ch y một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro * Để ch y một Macro từ phím tắt, ch c n ấn các phím mà b n đã lập trình để ch y Macro.
  72. 82. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 81 2. T o ghi chú và bảo v tài li u Word. a. Chèn một ghi chú 1. Chọn đo n text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài li u b n muốn ghi ch . 2. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn n t New Comment. 3. Nhập vào ghi ch của b n trong bong b ng hiển thị ở khung b n c nh tài li u. Xóa ghi chú – Để x a một ghi ch , nhấn chuột phải vào ghi ch đ , chọn Delete Comment. – Để x a nhanh tất cả ghi ch trong tài li u, nhấn chuột vào một ghi ch bất kỳ. Trong thẻ Review, nh m Comments, nhấn vào m i t n b n dưới n t Delete và chọn Delete All Comments in Document. Thay đổi ghi chú 1. Nếu các ghi ch không hiển thị trong tài li u, b n nhấn n t Show Markup trong nh m Tracking của thẻ Review, sau đ đánh dấu chọn Comments. 2. Nhấn chuột vào b n trong một bong b ng c ghi ch c n s a. Sau đ s a l i nội dung theo b n. Thay đổi t n người ghi chú B n c nh mỗi ghi ch luôn c t n của người s d ng. Nếu b n muốn thay đổi t n này, hãy thực hi n như sau: 1. Trong thẻ Review, nh m Tracking, nhấn chuột vào m i t n b n dưới n t Track Changes, sau đ chọn m c Change User Name.
  73. 83. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 82 2. Trong hộp tho i xuất hi n, b n dưới m c Personalize…, b n nhập vào t n của mình, sau đ nhấn OK. Lưu là những ghi ch kể từ b y giờ trở đi mới c tác d ng với t n mới. In tài i u kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi 1. Nhấn n t Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đ chọn Print. 2. Trong hộp tho i Print, t i m c Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK.
  74. 86. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 85 Muốn hủy bỏ, b n ch vi c vào hộp tho i Encrypt Document để x a password bảo v . 3. Tìm kiếm, thay thế Tìm văn bản B n c thể nhanh ch ng tìm kiếm một từ hoặc c m từ theo cách sau: – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F). – Trong m c Find what của hộp tho i Find and Replace vừa xuất hi n, b n hãy nhập vào đo n văn bản c n tìm. – Để tìm mỗi một từ hoặc c m từ, b n nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc c m từ c ng một l c trong văn bản, b n nhấn Find in, sau đ nhấn Main Document. – Muốn kết th c quá trình tìm kiếm, b n nhấn ESC. Tìm và thay thế văn bản – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).
  75. 87. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 86 – Ở m c Find what, b n nhập vào đo n văn bản muốn tìm. – Ở m c Replace with, b n nhập vào đo n văn bản muốn thay thế. – Để tìm đo n văn bản tiếp theo, b n nhấn Find Next. – Để thay thế đo n văn bản, b n nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đo n văn bản tiếp theo. – Để thay thế tất cả các đo n văn bản tìm được, b n nhấn Replace All. Tìm và tô sáng đo n văn bản tìm được Để d dàng nhận biết các c m từ tìm được, b n c thể tô sáng n tr n màn hình (không tô sáng khi in ra). – Trong thẻ Home, nh m Editing, nhấn n t Find (Ctrl+F). – Trong hộp Find what, nhập văn bản mà b n muốn tìm. – Nhấn Reading Highlight, sau đ chọn Highlight All. – Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, b n nhấn Reading Highlight l n nữa, chọn Clear Highlighting.
  76. 88. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 87 Tìm và thay thế những định d ng đặc bi t – Trong thẻ Home, nh m Editing, b n nhấn n t Replace (Ctrl+H). – Nhấn n t More nếu b n không nhìn thấy n t Format.
  77. 89. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 88 – Để tìm kiếm đo n văn bản với định d ng đặc bi t, b n hãy nhập đo n văn đ trong ô Find what. Nếu ch để tìm kiếm định d ng, hãy để trống ô này. – Nhấn n t Format, sau đ chọn định d ng mà b n muốn tìm. – Nhấn vào ô Replace with, sau đ nhấn Format, chọn định d ng thay thế. Nếu b n c ng muốn thay thế bằng đo n văn bản, hãy nhập đo n text đ vào ô Replace with. – Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định d ng đặc bi t. Để thay thế toàn bộ, nhấn Replace All. Tìm và thay thế các dấu đo n, ngắt trang và các mục khác – Trong hộp tho i Find and Replace xuất hi n sau khi nhấn Ctrl+H, b n nhấn n t More nếu không thấy n t Special. – Nhấn vào ô Find what, sau đ nhấn n t Special và chọn một m c c n tìm. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. S dụng ký tự đ i di n khi tìm kiếm – Bật hộp tho i Find and Replace l n. – Nhấn n t More để mở rộng hộp tho i. – Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards. – Nhập từ c ng những k tự đ i di n vào ô Find what. – Nhập những gì b n muốn thay thế trong ô Replace with. – Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All. Bảng các ký tự đại diện Đ i di n Nhập Ví dụ Một k tự bất kỳ ? “s?t” tìm “sat” và “set”. Một dãy k tự * “s*d” tìm “sad” và “started”.
  78. 91. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 90 Spelling and Grammar Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài li u: * Đặt con trỏ vào đ u của tài li u hoặc đ u của bất kỳ đo n văn bản mà b n muốn kiểm tra * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7). * Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp tho i cho ph p b n chọn một cách viết hay ngữ pháp thích hợp hơn.
  79. 92. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 91 Nếu b n muốn kiểm tra chính tả của một từ c thể, b n c thể kích chuột phải vào bất kỳ từ nào được g ch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế. Từ điển đồng nghĩa Từ điển đồng nghĩa cho ph p b n xem các từ đồng nghĩa. Để s d ng từ điển đồng nghĩa: * Chọn tab Review trên vùng Ribbon * Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing. * Công c từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hi n ở phía b n phải màn hình và b n c thể xem các t y chọn. B n c ng c thể truy cập vào từ điển đồng nghĩa bằng cách kích phải vào bất kỳ từ nào và chọn Synonyms trên menu.
  80. 93. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 92 T o một từ điển mặc định mới Thường thì b n c các từ ngữ kỹ thuật chuy n môn mà c thể không được công nhận bởi công c kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà b n c thể t y ch nh từ điển để c những từ b n muốn cho vào. * Chọn nút Microsoft Office * Chọn nút Word Options * Chọn tab Proofing * Chọn tab When Correcting Spelling
  81. 94. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 93 * Chọn Custom Dictionaries, và hộp tho i Custom Dictionaries xuất hi n. * Chọn Edit Word List * Nhập các từ c thể s d ng của b n mà không c trong từ điển hi n thời trong Word. ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU
  82. 95. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 94 Word 2010 c thể đếm số từ của tài li u trong khi b n g văn bản. Ngoài ra chương trình c n c thể đếm số trang, số đo n, số d ng, số k tự c hoặc không c khoảng trắng. Đếm số từ trong khi gõ văn bản Trong khi b n g văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ c trong tài li u. Thông tin này được hiển thị tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình: m c Page (số trang) và Wor ds (số từ). Đếm số từ trong vùng chọn B n c thể đếm số từ trong các v ng chọn, và các v ng chọn này không nhất thiết phải liền m ch nhau. – Trước ti n b n d ng chuột chọn v ng c n đếm. Nếu các v ng không liền m ch nhau, sau khi chọn v ng đ u ti n, b n giữ phím Ctrl và chọn th m các v ng khác. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong v ng chọn. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong v ng chọn c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Trong hộp tho i Word Count, đánh dấu check vào m c Include textboxes, footnotes and endnotes. Đếm số từ trong textbox
  83. 96. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 95 – Chọn textbox mà b n muốn đếm từ. – Tr n thanh tr ng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ c trong textbox. Ví d 110/1025 c nghĩa là trong textbox c 110 từ tr n tổng số 1025 từ của tài li u. Xem số trang, số ký tự, số đo n và số dòng Để c đ y đủ thông tin về số trang, số k tự, số đo n và số d ng, b n thực hi n một trong hai cách sau: – Trong thẻ Review, nh m Proofing, nhấn n t Word Count. – Tr n thanh tr ng thái ở g c dưới b n trái màn hình, b n nhấn chuột vào m c Words. Hộp tho i Word Count xuất hi n cho b n đ y đủ thông tin mà b n muốn. 5. In tài li u Word Định d ng trang in Mỗi khi t o file mới, trong c a sổ văn bản đã c sẵn một trang giấy trắng để bắt đ u so n văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Ch khi nào c n đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn l i khổ giấy khác Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn m i t n dưới góc phải để mở hợp tho i Page Setup  Chọn lo i giấy – Tab Paper
  84. 97. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 96 – Paper Size : chọn lo i giấy, kích thước tương ứng sẽ hi n ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height  Đặt lề cho trang in – Tab Margins – Top : Lề đ nh của trang in – Bottom : Lề đáy của trang in – Left : Lề trái của trang in – Right : Lề phải của trang in Nếu có dùng l nh Mirror Margins để làm sách (t o tính đối xứng giữa các trang) thì l nh left và right sẽ trở thành Inside và Outside
  85. 98. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 97 – Gutter : Khoảng cách d ng để đ ng gáy sách – From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer – Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang – Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu l nh này có dùng, giấy sẽ được phân bi t là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp d ng để in sách. In tài li u -Tab File, chọn Print
  86. 99. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 98 – Copies: chọn số bản in – Printer : chọn t n máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang s d ng không c t n trong danh sách này (nghĩa là n chưa được khai báo) thì phải thực hi n các bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers. o Nhắp đ p vào biểu tượng Add Printer.
  87. 100. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 99 o Thực hi n các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard – Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời r t, dấu g ch nối “-” để in các trang liên tiếp 6. Trộn tài li u (Mail Merge) 6.1 Các Khái ni m Trộn thư Trong thực tế, đôi khi ch ng ta c n phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng h n như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghi p Thay vì phải g những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất d nhằm lẫn), ta c c thể d ng công c Mail Merge để giải quyết vấn đề tr n một cách nhanh ch ng. Tập tin data source Một file chứa dữ li u nguồn thường được trình bày dưới d ng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn ch nh a. Form letter Bước 1. T o tập tin Main chính trong WORD như sau Công Ty TNHH XYZ  999 Pasteur, Q.1, chúng tôi  8223344 Ngày 30 tháng 10 năm 2009 THƯ MỜI  Kính gởi: Sinh năm:
  88. 101. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 100 Địa ch : Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Công ty. Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám Đốc Trần Văn A Bước 2. T o tập tin nguồn dữ li u tr n Excel với các cột c t n tương ứng (ch là t n cột không n n viết dấu tiếng vi t, và phải bắt đ u dữ li u ngay t i Cell A1). * Ch : tập tin dữ li u này b n c thể t o bằng WORD, tuy nhi n nếu thể hi n trong Excel b n sẽ c lợi hơn nếu bảng dữ li u đ c hổ trợ nhiều ph p tính và hàm phức t p. OBC HOTEN PHAI NS DIACHI THPHO BANG Ông Đinh như Quí Nam 1965 11 L Lợi chúng tôi ĐH Bà Hồ L Ngọc Nữ 1966 22 Thùy Vân V ng Tàu ĐH Ông Hoàng văn Bình Nam 1975 33 Lê Lai chúng tôi Ông Phan thành Tâm Nam 1970 44 L Thường Ki t chúng tôi Bà Nguy n Th y Hồng Nữ 1968 55 Lê Thánh Tôn chúng tôi ĐH Ông Tr n H a Bình Nam 1969 66 L Thái Tổ Biên Hòa ĐH Bà L Thị Mộng V n Nữ 1973 77 Tr n Hưng Đ o Thủ D u Một Ông L Văn Lợi Nam 1967 88 Ngô Đức Kế TP.HCM
  89. 102. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 101 Bà Hàng thị Ngọc Hà Nữ 1968 99 H ng Vương V ng Tàu Bà Hoàng thị L Tường Nữ 1969 96 Pasteur chúng tôi ĐH Bước 3. Tr n tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đ chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trình Wizard sẽ mở ra một c a sổ bên phải tài li u. C a sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và b n c ng c thể thay đổi kích cỡ của nó.
  90. 103. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 102 Để thực hi n merge mail c n phải qua 6 bước, b n làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp tho i, nếu muốn quay l i thì nhấn vào Previous. Trong m c Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2 Trong m c Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3
  91. 104. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 103 Trong m c Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK
  92. 105. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 104 Ở hộp tho i Mail Merge Recipents, ta có thể lo i bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn t o thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
  93. 106. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 105 Trong m c Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi c n chèn dữ li u vào, l n lượt chèn các field vào trong main document như sau:

【#4】Tạo Phím Tắt Các Kí Tự Đặc Biệt Trong Word Dễ Dàng

Tất cả cách đó đều giúp bạn chèn một cách đơn giản các kí tự bạn muốn, nhưng nghĩ lại nó vẫn có thứ gì đó khá bị động và mất thời gian.

Hôm nay mình sẽ hướng dẫn bạn chèn theo cách của các Pro máy tính hay dùng, đó là dùng phím tắt tự tạo để chèn.

Tại sao bạn nên dùng cách này?

Thường ta chỉ chèn vài kí tự đặc biệt hay dùng trong bảng Symbol mà thôi, nếu lúc nào dùng ta phải vào đó tìm rồi chèn thì quá mất thời gian. Hay như cách dùng Alt+Số, phải nhớ số thì mới chèn được.

Tại sao ta không tự mình tạo phím tắt cho dễ nhớ chứ?

Cách dùng phím tắt

Nói hơi thừa nhưng không phải ai cũng biết, mình nghĩ vậy. Bạn thường đọc hay nghe ai đó nói muốn copy văn bản hay file nào đó thì nhấn Ctrl+C phải không?

Nghĩa là bạn bấm đồng thời phím Ctrl và phím C, vậy thôi. Dán ra chỗ nào đó: Ctrl+V, nghĩa là nhấn đồng thời phím Ctrl và phím V.

4 bước tạo phím tắt cho kí tự đặc biệt

Bước 1: Hãy đến tab Insert sau đó chọn Symbol, tiếp tục chọn More Symbols…

Bước 2: Chọn kí tự bạn muốn rồi chọn Shortcut Key… ở dưới hộp thoại.

Trong ảnh là kí tự bàn tay, nên mình chọn phím tắt của nó là Alt+BT. Tương tự với kí tự ngôi sao, bạn chọn Alt+NS cho dễ nhớ dễ hình dung.

Bước 4: Bước này khỏi nói, thử nghiệm ngay phím tắt vừa cài xem nào. Gõ Alt+BT, ra ngay kí tự bàn tay như trong hình. Rất dễ.

Xóa phím tắt này thì sao?

Lưu ý khi tạo phím tắt

Lúc nãy mình đã có nhắc rồi nhưng nghĩ nhắc lại cũng không thừa cho lắm.

Ví dụ gán phím Ctrl+V vào kí tự ⟰ thì mỗi lần dán gì vào Word, nó sẽ ra ⟰. Mới đây mình nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản mà không thấy phản ứng gì cả, thì ra lúc nãy mình đặt 1 kí tự đặc biệt là Ctrl+A,A nên nó vậy.

Vì vậy bạn nên dùng phím Alt để kết hợp với nhiều kí tự khác, vì ít phím tắt trong Word dùng Alt lắm.

Chia sẻ thủ thuật thú vị này cho bạn bè nếu bạn thấy thích bài viết.

【#5】Hướng Dẫn Sử Dụng Power Point 2010

, Business Development Manager at Công Sở Xanh Co., Ltd

Published on

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Power Point 2010

  1. 1. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 1
  2. 2. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 c l c i n i u Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010 ………………………………………………………. 1 c i m m i trong PowerPoint ………………………………………………………………………. 2 Ribbon m i ………………………………………………………………………………………………………….. 2 Ngăn File thay cho nút Office………………………………………………………………………………….. 3 Hỗ trợ làm việc cộng tác…………………………………………………………………………………………. 3 Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình…………………………………………………….. 4 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình……………………………………………………….. 5 Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình………………………………. 5 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi ………………………………………………………………… 6 Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình……………………………………………….. 6 Tích hợp sẵn tính năng chuy n sang ịnh dạng PDF/XPS…………………………………………….. 9 Chụp ảnh màn hình ……………………………………………………………………………………………… 10 Thêm nhiều hiệu ứng ộc o cho hình ảnh……………………………………………………………… 10 Xóa các phần không cần thiết trong hình…………………………………………………………………. 10 Hỗ trợ tùy biến Ribbon…………………………………………………………………………………………. 11 Nâng cấp SmartArt………………………………………………………………………………………………. 12 Nhiều hiệu ứng chuy n slide m i …………………………………………………………………………… 12 Sao chép hiệu ứng ……………………………………………………………………………………………….. 12 Tăng tính di ộng cho các bài thuyết trình……………………………………………………………….. 13 Broadcast bài thuyết trình……………………………………………………………………………………… 13 Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser……………………………………………………………………… 14 2. Khởi ộng và thoát Microsoft PowerPoint 2010……………………………………………………….. 15 Khởi ộng PowerPoint 2010………………………………………………………………………………….. 15 Thoát PowerPoint………………………………………………………………………………………………… 15 Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s ch ơng trình Microsoft PowerPoint……………………… 16 Thay i ki u hi n thị trong c a s ch ơng trình………………………………………………………. 19
  3. 3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh………………………………………………………………………… 22 Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc………………………………………………………………………….. 23 Thanh th c ngang v dọc ……………………………………………………………………………………. 24 c ng l i …………………………………………………………………………………………………… 25 ng trợ giúpkhi vẽ…………………………………………………………………………………………… 26 10. Xem bài thuyết trình ở c c chế ộ m u sắc khác nhau ……………………………………………… 27 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều c a s …………………………………………………… 28 Sắp xếp c c c a s …………………………………………………………………………………………….. 28 huy n i qua lại gi a c c c a s ………………………………………………………………………. 29 S dụng trình trợ giúp ………………………………………………………………………………………… 29 15. Hỏi p……………………………………………………………………………………………………………. 31 Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)?……………………………………………… 31 Câu 2. Tạo một ngăn lệnh m i tr n Ribbon t n l “Lệnh của tui” nh hình sau: …………….. 34 Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuy n các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác?……………………………………………………………………….. 37 Câu 4. Cho biết c ch thay i một số tùy chỉnh trong ch ơng trình PowerPoint?…………… 38 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái?……………………………….. 40 Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản …………………………………………………….. 41 1. Tạo bài thuyết trình……………………………………………………………………………………………… 42 Tạo bài thuyết trình rỗng………………………………………………………………………………………. 42 Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn………………………………………………………………………….. 43 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn……………………………………………………………………… 46 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài …………………………………………………….. 46 L u b i thuyết trình …………………………………………………………………………………………….. 47 L u b i thuyết trình lần ầu tiên…………………………………………………………………………….. 47 L u b i thuyết trình các lần sau……………………………………………………………………………… 48 L u b i thuyết trình ở c c ịnh dạng khác ……………………………………………………………….. 49 Chuy n bài thuyết trình sang ịnh dạng video ………………………………………………………….. 52 huy n PowerPoint sang ịnh dạng P F v XPS……………………………………………………… 54 Tùy chọn l u tr …………………………………………………………………………………………………. 56
  4. 4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã ………………………………………………………………………. 58 Thiết lập mật mã bảo vệ ……………………………………………………………………………………….. 58 Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình ………………………………………………………………………… 61 Tăng c ng ộ an toàn cho PowerPoint v i tính năng File Block Settings ……………………. 62 5. Các thao tác v i slide…………………………………………………………………………………………… 63 Chèn slide m i ……………………………………………………………………………………………………. 64 Sao chép slide …………………………………………………………………………………………………….. 65 Thay i layout cho slide ……………………………………………………………………………………… 66 Thay i vị trí các slide ………………………………………………………………………………………… 66 Xóa slide……………………………………………………………………………………………………………. 67 Phục hồi slide về thiết lập layout mặc ịnh………………………………………………………………. 68 Nhóm các slide vào các section ……………………………………………………………………………… 68 ặt tên cho section………………………………………………………………………………………………. 69 Xóa section ………………………………………………………………………………………………………… 69 6. Mở v ng b i thuyết trình………………………………………………………………………………….. 70 Mở lại bài thuyết trình ang l u tr n ĩa………………………………………………………………….. 70 ng b i thuyết trình……………………………………………………………………………………………. 72 7. Hỏi p……………………………………………………………………………………………………………… 73 Câu 1. Tạo bài thuyết trình m i từ tập tin Outline?……………………………………………………. 73 Câu 2. Cho biết cách sao chép slide gi a các bài thuyết trình?…………………………………….. 75 Chương 3 Xây dựng nội dung bài thuyết trình …………………………………………. 79 1. Tạo bài thuyết trình m i……………………………………………………………………………………….. 80 2. Tạo slide tựa ề…………………………………………………………………………………………………… 82 3. Tạo slide chứa văn bản…………………………………………………………………………………………. 84 4. Tạo slide có hai cột nội dung…………………………………………………………………………………. 85 5. Chèn hình vào slide……………………………………………………………………………………………… 88 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide……………………………………………………………………………… 90 7. Chụp hình m n hình a v o slide …………………………………………………………………………. 92 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide …………………………………………………….. 94
  5. 5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 9. Chèn SmartArt vào slide ………………………………………………………………………………………. 95 10. Nhúng âm thanh vào slide…………………………………………………………………………………. 101 Nhúng oạn phim vào slide……………………………………………………………………………….. 103 hèn oạn phim trực tuyến vào slide…………………………………………………………………… 106 13. Chèn bảng bi u vào slide ………………………………………………………………………………….. 108 14. Chèn bi u ồ vào slide ……………………………………………………………………………………… 111 15. Hỏi p………………………………………………………………………………………………………….. 116 Câu 1. Trình bày cách chèn một bảng bi u từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết?………. 116 Câu 2. Cho biết cách tạo nhanh một Photo Album từ bộ s u tập hình bằng ch ơng trình PowerPoint ?………………………………………………………………….. 118 Câu 3. Thiết lập thuộc tính mặc ịnh về ng kẽ (outline) và màu nền (fill) của shape tr n slide nh thế nào?………………………………………………………………… 120 Câu 4. Tạo các công thức trong PowerPoint nh thế nào?…………………………………………. 122 Chương 4 Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình……………………………………… 126 1. S dụng các mẫu ịnh dạng ………………………………………………………………………………… 127 Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình …………………………………………………………….. 127 Tùy biến Theme ………………………………………………………………………………………………… 129 2. S dụng hình và màu làm nền cho slide ………………………………………………………………… 132 ùng hình l m nền cho slide ……………………………………………………………………………….. 133 ùng m u l m nền cho slide ……………………………………………………………………………….. 135 Tô nền slide ki u Gradient…………………………………………………………………………………… 136 X a hình nền v m u nền ã p dụng cho slide……………………………………………………….. 137 3. Làm việc v i Slide Master ………………………………………………………………………………….. 138 Sắp xếp v ịnh dạng placeholder trên các slide master……………………………………………. 139 Thêm và xóa placeholder…………………………………………………………………………………….. 140 Chèn và xóa slide layout……………………………………………………………………………………… 141 Chèn và xóa slide master…………………………………………………………………………………….. 143 Áp dụng theme và nền cho slide master…………………………………………………………………. 144 Thiết lập kích th c và chiều h ng của slide ………………………………………………………… 145 ng c a s slide master trở về chế ộ soạn thảo……………………………………………………. 146
  6. 6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 6 ịnh dạng văn bản…………………………………………………………………………………………….. 147 Sao chép ịnh dạng ……………………………………………………………………………………………. 148 5 ịnh dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video…………………………………………………. 150 Xoay ……………………………………………………………………………………………………………….. 150 Cắt tỉa ……………………………………………………………………………………………………………… 152 Di chuy n…………………………………………………………………………………………………………. 154 Thay i kích th c …………………………………………………………………………………………… 155 Th m chú thích cho c c ối t ợng trên slide…………………………………………………………… 156 Hiệu chỉnh hình ảnh …………………………………………………………………………………………… 157 Thay i ki u ịnh dạng ng kẽ và màu nền của Shape ………………………………………… 162 Thay i ki u WordArt ………………………………………………………………………………………. 165 Áp dụng ki u ịnh dạng và hiệu ứng cho SmartArt………………………………………………….. 166 Cắt và nén media……………………………………………………………………………………………….. 168 ịnh dạng bảng bi u ………………………………………………………………………………………….. 171 Thay i ki u ịnh dạng của bảng ………………………………………………………………………… 171 Thêm hoặc xóa dòng, cột của bảng……………………………………………………………………….. 172 ịnh dạng ồ thị ……………………………………………………………………………………………….. 173 Cập nhật thông tin cho ồ thị……………………………………………………………………………….. 173 Tùy biến ịnh dạng ồ thị……………………………………………………………………………………. 174 8. Tồ chức c c slide trong b i thuyết trình…………………………………………………………………. 176 9. Hỏi p……………………………………………………………………………………………………………. 178 Câu 1. Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác nhau trong một bài thuyết trình? ……….. 178 Câu 2. Cho biết cách sao chép nhanh tất cả các hình có trong bài thuyết trình………………. 180 âu H ng dẫn cách tạo watermarke cho các slide?…………………………………………….. 183 Câu 4. Xin cho biết cách tạo một mẫu template? …………………………………………………….. 188 Chương 5 àm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh……………………………………… 193 1. Hiệu ứng cho văn bản ………………………………………………………………………………………… 195 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn bản …………………………………………………………. 198 2. Sao chép hiệu ứng……………………………………………………………………………………………… 202 3. Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho…………………………………………………………………… 203
  7. 8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 Câu 2. Trình bày cách tạo nhanh bộ nút iều h ng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình?……………………………………………………………………………………………………………….. 241 Câu 3. Có cách nào không cho hiệu ng gạch d i của văn bản có hyperlink hay không?……………………………………………………………………………. 244 Câu 4. Muốn chèn Logo công ty vào tất cả các Slide trong một bài báo cáo có rất nhiều slide thì phải làm sao? ……………………………………………………………… 246 Câu 5. Có cách nào cho một bản nhạc phát từ ầu ến cuối bài thuyết trình hay không?… 247 Chương 6 Chuẩn bị thuyết trình……………………………………………………………. 248 1. Tạo ti u ề ầu và chân trang………………………………………………………………………………. 249 Tùy chỉnh Header & Footer trong Slide Master ………………………………………………………. 252 2. Ghi chú và nhận xét cho các slide ………………………………………………………………………… 253 Ghi chú cho slide……………………………………………………………………………………………….. 253 Làm việc v i Comment………………………………………………………………………………………. 255 3. Chuy n ịnh dạng của bài thuyết trình ………………………………………………………………….. 258 L u b i thuyết trình d i ịnh dạng PowerPoint 2003 trở về tr c…………………………….. 258 Chuy n bài thuyết trình sang PDF/XPS…………………………………………………………………. 258 Chuy n bài thuyết trình sang video……………………………………………………………………….. 259 huy n Handout sang Word………………………………………………………………………………… 260 4. In bài thuyết trình………………………………………………………………………………………………. 261 In tài liệu dành cho diễn giả…………………………………………………………………………………. 261 In tài liệu dành cho khán giả………………………………………………………………………………… 268 5 ng g i b i thuyết trình ra ĩa……………………………………………………………………………. 273 6. Tùy biến nội dung cho các bu i báo cáo………………………………………………………………… 276 n hiệnc c slide……………………………………………………………………………………………….. 276 Tùy biến nội dung b o c o ………………………………………………………………………………….. 277 7. Thiết lập tuỳ chọn cho các ki u báo cáo ………………………………………………………………… 280 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu c ng i thuyết trình …………………………………….. 280 Thiết lập tùy chọn cho loại b o c o t ơng t c ng i xem v tự h nh ………………………….. 281 8. Ki m tra bài thuyết trình …………………………………………………………………………………….. 284 Ki m tra c c thông tin c nhân c trong b i thuyết trình …………………………………………… 284 Ki m tra tính t ơng thích về tính năng s dụng trong b o c o gi a c c phi n bản ………… 284
  8. 9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 9 nh dấu ho n th nh v o b i b o c o……………………………………………………………………. 286 9. Hỏi p……………………………………………………………………………………………………………. 287 âu L m sao in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên?…………… 287 Câu 2. Làm sao loại bỏ nhanh các hiệu ứng và hoạt cảnh khi trình chiếu bài thuyết trình? 289 Chương 7 Trình chiếu bài thuyết trình ………………………………………………….. 290 1. Trình chiếu bài thuyết trình…………………………………………………………………………………. 291 Thiết lập c c tùy chọn cho chế ộ Slide Show ………………………………………………………… 291 Trình chiếu bài thuyết trình …………………………………………………………………………………. 292 Trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng internet ến ng i xem từ xa………………….. 293 S dụng c c nút iều khi n trong chế ộ Slide Show……………………………………………….. 297 Di chuy n ến một slide x c ịnh…………………………………………………………………………. 297 S dụng c c t hợp phím tắt ………………………………………………………………………………… 298 huy n ến một ustom Show ……………………………………………………………………………. 300 Tạo chú giải trong khi trình chiếu bài thuyết trình…………………………………………………… 301 c tùy chọn con trỏ…………………………………………………………………………………………… 301 S dụng con trỏ chuột Laser………………………………………………………………………………… 301 L m n i nội dung tr n slide trình chiếu …………………………………………………………………. 302 Trình chiếu b i thuyết trình v i nhiều m n hình ……………………………………………………… 304 Bật tính năng hỗ trợ nhiều m n hình……………………………………………………………………… 304 Trình chiếu bài thuyết trình v i nhiều màn hình ……………………………………………………… 305 5. Hỏi p……………………………………………………………………………………………………………. 307 Câu 1. Tập tin PowerPoint Show (PPSX) có cần ch ơng trình PowerPoint hoặc PowerPoint Viewer chạy hay không? Chúng ta có th hiệu chỉnh tập tin PPSX hay không?………………………………………………………………….. 307 âu L m sao nhấp phải chuột thì sẽ lùi về slide tr c trong chế ộ Slide Show?…… 307 Câu 3. Có cách nào khoá hiệu lệnh chuột v b n phím iều khi n trong khi trình chiếu?308 Câu 4. Có th nhập văn bản trong khi Slide Show không? ………………………………………… 309 Câu 5. Có cách nào không cho tựa ề của các slide không hi n thị nh ng vẫn có trong lệnh Go to Slide trong khi trình chiếu? ………………………………………. 312 Ph l c 1. Cách tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp ……………………………….. 314 Một b i trình diễn hiệu quả …………………………………………………………………………………. 314
  9. 10. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 10 Kế hoạch ph t tri n b i trình diễn…………………………………………………………………………. 314 B c : X c ịnh ối t ợng kh n giả v mục ti u b i trình diễn………………………………… 315 B c : Lựa chọn ph ơng ph p b o c o………………………………………………………………… 316 B c : Lựa chọn ph ơng ph p truyền ạt thông tin ……………………………………………….. 316 B c : họn bộ ịnh dạng phù hợp ho n cảnh………………………………………………………. 317 B c 5: Ph t tri n nội dung…………………………………………………………………………………. 318 B c : Tạo c c hình ảnh trực quan ……………………………………………………………………… 318 B c : Th m c c hiệu ứng a ph ơng tiện…………………………………………………………… 319 B c : Tạo c c bản in ph t cho kh n giả v ghi chú cho slide………………………………….. 319 B c : Ki m tra lại b i v b o c o th …………………………………………………………………. 319 B c : Ph t h nh b i b o c o……………………………………………………………………………. 320 B c : Tiến ến th nh công v cải tiến b i b o c o………………………………………………. 320 Gi cho kh n giả luôn cảm thấy thích thú ……………………………………………………………… 321 c k thuật diễn thuyết……………………………………………………………………………………… 321 c gợi về nội dung…………………………………………………………………………………………. 321 Ph l c 2. Tài nguyên Internet………………………………………………………………. 323 Template, Themes v Background ……………………………………………………………………….. 323 dd-Ins v t i liệu tham khảo ……………………………………………………………………………… 323
  10. 12. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 1 Gi th PowerPoint 2010 Nội dung 1. c i m m i trong PowerPoint 2. Khởi ộng và thoát Microsoft PowerPoint 2010 3. Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s ch ơng trình Microsoft PowerPoint 4. Thay i ki u hi n thị trong c a s ch ơng trình 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh 6. Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc 7. Thanh th c ngang v dọc 8. c ng l i 9. ng trợ giúpkhi vẽ 10. Xem bài thuyết trình ở c c chế ộ m u sắc khác nhau 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều c a s 12. Sắp xếp c c c a s 13. huy n i qua lại gi a c c c a s 14. S dụng trình trợ giúp 15. Hỏi p
  11. 13. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 2 11 owerPoint 2010 l một phần của bộ Microsoft Office 10. ũng giống nh Word ch ơng trình x l văn bản , Excel bảng tính , Outlook trình quản l e-mail v quản l công việc c nhân) v ccess cơ sở d liệu , PowerPoint giúp chúng ta tạo n n c c b i thuyết trình sinh ộng v lôi cuốn Khi thuyết trình, chúng ta c th dùng c c loại dụng cụ hỗ trợ nh :slide 35mm, phim chiếu cho m y overhead, c c slide tr n m y tính, bản thuyết trình ợc in ra giấy, c c bản ghi chú của ng i thuyết trình. PowerPoint c th tạo ra tất cả c c loại dụng cụ tr n v c th kèm theo c c hiệu ứng hấp dẫn v thu hút ng i nghe Do PowerPoint ợc tích hợp rất chặt chẽ v i c c th nh phần kh c của bộ Microsoft Office 2010, n n chúng ta c th chia sẽ thông tin gi a c c ứng dụng n y rất dễ d ng Ví dụ, chúng ta c th vẽ bi u ồ trong Excel v c th chèn bi u ồ n y v o slide của PowerPoint hoặc chúng ta c th chép c c oạn văn bản của Word a v o slide,… 1. C c i m mới trong PowerPoint 2 10 ũng giống nh c c ch ơng trình kh c của bộ Office 2010, giao diện PowerPoint 2010 ợc ph t tri n l n từ phi n bản . Giao diện Ribbon mang lại nhiều tiện lợi trong việc thao tác cho ng i dùng và v i nhiều tính năng m i sẽ giúp tạo n n nh ng b i thuyết trình sinh ộng, hấp dẫn một c ch nhanh ch ng. i ây l một số tính năng m i m bạn sẽ gặp trong qu trình s dụng phi n bản n y Ribbon mới PowerPoint 2010 xây dựng Ribbon c c c nút lệnh ồ họa dễ nhận biết ợc chia th nh nhiều Tab ngăn thay cho hệ thống thực ơn x xuống tr c ây. Mỗi tab giống nh một thanh công cụ v i c c nút lệnh v danh s ch lệnh cho ng i dùng lựa chọn s dụng c tab không dễ tùy biến dễ nh c c thang công cụ ở c c phi n bản tr c, nh ng PowerPoint 201 c th m một thanh công cụ gọi l Quick Access Toolbar (QAT – thanh công cụ truy cập nhanh giúp ng i dùng c th tùy biến v gắn th m c c nút lệnh th ng dùng một c ch nhanh ch ng v dễ d ng Bạn c th th m v o Q T bất kỳ nút lệnh n o bằng c ch nhấp phải chuột v o n v chọn Add to Quick Access Toolbar. P
  12. 15. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 4 H nh Nhiều người cùng làm việc trên một bài thuyết trình Nhóm các slide vào các ph n trong bài thuyết trình Nhóm các slide trong các bài thuyết trình l n thành các section sẽ giúp việc quản l ợc dễ dàng thuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều ng i cùng tham gia biên soạn trên một bài thuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo section sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rất nhiều. Chúng ta có th ặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các section. H nh Chia bài thuyết trình thành nhiều section
  13. 16. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 5 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình Chúng ta có th so sánh nội dung các bài thuyết trình v i nhau và phối hợp chúng lại bằng cách s dụng tính năng m i Compare trong PowerPoint 2010. Chúng ta có th quản lý và lựa chọn nh ng thay i hoặc hiệu chỉnh mà mình muốn a v o b i thuyết trình cuối cùng Tính năng Compare sẽ giúp chúng ta giảng ng k th i gian ồng bộ các sự hiệu chỉnh trong nhiều phiên bản của cùng một bài thuyết trình. H nh So sánh và phối hợp nội dung trong các bài thuyết trình Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình Chức năng m i Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo các bài thuyết trình khác hoặc xem tr c các hiệu ứng, c c oạn phim hoặc âm thanh trên cùng một màn hình. H nh Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show
  14. 17. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 6 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi V i tài khoản Windows Live, chúng ta có th s dụng các ứng dụng web PowerPoint, Word và Excel miễn phí. Chúng ta có th biên soạn bài thuyết trình trực tuyến ngay trong trình duyệt web. H nh Soạn thảo bài thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint Web App Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình Trong phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh hơn về a ph ơng tiện trong bài thuyết trình. Cụ th , chúng ta có th nhúng, cắt xén áp dụng các hiệu ứng ịnh dạng lên các hình ảnh v oạn phim ngay trong bài thuyết trình. Cắt xén video Tính năng cắt xén video trong PowerPoint 2010 giúp loại bỏ các phần không cần thiết và giúp nội dung bài thuyết trình tập trung hơn
  15. 18. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 7 H nh Cắt xén video Chèn video từ các nguồn trên mạng Chèn video từ các nguồn trên mạng cũng l một tính năng n i bật của PowerPoint 2010. Tập tin video này có th do chúng ta tải lên các dịch vụ l u tr trực tuyến hoặc bạn s u tầm ợc. Có nhiều dịch vũ l u tr , chia sẽ video trực tuyến hoàn toàn miễn phí nh YouTube, Yahoo Video, lip vn, Google Videos,… Mội tập tin video l u tr trên các trang này thông th ng sẽ c oạn mã dùng nhúng vào các trang web khác.Ví dụ, v i trang Yahoo Video, bạn sao chép oạn mã trong ô Embed Sau , tr n giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site… Tại vùng trống của c a s Insert Video From Online Video Site, bạn d n oạn mã ã lấy ợc khi nãy vào. Xong, nhấn Insert Nh vậy l oạn video ã ợc chèn vào bài thuyết trình. Tuy nhi n xem ợc oạn video thì máy tính phải có kết nối Internet.
  16. 19. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 8 H nh Chèn video từ các nguồn trên mạng Nhúng video Nh ng oạn phim, bài nhạc ợc nhúng vào sẽ trở thành một thành phần của bài thuyết trình. Chúng ta khỏi phải bận tâm t i việc sao chép các tập tin này g i kèm theo bài thuyết trình. Ngoài ra, PowerPoint còn cho phép xuất bản bài thuyết trình sang ịnh dạng video có th chép ra V , ính kèm theo e-mail hoặc g i lên web. H nh Nhúng video vào bài thuyết trình
  17. 20. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 9 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Tính năng chuy n ịnh dạng bài thuyết trình sang c c ịnh dạng video giúp việc chia sẽ ợc dễ d ng hơn PowerPoint cho phép xuất ra ịnh dạng video v i nhiều mức chất l ợng hình ảnh khác nhau từ video cho các loại thiết bị di ộng cho ến các video c ộ phân giải cao. H nh Xuất bài thuyết trình sang video Tích hợp sẵn tính năng chuy n sang ịnh dạng PDF/XPS Phiên bản Office ã hỗ trợ tính năng xuất bản bài thuyết trình sang ịnh dạng PDF/ XPS. Tuy nhi n tính năng l tùy chọn v ng i dùng phải tải th m g i c i ặt về cài váo máy. Phiên bản Office ã tích hợp sẵn tính năng chuy n ịnh dạng PowerPoint sang PDF/ XPS. H nh Tích hợp sẵn tính năng xuất bản bài thuyết trình sang PDF/XPS
  18. 21. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 10 Ch p ảnh màn hình ây l một tính năng m i rất hay và thú vị, nó giúp chúng ta có th chụp ợc các hình ảnh hiện c tr n m n v a v o b i thuyết trình rất nhanh chóng và tiện lợi. H nh Nút lệnh Screenshot Thêm nhiều hiệu ứng ộc o cho hình ảnh V i phiên bản PowerPoint 2010, bạn có th áp dụng nhiều hiệu ứng m thuật khác nhau cho các hình ảnh. H nh Các hiệu ứng mỹ thuật Xóa các ph n không c n thiết trong hình Một tính năng m i b sung vào PowerPoint 2010 chính l cho phép loại bỏ nền của các hình ngay trong ch ơng trình.
  19. 22. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 11 H nh Loại bỏ nền hình Hỗ trợ tùy biến Ribbon V i giao diện ng i dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến thanh công cụ Ribbon dễ d ng hơn bao gi hết. H nh Tùy biến Ribbon
  20. 23. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 12 Nâng cấp SmartArt SmartArt trong PowerPoint 2007 ã tuyệt v i thì trong phi n bản c ng ộc a hơn v i nh m Picture c rất nhiều mẫu dựng sẵng giúp cho việc minh họa trong b i thuyết trình c ng dễ d ng v trực quan hơn H nh SmartArt Nhiều hiệu ứng chuy n slide mới PowerPoint 2010 b sung thêm nhiều hiệu ứng chuy n slide m i, ặc biệt là các hiệu ứng 3-D rất ẹp mắt v sinh ộng. H nh Hiệu ứng chuyển slide 3-D Sao chép hiệu ứng Việc áp dụng các hiệu ứng cho c c ối t ợng trên slide trong PowerPoint 2010 sẽ nhanh hơn rất nhiều nh công cụ sao chép hiệu ứng Animation Painter.
  21. 24. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 13 H nh Sao chép hiệu ứng v i Animation Painter Tăng tính di ộng cho các bài thuyết trình V i công cụ Compss Media, PowerPoint 2010 sẽ nén c c oạn video, các âm thanh nhúng trong bài thuyết trình l m cho dung l ợng bài thuyết trình ợc nhỏ hơn v từ thuận tiện hơn cho việc chia sẽ và giúp cho việc trình chiếu ợc tốt hơn H nh Compss Media Broadcast bài thuyết trình Broadcast bài thuyết trình trực tiếp ến các khán giả từ xa thông qua dịch vụ Windows Live hoặc máy chủ SharePoint ngay trong công ty. Khán giả có th theo dõi bài thuyết trình trực tiếp thông qua trình duyệt v nghe âm thanh thông qua iện thoại.
  22. 25. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 14 H nh Broadcast bài thuyết trình và xem bài thuyết trình trên trình duyệt Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser Khi muốn nhấn mạnh nh ng nội dung ang trình b y tr n slide, chúng ta c th biến con trỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách gi phím Ctrl và nhấp trái chuột trong chế ộ Slide Show. H nh Con trỏ Laser
  23. 27. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 16  Chọn Don’t Save: sẽ tho t PowerPoint m không l u lại c c thay i  Chọn Cancel: hủy lệnh thoát PowerPoint H nh Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu các thông tin trong bài thuyết trình 3. Tìm hi u c c thành ph n tr n c a s chương trình icrosoft PowerPoint Giao diện của PowerPoint không c nhiều thay i so v i phi n bản c th nh phần tr n c a s PowerPoint nh sau: H nh ác thành ph n tr n cửa sổ ower oint  Thanh ti u ề Title bar):Th hiện t n của ch ơng trình ang chạy l PowerPoint v t n của b i trình diễn hiện h nh Nếu c a s ch a to n m n hình thì ta c th dùng chuột kéo Title bar di chuy n c a s  Ribbon: hức năng của Ribbon l sự kết hợp của thanh thực ơn v c c thanh công cụ, ợc trình b y trong c c ngăn tab chứa nút v danh s ch lệnh Ngăn File Quick Access toolbar Thanh trạng th i Title bar Khu vực soạn thảo gọi l slide Close Maximize/Restore Minimize Ngăn Outline Ngăn Slides
  24. 28. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 17  Quick Access Toolbar: hứa c c lệnh tắt của c c lệnh thông dụng nhất Bạn c th th m b t c c lệnh theo nhu cầu s dụng.  Nút Minimize:Thu nhỏ c a s ứng dụng v o thanh t c vụ taskbar của Windows; bạn nhấp v o nút thu nhỏ của ứng dụng tr n taskbar ph ng to lại c a s ứng dụng  Nút Maximize/Restore:Khi c a s ở chế ộ to n m n hình, khi chọn nút n y sẽ thu nhỏ c a s lại, nếu c a s ch a to n m n hình thì khi chọn nút n y sẽ ph ng to c a s th nh to n m n hình  Nút Close: ng ứng dụng lại Bạn c th nhận ợc thông b o l u lại c c thay i của b i trình diễn.  hu vực soạn thảo bài trình di n:Hi n thị slide hiện h nh  Ngăn Slides: Hi n thị danh s ch c c slide ang c trong b i thuyết trình  Ngăn Outline: Hi n thị d n b i của b i thuyết trình  Thanh trạng th i Status bar : B o c o thông tin về b i trình diễn v cung cấp c c nút lệnh thay i chế ộ hi n thị v ph ng to, thu nhỏ vùng soạn thảo Ribbon Ribbon ợc t chức th nh nhiều ngăn theo chức năng trong qu trình xây dựng b i thuyết trình Trong mỗi ngăn lệnh lại ợc t chức th nh nhiều nh m lệnh nhỏ tạo giúp ng i dùng dễ hi u v dễ s dụng c c chức năng của ch ơng trình H nh Ngăn Home tr n Ribbon  File:Mở thực ơn Filetừ ta c th truy cập c c lệnh mở open), l u save), in (print),tạo m i new v chia sẽ b i thuyết trình.  Home: hứa c c nút lệnh th ng xuy n s sụng trong qu trình soạn thảo b i thuyết trình nh l các về lệnh sao chép, cắt, d n, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, ịnh dạng văn bản, vẽ hình v c c lệnh về tìm kiếm, thay thế…  Insert: Thực hiện c c lệnh chèn, th m c c ối t ợng m PowerPoint hỗ trợ nh l bảng bi u, hình ảnh, Smart rt, ồ thị, văn bản, oạn phim, âm thanh,… H nh Ngăn Insert c ngăn chứa lệnh Tabs Ngăn lệnh theo ng cảnh Nh m lệnh Mở hộp thoại
  25. 32. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 21 H nh ác kiểu hiển th Nhóm Master Views  Slide Master: L u tr thông tin về thiết kế ki u dáng, màu sắc, font ch , bố cục,… cho các slide  Handout Master: Thiết lập các thông số cho các trang in handout nh chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các header, footer, hộp hi n thị ngày tháng và số trang tr n handout,…  Notes Master: Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide t ơng tự nh handout Normal Slide Sorter Reading View Slide Show
  26. 33. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 22 H nh Slide Master và Handout Master Slide Show: Ngoài hai nhóm hi n thị trên, PowerPoint còn một ki u hi n thị n a ợc s dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show. Slide Show l chế ộ trình chiếu to n m n hình, c c slide sẽ lần l ợt xuất hiện theo thứ tự ợc sắp sếp trong bài thuyết trình. Phím tắt: Nhấn phím F để chuyển sang chế độ tr nh di n từ slide bắt đ u nhấn tổ hợp phím Shift F để bắt đ u tr nh chiếu từ slide hiện hành 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh Bạn c th th m nhanh c c nút lệnh ợc tích hợp sẵn cho QAT bằng c ch nhấp tr i chuột v o nút Customize Quick Access Toolbar ( ) trên QAT Sau , bạn chọn hoặc bỏ chọn c c nút lệnh cho hiện hoặc ẩn tr n QAT. H nh Th m ho c b t nhanh các n t lệnh tr n QAT
  27. 42. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 31 15. Hỏi p Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)? Yêu cầu QAT sẽ có các nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, opy, Paste, Pulish as P F or XPS v chia l m nh m ngăn c ch nhau bởi một ng ranh gi i separator tr c nút Copy. Trả l i: Chúng ta có th tùy biến QAT của PowerPoint cho một tập tin cụ th hay cho tất cả các tập tin trong ch ơng trình c b c thực hiện nh sau: 1. Khởi ộng ch ơng trình PowerPoint 2. Trên c a s ch ơng trình bạn nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) 3. Bạn tích chọn các nút lệnh sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo. H nh Chọn các nút lệnh vào QAT 4. Các nút lệnh còn lại không có sẵn cho bạn chọn, do vậy bạn chọn ngăn Home trên Ribbon, ến nhóm Clipboard và nhấp phải chuột lên nút Copy và chọn Add to Quick Access Toolbar. H nh Thêm nhanh các nút lệnh từ Ribbon vào QAT
  28. 44. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 33  Chọn “T n tập tin thuyết trình pptx” thì Q T chỉ có tác dụng cho tập tin này.  Bạn chọn các nút lệnh trong khung và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down sắp xếp theo thứ tự yêu cầu. H nh Sắp xếp các nút lệnh 10. Nhấn nút OK hoàn tất các tùy chỉnh QAT. Kết quả Q T nh sau: H nh QAT sau khi tùy biến 11. Muốn phục hồi QAT về trạng thái mặc ịnh giống nh khi m i c i ặt thì bạn vào PowerPoint Options, chọn Quick Access Toolbar, chọn nút Reset tại Customizations và chọn: H nh Hủy bỏ các tùy biến trong QAT  Reset only Quick Access Toolbar: chọn sẽ trả QAT về trạng thái mặc ịnh  Reset all customizations: chọn sẽ hủy bỏ tất cả các tùy biến trong PowerPoint k cả tùy biến Ribbon.
  29. 45. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 34 Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau: H nh Tạo ngăn “Lệnh của tui” tr n Ribbon Trả l i: PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon v i giao diện ng i dùng rất dễ s dụng và nhanh chóng. c b c thực hiện nh sau: 1. Khởi ộng ch ơng trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon. H nh Tùy biến Riboon 3. Nhấn vào nút New Tab, một Tab m i ợc tạo thêm trong danh sách Main Tabs ở trên. Bạn nhấp phải chuột lên Tab vừa tạo và chọn lệnh Rename ặt tên lại.
  30. 46. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 35 H nh Đ t tên lại cho Tab 4. Nhấp phải chuột lên New Group (Custom) và chọn Rename ặt tên lại l ” ắt, d n” v nhấp OK ng hộp Rename. H nh Đổi tên cho Group 5. Chọn lại ngăn “Lệnh của tui” v nhấp chuột 3 lần nút New Group ở b n d i thêm vào 3 nhóm lệnh n a Sau l m theo b c lần l ợt i t n l ” ịnh dạng”, ” hèn slide, ối t ợng”, “Hiệu ứng”
  31. 47. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 36 H nh Chèn các nhóm vào Tab m i 6. thêm các nút lệnh vào các nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau:  Chọn Choose commands from b n khung b n tr i liệt kê các lệnh thông dụng  Chọn nút lệnh cần a v o “Lệnh của tui”  Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh ang chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải.  Nhấn nút Add thêm các lệnh vào các nhóm hoặc nhấn nút Remove loại bỏ nút không cần khỏi các nhóm.  Thực hiện lại qui trình n y thêm tất cả các nút lệnh vào các nhóm theo yêu cầu câu hỏi.  Nhấn nút Move Up và Move Down sắp xếp các nút lệnh theo trình tự yêu cầu. H nh Thêm các nút lệnh vào các nh m tư ng ứng 7. Chọn ngăn “Lệnh của tui” v nhấn các nút Move Up hoặc Move Down a ngăn n y l n tr c ngăn Home.
  32. 48. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 37 8. Theo yêu cầu của câu hỏi thì nhóm lệnh ” ịnh dạng” không c c c nhãn b n d i các nút lệnh. Do vậy, bạn nhấp phải chuột lên nhóm lệnh này rồi chọn Hide Command Labels. H nh Ẩn nhãn b n dư i nút lệnh Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác? Trả l i: Giả s bạn ã tùy biến rất nhiều cho Ribbon và QAT từ máy tính ở công ty và bạn muốn chuy n các tùy biến rất tiện lợi này sang Office trong máy tính ở nhà. Trong PowerPoint 2010 nói riêng và Office 2010 nói chung thì yêu cầu này thực hiện rất ơn giản. c b c thực hiện nh sau: 1. Vào máy tính công ty, khởi ộng PowerPoint 2010. 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export và chọn Export all customizations. H nh Lệnh Inport/Export 4. Hộp thoại File Save xuất hiện  Tìm nơi l u tập tin tại Save in  ặt tên tập tin tại File name  Save as type mặc ịnh là Exported Office UI file (*.exportedUI)  Nhấn nút Save l u
  33. 49. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 38 H nh Lưu tập tin UI 5. Chép tập tin vừa xuất ra, mở PowerPoint 2010 ở máy tại nh Sau , bạn vào hộp thoại PowerPoint Options rồi chọn nút lệnh Import/Export trong khung Customize Ribbon. Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file. Trong hộp thoại File Open:  Tìm ến tập tin UI tại hộp Look in  Chọn tên tập UI  Nhấn nút Open nhập tùy biến Ribbon và QAT vào Office 6. Nhấn nút OK ng hộp thoại PowerPoint Options. Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint?  Thay i tông màu (Color scheme) của ch ơng trình  Tắt tính năng ki m tra chính tả của văn bản.  iều chỉnh Recent Presentations lại còn 10. Trả l i: c b c thực hiện nh sau: 1. Mở ch ơng trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn nhóm General, tại User Interface options, tại hộp Color scheme bạn chọn lại tông m u cho ch ơng trình
  34. 50. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 39 H nh Chọn Color scheme 4. Chọn nhóm Proofing, tại When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type. H nh Bỏ tùy chọn kiểm tra chính tả 5. Vào nhóm Advanced, nhóm Display v iều chỉnh tại hộp Show this number of Recent Documents thành 10. H nh Tùy chọn Recent Documents 6. Nhấn OK hoàn tất.
  35. 51. hư ng Gi i thiệu ower oint 010 Trang 40 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái? Trả l i: Nhấp phải chuột l n thanh trạng th i, từ chọn hoặc bỏ chọn c c thông tin cho thanh trạng th i H nh ác t y chọn cho thanh trạng thái
  36. 52. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 41 2 Nội dung 1. Tạo bài thuyết trình 2. L u b i thuyết trình 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã 4. Tăng c ng ộ an toàn cho PowerPoint v i tính năng File Block Settings 5. Các thao tác v i slide 6. Mở v ng b i thuyết trình 7. Hỏi p
  37. 57. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 46 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn Bạn c sẵn một b i thuyết trình m nội dung của n t ơng tự v i b i m bạn sắp tạo Khi , bạn n n tạo b i thuyết trình m i dựa tr n bài sẵn có ỡ tốn th i gian làm lại từ ầu. c b c thực hiện nh sau: 1. V o ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn New from Existing 4. Hãy tìm ến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu v chọn n 5. Nhấn nút CreateNew tạo m i b i trình diễn dựa tr n tập tin c sẵn H nh Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài Ngo i nh ng c ch tr n, PowerPoint c n cho phép tạo b i thuyết trình từ c c tập tin của c c ứng dụng kh c. Chẳng hạn nh , chúng ta bi n soạn tr c dàn bài của bài thuyết trình trong các trình soạn thảo văn bản Word, WordPad, NotePad,… Sau , PowerPoint nhập các dàn bài này vào thành các slide và bạn chỉ cần b sung thêm các hình ảnh, video, âm thanh, … l ã có một bài thuyết trình hoàn chỉnh. c b c thực hiện nh sau: 1. V o ngăn File 2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện 3. Tại Files of type chọn ki u tập tin là All Outlines. 4. họn tập tin Outline mong muốn v chọn Open mở
  38. 58. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 47 H nh Tạo nhanh bài thuyết trình từ tập tin outline Cấu trúc Outline: Outline là tập tin chỉ chứa văn bản, các slide cách nhau bằng một ký hiệu xuống dòng (Enter). Trên mỗi slide, t a đề slide viết b nh thường và các nội dung trên slide thì phải Tab th t đ u dòng. 2. ưu bài thuyết trình Trong suốt quá trình biên soạn bài thuyết trình, chúng ta phải th ng xuyên thực hiện lệnh l u tập tin tránh các sự cố bất ng xảy ra có th làm mất i c c slide m ta vừa biên soạn. Tùy theo th i i m thực hiện lệnh l u m PowerPoint thực hiện các hoạt ộng kh c nhau, sau ây l một số tr ng hợp. ưu bài thuyết trình l n u tiên Lần ầu ti n thực hiện lệnh l u tập tin bài thuyết trình thì PowerPoint sẽ mở hộp thoại Save As Từ hộp thoại n y bạn hãy ặt t n cho tập tin, chọn loại ịnh dạng tập tin v chọn vị trí trên ĩa l u tr c b c thực hiện nh sau: 1. V o ngăn File 2. Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện 3. Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn ặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ ợc dùng thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu). 4. Chọn loại ịnh dạng tập tin tại Save as type. Ví dụ bạn chọn ki u tập tin là
  39. 60. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 49 H nh Lưu bài thuyết trình Thêm nút lệnh vào QAT: Để th m n t Save vào thanh uick Access Toolbar bạn nhấp trái chuột vào n t Customize Quick Access Toolbar ( ) và chọn nút Save. ưu bài thuyết trình ở c c ịnh dạng khác Khi l u bài thuyết trình, bạn c th chọn c c ki u ịnh dạng tập tin từ hộp Save as type trong hộp thoại Save As. PowerPoint cung cấp rất nhiều ki u ịnh dạng cho bạn lựa chọn từ việc l u b i thuyết trình sang ịnh dạng hình ảnh nh JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn bài thuyết trình trong bộ OpenOffice), và thậm chí l l u b i thuyết trình sang ịnh dạng phim,… Thực hiện c c b c sau l u b i thuyết trình sang c c ịnh dạng khác: 1. Mở bài thuyết trình muốn l u sang ịnh dạng khác. 2. V o ngăn File 3. Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện 4. Tại Save as type, bạn chọn lại ki u ịnh dạng khác. 5. Nhấn nút Save thực hiện lệnh. H nh Lưu tập tin dư i đ nh dạng khác
  40. 61. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 50 ảng ác kiểu đ nh dạng của tập tin mà PowerPoint 2010 hỗ trợ ịnh dạng Ph n mở rộng Ghi chú PowerPoint Presentation .pptx Mặc ịnh, chỉ c th mở bằng PowerPoint v hoặc phải c i th m phần b sung cho c c phi n bản củ thì m i mở ợc ịnh dạng tập tin theo chuẩn XML PowerPoint Macro- Enabled Presentation .pptm Nh tr n nh ng c cho phép l u mã Macro v VB PowerPoint 97-2003 Presentation .ppt ịnh dạng t ơng thích ng ợc v i c c phi n bản PowerPoint 97, 2000, 2002 XP , hoặc PDF .pdf L u d i ịnh dạng P F, bạn phải c i th m P F and XPS từ trang web Office Online XPS .xps T ơng tự P F nh ng ây l ịnh dạng của Microsoft Windows Vista c sẵn trình xem tập tin XPS. PowerPoint Template .potx Tập tin mẫu ịnh dạng template của PowerPoint 2007 PowerPoint Macro- Enabled Template .potm Nh tr n nh ng c th l u mã Macro v VB PowerPoint 97-2003 Template .pot Tập tin mẫu ịnh dạng template của c c phi n bản PowerPoint , , XP , hoặc Office Theme .thmx Giống nh template, nh ng n chỉ chứa c c thiết lập ịnh dạng theme nh fonts, m u sắc, v c c hiệu ứng PowerPoint Show .pps, .ppsx Giống nh một tập tin PowerPoint bình th ng nh ng mở sẽ ở chế ộ Slide Show rất h u ích khi phân phối cho ng i xem PowerPoint Macro- Enabled Show .ppsm Giống nh tr n nh ng c th l u mã Macro v VB PowerPoint 97-2003 Show .ppt ịnh dạng c th mở trong c c phi n bản PowerPoint 97 ến PowerPoint PowerPoint Add-In .ppam Tập tin dd-Ins của PowerPoint c chứa c c lệnh tạo th m bằng VB PowerPoint 97-2003 Add-In .ppa Tập tin dd-Ins của PowerPoint c chứa c c lệnh tạo th m bằng VB v c th mở trong c c phi n bản PowerPoint 97 ến PowerPoint Single File Web Page .mht, .mhtml L u to n bộ c c th nh phần của tập tin trình diễn trong một file duy nhất v c th mở bằng trình duyệt web Thích hợp khi muốn a l n trang web hoặc g i e-mail Web Page .htm, .html L u tập tin d i ịnh dạng HTML, c c hình ảnh sẽ l u th nh c c tập tin ri ng ịnh dạng n y thích hợp cho việc a l n trang web
  41. 62. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 51 PowerPoint XML Presentation .xml L u tập tin d i ịnh dạng XML Windows Media Video wmv L u b i thuyết trình sang ịnh dạng video PowerPoint c th l u sang phim v i c c mức chất l ợng nh High Quality x , fps Medium Quality (640×480, 24fps); và Low Quality (320X240, 15fps). ịnh dạng phim WMV c th chơi tr n Windows Media Player v nhiều ch ơng trình ph biến kh c GIF (Graphics Interchange Format) .gif Hình ộng, gi i hạn trong 5 m u JPEG (Joint Photographic Experts Group) File Format .jpg Hình tĩnh, chất l ợng tốt cho web PNG (Portable Network Graphics) Format .png Hình tĩnh, ộ phân giải cao, n bao gồm c c u i m của hình GIF v JPG TIFF (Tagged Image File Format) .tif Hình tĩnh, chất l ợng v ộ phân giải rất cao Device Independent Bitmap .bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows Windows Metafile .wmf Hình tĩnh, họ ịnh dạng vector vì thế c th iều chỉnh kích th c m không l m vỡ hình không t ơng thích v i m y chạy hệ iều h nh Mac Enhanced Windows Metafile .emf Phi n bản cải tiến của WMF Outline/RTF .rtf ịnh dạng to n văn bản, loại bỏ tất cả c c th nh phần kh c hỉ chứa c c Text tr n slide nằm trong placeholders m i ợc chuy n outline, c c Text trong phần Notes không ợc l u PowerPoint Picture Presentation .pptx L u b i thuyết trình trong PowerPoint hoặc sang ịnh dạng hình sẽ giúp giảm kích th c tập tin Tuy nhi n, một số thông tin sẽ bị mất OpenDocument Presentation .odp L u tập tin PowerPoint sang ịnh dạng O P sẽ giúp chúng ta c th mở tập tin bằng c c trình bi n soạn b i thuyết trình kh c nh là Google Docs và chúng tôi Impss. Tất nhi n, bạn c th dùng PowerPoint 2010 mở c c tập tin odp. Tuy nhiên, một số thông tin c th bị mất khi l u PowerPoint 2010 không hỗ trợ các định dạng sau:  Đ nh dạng từ PowerPoint 95 trở về trư c.  Các tập tin (.ppz) tạo bởi Pack and Go Wizard.
  42. 63. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 52 ảng ác tính năng m i trong ower oint 1 mà các phi n bản từ PowerPoint 2003 trở về trư c không hỗ trợ Tính năng mới trong PowerPoint 2 1 Khi mở tập tin trong PowerPoint 2 1 trong c c phi n bản từ PowerPoint 2 3 trở về trước Hình ảnh SmartArt huy n th nh hình không cho phép hiệu chỉnh ồ thị (trừ Microsoft Graph charts) huy n th nh ối t ợng OLE c th hiệu chỉnh, nh ng c c ồ thị c th bị biến dạng ôi chút khi mở lại tr n PowerPoint . c mẫu slide tự tạo Slide Layouts) huy n th nh multiple masters nhiều slide master) c ki u b ng c ki u b ng mềm soft shadows sẽ chuy n th nh c c ki u b ng ơn giản hard shadows) Font ch cho Heading v phần nội dung huy n th nh font ch bình th ng c hình vẽ shape , hình ảnh picture , ối t ợng objects , hiệu ứng hoạt hình, c c hiệu ứng m i  Hiệu ứng 2-D hoặc 3-D cho văn bản  Gradient cho c c hình vẽ hoặc văn bản  Gạch ngang ch bằng nét ơn hoặc kép  Tô nền bằng gradient, picture, v texture cho văn bản  ỗ b ng,hiệu ứng t ơng phản, hầu hết c c hiệu ứng -D huy n th nh hình không hiệu chỉnh ợc trong c c phi n bản tr c Chuy n bài thuyết trình sang ịnh dạng video Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc l u b i thuyết trình sang ịnh dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc gi i thiệu ến khán giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint cho phép chuy n bài thuyết trình sang một số ịnh dạng video thông dụng nh Windows Media Video wmv v chúng ta c th dùng các công cụ x l phim chuy n i sang c c ịnh dạng video kh c nh avi, mov,… Một i m rất hay khi chuy n bài thuyết trình sang ịnh dạng video là tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong b i ều ợc tự ộng chuy n theo k cả việc ghi âm lồng tiếng và s dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình.
  43. 64. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 53 H nh Chuyển bài thuyết tr nh sang đ nh dạng video c b c thực hiện nh sau: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuy n sang ịnh dạng video. 2. V o ngăn File 3. Chọn lệnh Share 4. Tại nhóm File Types, chọn Create a Video 5. Chọn chất l ợng video tại hộp x xuống phía bên phải c a s Share. Có 3 lựa chọn cho bạn:  Computer & HD Displays: tạo video v i chất l ợng hình ảnh cao nhất và tập tin sẽ c dung l ợng l n nhất. Ki u kết xuất này có th dùng phát trên màn hình máy tính, máy chiếu hoặc các thiết bị hi n thị c ộ phân giải cao.  Internet & DVD: Cho chất l ợng video ở mức trung bình và tập tin có kích th c vừa phải. Ki u kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng internet hay chép ra ĩa V  Poratble Devices: Xuất ra video có chất l ợng thấp nhất và tập tin sẽ có kích th c nhỏ nhất. Loại kết xuất này thích hợp tải vào các thiết bị di
  44. 65. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 54 ộng nh Zune, c c P hay Smart Phone… 6. Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có các tùy chọn sau:  Don’t Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng và ghi lại các hoạt ộng của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này.  Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn ã hoàn tất việc lồng tiếng và các hoạt ộng của con trỏ laser trong bài thuyết trình. Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và các hoạt ộng của con trỏ laser. 7. Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện 8. ặt tên tập tin, chọn nơi l u tr và nhấn nút Save bắt ầu chuy n i. Thay đổi thời gian chuyển slide: Thời gian chuyển slide m c đ nh là giây Thay đổi giá tr m c đ nh này hãy điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong cửa sổ Create a Video. H nh Xem bài thuyết trình trong Windows Media Player Chuy n PowerPoint sang ịnh dạng PDF và XPS ôi khi chúng ta muốn cố ịnh c c ịnh dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn ph t cho kh n giả thì chúng ta n n l u PowerPoint sang ịnh dạng P F hoặc XPS Bộ Microsoft Office tích hợp sẵn công cụ chuy n i sang ịnh dạng PDF or XPS rất dễ d ng v nhanh ch ng  Portable Document Format (PDF) l ịnh dạng d liệu dùng chiasẽ ph biến nhất hiện
  45. 66. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 55 nay ịnh dạng PDF ảm bảo về ịnh dạng của tập tin không bị thay i khi xem hoặc in ấn v kh kh khăn khi muốn thay i d liệu m n l u tr ịnh dạng PDF cũng rất h u ích cho c c t i liệu xuất bản th ơng mại khi mang i in ấn.  XML Paper Specification (XPS) cũng l ịnh dạng tập tin c chức năng t ơng tự P F nh ng do Microsoft xây dựng. H nh Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS c b c chuy n PowerPoint sang ịnh dạng PDF hoặc XPS: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuy n sang ịnh dạng PDF/XPS. 2. V o File 3. Chọnlệnh Share 4. Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document 5. Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện 6. Nhập tên bài thuyết trình v o hộp File name  Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin P F/XPS sau khi chuy n sẽ ợc mở l n.  Tại Optimize for c hai lựa chọn:  Standard khi muốn phát hành tr c tuyến v i chất lượng cao về h nh ảnh ho c d ng cho việc in ấn kích thư c tập tin l n  inimum size d ng cho việc đọc tr c tuyến là chủ yếu v khi in ra các h nh sẽ b mờ kích thư c tập tin nhỏ 7. Nhấn nút Option thiết lập thêm c c tùy chọn:  Tại Range: chọn c c slide cần chuy n i hoặc có th chọn từ custom
  46. 67. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 56 show mà bạn ã tạo tr c trong bài thuyết trình.  Tại Publish options: chọn hình thức m slide sẽ in ra tr n giấy nh ki u handout, slide, notes pages hoặc là outline. Ngoài ra còn có c c tùy chọn kh c nh kẽ khung cho slide, in c c slide bị ẩn, in c c thông tin chú thích hay thông tin chỉnh s a…  Tại Include non-printing information:  họn Document properties th các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin DF/XPS.  họn Document structure tags for accessibility đưa các thông tin về cấu tr c sang tập tin DF/XPS.  PDF options: tùy chọn về tính t ơng thích v i ti u chuẩn ISO v qui ịnh c ch chuy n văn bản th nh dạng ch bipmap l m tăng kích th c tập tin nếu c c font không th nhúng v o tập tin P F ợc 8. Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn v ng c a s Options 9. Nhấn nút Publish bắt ầu chuy n i. H nh Các tùy chọn khi chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS Tùy chọn lưu tr Có một số tùy chọn khi l u tr ng chú nh thiết lập ki u ịnh dạng mặc ịnh, thiết lập th i gian l u tự ộng v i mục ích phục hồi khi có sự cố, qui ịnh th mục l u tr mặc ịnh, thiết lập nhúng font ch ngay trong bài thuyết trình,… Thay đổi định dạng tập tin mặc định
  47. 70. hư ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Trang 59 thì bạn hãy ặt mật mã v o hộp Password ro modify 7. Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password. 8. Nhấn OK khi hoàn tất ặt mật mã 9. Nhấn nút Save l u b i thuyết trình v i các mật mã vừa thiết lập. H nh Hộp thoại Save As v i General ptions H nh Hộp thoại General ptions Nếu chọn sẽ loại bỏ c c thông tin c nhân của ng i dùng trong tập tin Thiết lập c c tùy chọn ối v i mã Macro v VBA

【#6】Giáo Trình Microsoft Office Powerpoint 2010 (Tiếng Việt)

, Online Gradebook System Management at Lawrence chúng tôi School

Published on

  1. 1. Upload by http://diendanbaclieu.net Tự học Microsoft PowerPoint 2010 Nội dung đầy đủ Trình bày trực quan Hướng dẫn từng bước Vừa học vừa làm
  2. 2. Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010 ………………………………………………………… 1 2010 ………………………………………………………………………….2 Ribbon mới ……………………………………………………………………………………………………………….2 Ngăn File thay cho nút Office………………………………………………………………………………………3 Hỗ trợ làm việc cộng tác……………………………………………………………………………………………..3 Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình………………………………………………………..4 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình…………………………………………………………..5 Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình…………………………………5 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi…………………………………………………………………….6 Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình ………………………………………………….6 Tích hợp sẵn tính năng chuyển sang định dạng PDF/XPS ……………………………………………….9 Chụp ảnh màn hình…………………………………………………………………………………………………..10 Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh…………………………………………………………………10 Xóa các phần không cần thiết trong hình……………………………………………………………………..10 Hỗ trợ tùy biến Ribbon ……………………………………………………………………………………………..11 Nâng cấp SmartArt …………………………………………………………………………………………………..12 Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới ……………………………………………………………………………….12 Sao chép hiệu ứng…………………………………………………………………………………………………….12 Tăng tính di động cho các bài thuyết trình …………………………………………………………………..13 Broadcast bài thuyết trình………………………………………………………………………………………….13 Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser …………………………………………………………………………14 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010…………………………………………………………..15 Khởi động PowerPoint 2010………………………………………………………………………………………15 Thoát PowerPoint……………………………………………………………………………………………………..15 ……………………….16 ………………………………………………………….19
  3. 3. 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh ……………………………………………………………………………22 ửa sổ làm việc………………………………………………………………………………23 ………………………………………………………………………………………..24 ………………………………………………………………………………………………………..25 ẽ ……………………………………………………………………………………………….26 10. Xem bài thuyết trình ở ắc khác nhau…………………………………………………27 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ ……………………………………………………..28 12. ………………………………………………………………………………………………….28 ổ …………………………………………………………………………..29 ……………………………………………………………………………………………..29 15. Hỏi đáp …………………………………………………………………………………………………………………31 Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)? ………………………………………………..31 Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau:……………….34 Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác? …………………………………………………………………………………….37 Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint?…………….38 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái?………………………………….40 Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản……………………………………………………….. 41 1. Tạo bài thuyết trình ………………………………………………………………………………………………….42 Tạo bài thuyết trình rỗng……………………………………………………………………………………………42 Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn………………………………………………………………………………43 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn …………………………………………………………………………46 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài………………………………………………………..46 2. Lưu bài thuyết trình ………………………………………………………………………………………………….47 Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên…………………………………………………………………………………47 Lưu bài thuyết trình các lần sau………………………………………………………………………………….48 Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác……………………………………………………………………49 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video………………………………………………………………52 …………………………………………………………54 Tùy chọn lưu trữ ………………………………………………………………………………………………………56
  4. 4. 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã…………………………………………………………………………..58 Thiết lập mật mã bảo vệ…………………………………………………………………………………………….58 Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình…………………………………………………………………………….61 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings………………………62 5. Các thao tác với slide………………………………………………………………………………………………..63 Chèn slide mới …………………………………………………………………………………………………………64 Sao chép slide ………………………………………………………………………………………………………….65 Thay đổi layout cho slide…………………………………………………………………………………………..66 Thay đổi vị trí các slide……………………………………………………………………………………………..66 Xóa slide …………………………………………………………………………………………………………………67 Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định ………………………………………………………………….68 Nhóm các slide vào các section ………………………………………………………………………………….68 Đặt tên cho section……………………………………………………………………………………………………69 Xóa section………………………………………………………………………………………………………………69 6. Mở và đóng bài thuyết trình ………………………………………………………………………………………70 Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên đĩa ……………………………………………………………………..70 Đóng bài thuyết trình ………………………………………………………………………………………………..72 7. Hỏi đáp …………………………………………………………………………………………………………………..73 Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tập tin Outline?……………………………………………………….73 Câu 2. Cho biết cách sao chép slide giữa các bài thuyết trình?……………………………………….75 Chương 3 Xây dựng nội dung bài thuyết trình…………………………………………… 79 1. Tạo bài thuyết trình mới ……………………………………………………………………………………………80 2. Tạo slide tựa đề………………………………………………………………………………………………………..82 3. Tạo slide chứa văn bản……………………………………………………………………………………………..84 4. Tạo slide có hai cột nội dung……………………………………………………………………………………..85 5. Chèn hình vào slide ………………………………………………………………………………………………….88 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide………………………………………………………………………………….90 7. Chụp hình màn hình đưa vào slide ……………………………………………………………………………..92 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide………………………………………………………..94 9. Chèn SmartArt vào slide……………………………………………………………………………………………95
  5. 5. 10. Nhúng âm thanh vào slide ……………………………………………………………………………………..101 11. Nhúng đoạn phim vào slide……………………………………………………………………………………103 12. Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide………………………………………………………………………106 13. Chèn bảng biểu vào slide……………………………………………………………………………………….108 14. Chèn biểu đồ vào slide…………………………………………………………………………………………..111 15. Hỏi đáp ……………………………………………………………………………………………………………….116 Câu 1. Trình bày cách chèn một bảng biểu từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết? ……….116 Câu 2. Cho biết cách tạo nhanh một Photo Album từ bộ sưu tập hình bằng chương trình PowerPoint 2010? ……………………………………………………………………………….118 Câu 3. Thiết lập thuộc tính mặc định về đường kẽ (outline) và màu nền (fill) của shape trên slide như thế nào? ……………………………………………………………………………..120 Câu 4. Tạo các công thức trong PowerPoint như thế nào?……………………………………………122 Chương 4 Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình……………………………………….. 126 1. Sử dụng các mẫu định dạng……………………………………………………………………………………..127 Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình…………………………………………………………………127 Tùy biến Theme……………………………………………………………………………………………………..129 2. Sử dụng hình và màu làm nền cho slide…………………………………………………………………….132 Dùng hình làm nền cho slide ……………………………………………………………………………………133 Dùng màu làm nền cho slide…………………………………………………………………………………….135 Tô nền slide kiểu Gradient……………………………………………………………………………………….136 Xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide…………………………………………………………..137 3. Làm việc với Slide Master……………………………………………………………………………………….138 Sắp xếp và định dạng placeholder trên các slide master……………………………………………….139 Thêm và xóa placeholder…………………………………………………………………………………………140 Chèn và xóa slide layout………………………………………………………………………………………….141 Chèn và xóa slide master …………………………………………………………………………………………143 Áp dụng theme và nền cho slide master …………………………………………………………………….144 Thiết lập kích thước và chiều hướng của slide ……………………………………………………………145 Đóng cửa sổ slide master trở về chế độ soạn thảo……………………………………………………….146 4. Định dạng văn bản………………………………………………………………………………………………….147 Sao chép định dạng…………………………………………………………………………………………………148
  6. 6. 5. Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video ……………………………………………………150 Xoay……………………………………………………………………………………………………………………..150 Cắt tỉa……………………………………………………………………………………………………………………152 Di chuyển………………………………………………………………………………………………………………154 Thay đổi kích thước ………………………………………………………………………………………………..155 Thêm chú thích cho các đối tượng trên slide………………………………………………………………156 Hiệu chỉnh hình ảnh………………………………………………………………………………………………..157 Thay đổi kiểu định dạng đường kẽ và màu nền của Shape……………………………………………162 Thay đổi kiểu WordArt……………………………………………………………………………………………165 Áp dụng kiểu định dạng và hiệu ứng cho SmartArt …………………………………………………….166 Cắt và nén media…………………………………………………………………………………………………….168 6. Định dạng bảng biểu……………………………………………………………………………………………….171 Thay đổi kiểu định dạng của bảng…………………………………………………………………………….171 Thêm hoặc xóa dòng, cột của bảng……………………………………………………………………………172 7. Định dạng đồ thị …………………………………………………………………………………………………….173 Cập nhật thông tin cho đồ thị……………………………………………………………………………………173 Tùy biến định dạng đồ thị………………………………………………………………………………………..174 8. Tồ chứ ết trình …………………………………………………………………….176 9. Hỏi đáp …………………………………………………………………………………………………………………178 Câu 1. Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác nhau trong một bài thuyết trình? …………178 Câu 2. Cho biết cách sao chép nhanh tất cả các hình có trong bài thuyết trình………………..180 Câu 3. Hướng dẫn cách tạo watermarke cho các slide?………………………………………………..183 Câu 4. Xin cho biết cách tạo một mẫu template? ………………………………………………………..188 Chương 5 Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh ………………………………………. 193 1. Hiệu ứng cho văn bản……………………………………………………………………………………………..195 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn bản……………………………………………………………..198 2. Sao chép hiệu ứng…………………………………………………………………………………………………..202 3. Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho ………………………………………………………………………203 4. Hiệu ứng cho hình ảnh, shape ………………………………………………………………………………….204 Áp dụng hiệu ứng……………………………………………………………………………………………………204 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh ……………………………………………………………205
  7. 8. Câu 4. Muốn chèn Logo công ty vào tất cả các Slide trong một bài báo cáo có rất nhiều slide thì phải làm sao?……………………………………………………………………………246 Câu 5. Có cách nào cho một bản nhạc phát từ đầu đến cuối bài thuyết trình hay không? …247 Chương 6 Chuẩn bị thuyết trình ……………………………………………………………… 248 1. Tạo tiêu đề đầu và chân trang…………………………………………………………………………………..249 Tùy chỉnh Header & Footer trong Slide Master ………………………………………………………….252 2. Ghi chú và nhận xét cho các slide …………………………………………………………………………….253 Ghi chú cho slide ……………………………………………………………………………………………………253 Làm việc với Comment……………………………………………………………………………………………255 3. Chuyển định dạng của bài thuyết trình………………………………………………………………………258 Lưu bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở về trước……………………………….258 Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS……………………………………………………………………..258 Chuyển bài thuyết trình sang video …………………………………………………………………………..259 …………………………………………………………………………………….260 4. In bài thuyết trình …………………………………………………………………………………………………..261 In tài liệu dành cho diễn giả……………………………………………………………………………………..261 In tài liệu dành cho khán giả…………………………………………………………………………………….268 5. Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa………………………………………………………………………………..273 6. Tùy biến nội dung cho các buổi báo cáo ……………………………………………………………………276 …………………………………………………………………………………………………….276 ……………………………………………………………………………………….277 7. Thiết lập tuỳ chọn cho các kiểu báo cáo…………………………………………………………………….280 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có người thuyết trình………………………………………..280 Thiết lập tùy chọ …………………………….281 8. Kiểm tra bài thuyết trình………………………………………………………………………………………….284 ………………………………………………284 ………….284 ……………………………………………………………………….286 9. Hỏi đáp …………………………………………………………………………………………………………………287 Câu 1. Làm sao để in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên?…………….287 Câu 2. Làm sao loại bỏ nhanh các hiệu ứng và hoạt cảnh khi trình chiếu bài thuyết trình? 289
  8. 9. ếu bài thuyết trình…………………………………………………….. 290 1. Trình chiếu bài thuyết trình ……………………………………………………………………………………..291 Thiết lậ ……………………………………………………………291 Trình chiếu bài thuyết trình………………………………………………………………………………………292 Trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng internet đến người xem từ xa ……………………293 ………………………………………………….297 Di chuyể ……………………………………………………………………………..297 …………………………………………………………………………………….298 …………………………………………………………………………………300 ếu bài thuyết trình………………………………………………………301 ……………………………………………………………………………………………….301 Sử dụng con trỏ chuột Laser …………………………………………………………………………………….301 ếu……………………………………………………………………..302 ế …………………………………………………………304 ………………………………………………………………………….304 Trình chiếu bài thuyết trình với nhiều màn hình …………………………………………………………305 5. Hỏi đáp …………………………………………………………………………………………………………………307 Câu 1. Tập tin PowerPoint Show (PPSX) có cần chương trình PowerPoint hoặc PowerPoint Viewer để chạy hay không? Chúng ta có thể hiệu chỉnh tập tin PPSX hay không? ………………………………………………………………………………..307 Câu 2. Làm sao để nhấp phải chuột thì sẽ lùi về slide trước trong chế độ Slide Show? ……307 Câu 3. Có cách nào khoá hiệu lệnh chuột và bàn phím để điều khiển trong khi trình chiếu? ……………………………………………………………………………………………………………………………..308 Câu 4. Có thể nhập văn bản trong khi Slide Show không?……………………………………………309 Câu 5. Có cách nào không cho tựa đề của các slide không hiển thị nhưng vẫn có trong lệnh Go to Slide trong khi trình chiếu?……………………………………………………312 Phụ lục 1. Cách tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp…………………………………. 314 ………………………………………………………………………………………314 …………………………………………………………………………….314 …………………………………..315 ……………………………………………………………………316 …………………………………………………..316
  9. 10. ………………………………………………………….317 ……………………………………………………………………………………..318 ………………………………………………………………………….318 ………………………………………………………………319 …………………………………….319 9: Kiểm tra lạ …………………………………………………………………….319 ………………………………………………………………………………..320 …………………………………………………320 ………………………………………………………………….321 ………………………………………………………………………………………….321 ……………………………………………………………………………………………..321 Phụ lục 2. Tài nguyên Internet ………………………………………………………………… 323 ……………………………………………………………………………323 – …………………………………………………………………………………..323
  10. 12. 2010 Trang1 Chương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010 Nội dung 1. 2010 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 3. PowerPoint 4. 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh 6. ửa sổ làm việc 7. 8. 9. ẽ 10. Xem bài thuyết trình ở ắc khác nhau 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ 12. 13. ổ 14. 15. Hỏi đáp
  11. 13. 2010 Trang2 1 owerPoint 2010 2010. (chương ), Excel ), Outlook – nhân) . Khi thuyết trình như:slide 35mm, phim chi overhead, slide , thuyết trình giấy, . PowerPoint . Do PowerPoint Microsoft Office 2010, ứng dụng . Excel ểđưa e,… 1. 2010 Office 2010, giao diện PowerPoint 2010 được phát triển lên từ phiên bản 2007. G Ribbonmang lại nhiều tiện lợi thao tác cho người dùng và với nhiều tính năng mới sẽ giúp tạo nên những bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn một cách nhanh chóng. . Ribbon mới PowerPoint 2010 Ribbon Tab (ngăn) xổ xuống đây tab . ab , nhưng PowerPoint 201 Quick Access Toolbar(QAT – có thể và gắn thêm thường dùng . Add to Quick Access Toolbar. P
  12. 15. 2010 Trang4 3. Nhiều người cùng làm việc trên một bài thuyết trình Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình Nhóm các slide trong các bài thuyết trình lớn thành các section sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng thuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều người cùng tham gia biên soạn trên một bài thuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo section sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rất nhiều.Chúng ta có thể đặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các section. 4. Chia bài thuyết trình thành nhiều section
  13. 16. 2010 Trang5 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình Chúng ta có thể so sánh nội dung các bài thuyết trình với nhau và phối hợp chúng lại bằng cách sử dụng tính năng mới Compare trong PowerPoint 2010. Chúng ta có thể quản lý và lựa chọn những thay đổi hoặc hiệu chỉnh mà mình muốn đưa vào bài thuyết trình cuối cùng. Tính năng Compare sẽ giúp chúng ta giảng đáng kể thời gian đồng bộ các sự hiệu chỉnh trong nhiều phiên bản của cùng một bài thuyết trình. 5. So sánh và phối hợp nội dung trong các bài thuyết trình Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình Chức năng mới Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo các bài thuyết trình kháchoặcxem trước các hiệu ứng, các đoạn phim hoặc âm thanh trên cùng một màn hình. 6. Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show
  14. 17. 2010 Trang6 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi Với tài khoản Windows Live, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng web PowerPoint, Word và Excel miễn phí. Chúng ta có thể biên soạn bài thuyết trình trực tuyến ngay trong trình duyệt web. 7. Soạn thảo bài thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint Web App Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình Trong phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh hơn về đa phương tiện trong bài thuyết trình.Cụ thể, chúng ta có thể nhúng, cắt xén áp dụng các hiệu ứng định dạng lên các hình ảnh và đoạn phim ngay trong bài thuyết trình. Cắt xén video Tính năng cắt xén video trong PowerPoint 2010 giúp loại bỏ các phần không cần thiết và giúp nội dung bài thuyết trình tập trung hơn.
  15. 18. 2010 Trang7 8. Cắt xén video Chèn video từ các nguồn trên mạng Chèn video từ các nguồn trên mạng cũng là một tính năng nổi bật của PowerPoint 2010. Tập tin video này có thể do chúng ta tải lên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc bạn sưu tầm được. Có nhiều dịch vũ lưu trữ, chia sẽ video trực tuyến hoàn toàn miễn phí như YouTube, Yahoo Video, chúng tôi Google Videos,…Mội tập tin video lưu trữ trên các trang này thông thường sẽ có đoạn mã dùng để nhúng vào các trang web khác.Ví dụ, với trang Yahoo Video, bạn sao chép đoạn mã trong ô Embed. Sau đó, trên giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site… Tại vùng trống của cửa sổ Insert Video From Online Video Site, bạn dán đoạn mã đã lấy được khi nãy vào. Xong, nhấn Insert.Như vậy là đoạn video đã được chèn vào bài thuyết trình.Tuy nhiên để xem được đoạn video thì máy tính phải có kết nối Internet.
  16. 19. 2010 Trang8 9. Chèn video từ các nguồn trên mạng Nhúng video Những đoạn phim, bài nhạc được nhúng vào sẽ trở thành một thành phần của bài thuyết trình. Chúng ta khỏi phải bận tâm tới việc sao chép các tập tin này gửi kèm theo bài thuyết trình. Ngoài ra, PowerPoint còn cho phép xuất bản bài thuyết trình sang định dạng video để có thể chép ra CD/ DVD, đính kèm theo e-mail hoặc gửi lên web. 10. Nhúng video vào bài thuyết trình
  17. 20. 2010 Trang9 Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Tính năng chuyển định dạng bài thuyết trình sang các định dạng video giúp việc chia sẽ được dễ dàng hơn. PowerPoint cho phép xuất ra định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác nhau từ video cho các loại thiết bị di động cho đến các video có độ phân giải cao. 11. Xuất bài thuyết trình sang video Tích hợp sẵn tính năng chuyển sang định dạng PDF/XPS Phiên bản Office 2007 đã hỗ trợ tính năng xuất bản bài thuyết trình sang định dạng PDF/ XPS. Tuy nhiên tính năng đó là tùy chọn và người dùng phải tải thêm gói cài đặt về cài váo máy. Phiên bản Office 2010 đã tích hợp sẵn tính năng chuyển định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS. 12. Tích hợp sẵn tính năng xuất bản bài thuyết trình sang PDF/XPS
  18. 21. 2010 Trang10 Chụp ảnh màn hình Đây là một tính năng mới rất hay và thú vị, nó giúp chúng ta có thể chụp được các hình ảnh hiện có trên màn và đưa vào bài thuyết trình rất nhanh chóng và tiện lợi. 13. Nút lệnh Screenshot Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh Với phiên bản PowerPoint 2010, bạn có thể áp dụng nhiều hiệu ứng mỹ thuật khác nhau cho các hình ảnh. 14. Các hiệu ứng mỹ thuật Xóa các phần không cần thiết trong hình Một tính năng mới bổ sung vào PowerPoint 2010 đó chính là cho phép loại bỏ nền của các hình ngay trong chương trình.
  19. 22. 2010 Trang11 15. Loại bỏ nềnhình Hỗ trợ tùy biến Ribbon Với giao diện người dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến thanh công cụ Ribbon dễ dàng hơn bao giờ hết. 16. Tùy biến Ribbon
  20. 23. 2010 Trang12 Nâng cấp SmartArt SmartArttrong PowerPoint 2007 đã tuyệt vời thì trong phiên bản 2010 càng độc đa hơn với nhóm Picture có rất nhiều mẫu dựng sẵng giúp cho việc minh họa trong bài thuyết trình càng dễ dàng và trực quan hơn. 17. SmartArt Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới PowerPoint 2010 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng chuyển slide mới, đặc biệt là các hiệu ứng 3-D rất đẹp mắt và sinh động. 18. Hiệu ứng chuyển slide 3-D Sao chép hiệu ứng Việc áp dụng các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide trong PowerPoint 2010 sẽ nhanh hơn rất nhiều nhờ công cụ sao chép hiệu ứng Animation Painter.
  21. 24. 2010 Trang13 19. Sao chép hiệu ứng với Animation Painter Tăng tính di động cho các bài thuyết trình Với công cụ Compss Media, PowerPoint 2010 sẽ nén các đoạn video, các âm thanh nhúng trong bài thuyết trình làm cho dung lượng bài thuyết trình được nhỏ hơn và từ đó thuận tiện hơn cho việc chia sẽ và giúp cho việc trình chiếu được tốt hơn. 20. Compss Media Broadcast bài thuyết trình Broadcast bài thuyết trình trực tiếp đến các khán giả từ xa thông qua dịch vụ Windows Live hoặc máy chủ SharePoint ngay trong công ty. Khán giả có thể theo dõi bài thuyết trình trực tiếp thông qua trình duyệt và nghe âm thanh thông qua điện thoại.
  22. 25. 2010 Trang14 21. Broadcast bài thuyết trình và xem bài thuyết trình trên trình duyệt Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser Khi muốn nhấn mạnh những nội dung đang trình bày trên slide, chúng ta có thể biến con trỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách giữ phím Ctrl và nhấp trái chuột trong chế độ Slide Show. 22. Con trỏ Laser
  23. 27. 2010 Trang16 Chọn Don’t Save: sẽ thoát PowerPoint mà không lưu lại các thay đổi Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint 24. Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu các thông tin trong bài thuyết trình 3. PowerPoint 2010 không có nhiều thay đổi so với phiên bản 2007 PowerPoint như sau: 25.  (Title bar): .  Ribbon: . Ngăn File Quick Access toolbar Title bar Close Maximize/Restore Minimize Ngăn Outline Ngăn Slides
  24. 28. 2010 Trang17  Quick Access Toolbar: .  Minimize: (taskbar ; taskbar .  Maximize/Restore:  Close: .  : .  Ngăn Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình  Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình  (Status bar): . Ribbon Ribbon được tổ chức thành nhiều ngăn theo chức năng trong quá trình xây dựng bài thuyết trình. Trong mỗi ngăn lệnh lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng các chức năng của chương trình. 26. Ngăn Home trên Ribbon  File: File (open), lưu (save), in (print), (new) và chia sẽ b thuyết trình.  Home:Chứa các nút lệnh thường xuyên sử sụng trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình như là các về lệnh sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thế…  Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ như là bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,… 27. Ngăn Insert (Tabs)
  25. 31. 2010 Trang20 36. Nhóm Presentation Views có các kiểu hiển thị sau: Normal: ất nhiề biên bài thuyết trình Slide Sorter: , thuyết trình. Notes Page: ) Reading View: Xem trước bài thuyết trình trong giao diện soạn thảo View trênRibbon góc dưới bên phải . : Normal Slide Sorter Slide Show Reading View
  26. 32. 2010 Trang21 37. Nhóm Master Views Slide Master:Lưu trữ thông tin về thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục,… cho các slide Handout Master: Thiết lập các thông số cho các trang in handout như chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các header, footer, hộp hiển thị ngày tháng và số trang trên handout,… Notes Master: Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide tương tự như handout. Normal Slide Sorter Reading View Slide Show
  27. 33. 2010 Trang22 38. Slide Master và Handout Master Slide Show:Ngoài hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint còn một kiểu hiển thị nữa được sử dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show. Slide Show được sắp sếp trong bài thuyết trình. Phím tắt: . 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh QAT Customize Quick Access Toolbar ( ) trên QAT. QAT. 39. QAT
  28. 41. 2010 Trang30 53. 54. 1. Help Back and Forward Stop D ). Refresh Home . Print . Change Font Size . Show Table of Contents . Keep on Top Help .
  29. 42. 2010 Trang31 15. Hỏi đáp Câu 1.Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)? Yêu cầu QAT sẽ có các nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, Copy, Paste, Pulish as PDF or XPS và chia làm 2 nhóm ngăn cách nhau bởi một đường ranh giới (separator) trước nút Copy. Trả lời: Chúng ta có thể tùy biến QAT của PowerPoint cho một tập tin cụ thể hay cho tất cả các tập tin trong chương trình. Các bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Trên cửa sổ chương trình bạn nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) 3. Bạn tích chọn các nút lệnh sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo. 55. Chọn các nút lệnh vào QAT 4. Các nút lệnh còn lại không có sẵn cho bạn chọn, do vậy bạn chọn ngăn Home trên Ribbon, đến nhóm Clipboard và nhấp phải chuột lên nút Copy và chọn Add to Quick Access Toolbar. 56. Thêm nhanh các nút lệnh từ Ribbon vào QAT
  30. 44. 2010 Trang33 Chọn “Tên tập tin thuyết trình.pptx” thì QAT chỉ có tác dụng cho tập tin này. Bạn chọn các nút lệnh trong khung và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để sắp xếp theo thứ tự yêu cầu. 59. Sắp xếp các nút lệnh 10. Nhấn nút OK để hoàn tất các tùy chỉnh QAT. Kết quả QAT như sau: 60. QAT sau khi tùy biến 11. Muốn phục hồi QAT về trạng thái mặc định giống như khi mới cài đặt thì bạn vào PowerPoint Options, chọn Quick Access Toolbar, chọn nút Reset tại Customizations và chọn: 61. Hủy bỏ các tùy biến trong QAT Reset only Quick Access Toolbar: chọn sẽ trả QAT về trạng thái mặc định Reset all customizations: chọn sẽ hủy bỏ tất cả các tùy biến trong PowerPoint kể cả tùy biến Ribbon.
  31. 45. 2010 Trang34 Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau: 62. Tạo ngăn “Lệnh của tui” trên Ribbon Trả lời: PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon với giao diện người dùng rất dễ sử dụng và nhanh chóng. Các bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon. 63. Tùy biến Riboon 3. Nhấn vào nút New Tab, một Tab mới được tạo thêm trong danh sách Main Tabs ở trên. Bạn nhấp phải chuột lên Tab vừa tạo và chọn lệnh Rename để đặt tên lại.
  32. 46. 2010 Trang35 64. Đặt tên lại cho Tab 4. Nhấp phải chuột lên New Group (Custom) và chọn Rename để đặt tên lại là “Cắt, dán” và nhấp OK để đóng hộp Rename. 65. Đổi tên cho Group 5. Chọn lại ngăn “Lệnh của tui” và nhấp chuột 3 lần nút New Group ở bên dưới để thêm vào 3 nhóm lệnh nữa. Sau đó làm theo bước 4 để lần lượt đổi tên là “Định dạng”, “Chèn slide, đối tượng”, “Hiệu ứng”.
  33. 47. 2010 Trang36 66. Chèn các nhóm vào Tab mới 6. Để thêm các nút lệnh vào các nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau: Chọn Choose commands from bên khung bên trái để liệt kê các lệnh thông dụng Chọn nút lệnh cần đưa vào “Lệnh của tui” Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh đang chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải. Nhấn nút Add để thêm các lệnh vào các nhóm hoặc nhấn nút Remove để loại bỏ nút không cần khỏi các nhóm. Thực hiện lại qui trình này để thêm tất cả các nút lệnh vào các nhóm theo yêu cầu câu hỏi. Nhấn nút Move Up và Move Down để sắp xếp các nút lệnh theo trình tự yêu cầu. 67. Thêm các nút lệnh vào các nhóm tương ứng 7. Chọn ngăn “Lệnh của tui” và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để đưa ngăn này lên trước ngăn Home.
  34. 48. 2010 Trang37 8. Theo yêu cầu của câu hỏi thì nhóm lệnh “Định dạng” không có các nhãn bên dưới các nút lệnh. Do vậy, bạn nhấp phải chuột lên nhóm lệnh này rồi chọn Hide Command Labels. 68. Ẩn nhãn bên dưới nút lệnh Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác? Trả lời: Giả sử bạn đã tùy biến rất nhiều cho Ribbon và QAT từ máy tính ở công ty và bạn muốn chuyển các tùy biến rất tiện lợi này sang Office trong máy tính ở nhà. Trong PowerPoint 2010 nói riêng và Office 2010 nói chung thì yêu cầu này thực hiện rất đơn giản. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào máy tính công ty, khởi động PowerPoint 2010. 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export và chọn Export all customizations. 69. Lệnh Inport/Export 4. Hộp thoại File Save xuất hiện Tìm nơi lưu tập tin tại Save in Đặt tên tập tin tại File name Save as type để mặc định là Exported Office UI file (*.exportedUI) Nhấn nút Save để lưu.
  35. 49. 2010 Trang38 70. Lưu tập tin UI 5. Chép tập tin vừa xuất ra, mở PowerPoint 2010 ở máy tại nhà. Sau đó, bạn vào hộp thoại PowerPoint Options rồi chọn nút lệnh Import/Export trong khung Customize Ribbon. Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file. Trong hộp thoại File Open: Tìm đến tập tin UI tại hộp Look in Chọn tên tập UI Nhấn nút Open để nhập tùy biến Ribbon và QAT vào Office 6. Nhấn nút OK đóng hộp thoại PowerPoint Options. Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint? Thay đổi tông màu (Color scheme) của chương trình. Tắt tính năng kiểm tra chính tả của văn bản. Điều chỉnh Recent Presentations lại còn 10. Trả lời: Các bước thực hiện như sau: 1. Mở chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn nhóm General, tại User Interface options, tại hộp Color scheme bạn chọn lại tông màu cho chương trình.
  36. 50. 2010 Trang39 71. Chọn Color scheme 4. Chọn nhóm Proofing, tại When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type. 72. Bỏ tùy chọn kiểm tra chính tả 5. Vào nhóm Advanced, nhóm Display và điều chỉnh tại hộp Show this number of Recent Documents thành 10. 73. Tùy chọn Recent Documents 6. Nhấn OK hoàn tất.
  37. 51. 2010 Trang40 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái? Trả lời: thông tin . 74.
  38. 52. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang41 Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản Nội dung 1. Tạo bài thuyết trình 2. Lưu bài thuyết trình 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings 5. Các thao tác với slide 6. Mở và đóng bài thuyết trình 7. Hỏi đáp
  39. 57. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang46 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn Bạn thuyết của thuyết bài sẵn có đó để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu.Các bước thực hiện như sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn New from Existing 4. . 5. CreateNew . 79. Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài thuyết . Chẳng hạn như, chúng ta biên soạn trước dàn bài của bài thuyết trình trong các trình soạn thảo văn bản Word, WordPad, NotePad,… Sau đó,PowerPoint nhập các dàn bài này vào thành các slide và chỉ cần bổ sung thêm các hình ảnh, video, âm thanh, … là đã có một bài thuyết trình hoàn chỉnh. : 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện 3. Tại Files of type làAll Outlines. 4. Outline Open
  40. 58. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang47 80. Tạo nhanh bài thuyết trình từ tập tin outline Cấu trúc Outline: Outline là tập tin chỉ chứa văn bản, các slide cách nhau bằng mộtký hiệu xuống dòng (Enter). Trên mỗi slide, tựa đề slideviết bình thường và các nội dung trên slide thì phải Tab thụt đầu dòng. 2. Lưu bài thuyết trình Trong suốt quá trình biên soạn bài thuyết trình, chúng ta phải thường xuyên thực hiện lệnh lưu tập tin để tránh các sự cố bất ngờ xảy ra có thể làm mất đi các slide mà ta vừa biên soạn. Tùy theo thời điểm thực hiện lệnh lưu mà PowerPoint thực hiện các hoạt động khác nhau, sau đây là một số trường hợp. Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên L thực hiện lệnh bài thuyết trình PowerPoint Save As cho tập tin, chọn định dạng chọn trên ổ đĩa để . Các bước thực hiện như sau: 1. Vào ngăn File 2. Chọn lệnh Save, hộp Save Asxuất hiện 3. Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn đặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ được dùng để thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu). 4. Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type.Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là
  41. 60. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang49 82. Lưu bài thuyết trình Thêm nút lệnh vào QAT: nhấp trái chuột Customize Quick Access Toolbar( ) và chọn nút Save. Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác Khi lưu bài thuyết trình tập tin Save as type trong hộp thoại Save As. PowerPoint cung cấp rất nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lưu bài thuyết trình sang định dạng hình ảnh như JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), OpenDocument Presentation (.odp – phần phềm biên soạn bài thuyết trình trong bộ OpenOffice), và thậm chí là lưu bài thuyết trình sang định dạng phim,… Thực hiện các bước sau để lưu bài thuyết trình sang các định dạng khác: 1. Mở bài thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác. 2. Vào ngăn File 3. Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện 4. Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác. 5. Nhấn nút Save để thực hiện lệnh. 83. Lưu tập tin dưới định dạng khác
  42. 61. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang50 2. mà PowerPoint 2010 hỗ trợ PowerPoint Presentation .pptx ). Định dạng tập tin theo chuẩn XML. PowerPoint Macro- Enabled Presentation .pptm PowerPoint 97-2003 Presentation .ppt 2003. PDF .pdf . XPS .xps XPS. PowerPoint Template .potx 2007 PowerPoint Macro- Enabled Template .potm PowerPoint 97-2003 Template .pot PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), 2003. Office Theme .thmx ). PowerPoint Show .pps, .ppsx . PowerPoint Macro- Enabled Show .ppsm PowerPoint 97-2003 Show .ppt Định dạng có thể mở trong các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003 PowerPoint Add-In .ppam Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo thêm bằng VBA. PowerPoint 97-2003 Add-In .ppa Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa các lệnh tạo thêm bằng VBA và có thể mở trong các phiên bản PowerPoint 97 đến PowerPoint 2003. Single File Web Page .mht, .mhtml -mail Web Page .htm, .html .
  43. 62. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang51 PowerPoint XML Presentation .xml Windows Media Video wmv Lưu bài thuyết trình sang định dạng video. PowerPoint 2010 có thể lưu sang phim với các mức chất lượng như High Quality (1024×768, 30fps); Medium Quality (640×480, 24fps); và Low Quality (320X240, 15fps). Định dạng phim WMV có thể chơi trên Windows Media Player và nhiều chương trình phổ biến khác. GIF (Graphics Interchange Format) .gif JPEG (Joint Photographic Experts Group) File Format .jpg PNG (Portable Network Graphics) Format .png , . TIFF (Tagged Image File Format) .tif Device Independent Bitmap .bmp Windows Metafile .wmf ). Enhanced Windows Metafile .emf . Outline/RTF .rtf . PowerPoint Picture Presentation .pptx Lưu bài thuyết trình trong PowerPoint 2010 hoặc 2007 sang định dạng hình sẽ giúp giảm kích thước tập tin. Tuy nhiên, một số thông tin sẽ bị mất. OpenDocument Presentation .odp Lưu tập tin PowerPoint 2010 sang định dạng ODP sẽ giúp chúng ta có thể mở tập tin bằng các trình biên soạn bài thuyết trình khác như là Google Docs và chúng tôi Impss. Tất nhiên, bạn có thể dùng PowerPoint 2010 để mở các tập tin .odp. Tuy nhiên, một số thông tin có thể bị mất khi lưu. PowerPoint 2010 không hỗ trợ các định dạng sau: Định dạng từ PowerPoint 95 trở về trước. Các tập tin (.ppz) tạo bởi Pack and Go Wizard.
  44. 63. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang52 3. 201 từ PowerPoint 2003 trởvề trước mới trong PowerPoint 2010 Khi mở tập tin trong PowerPoint 2010 trong các phiên bản từ PowerPoint 2003 trở về trước SmartArt ( Microsoft Graph charts) OLE khi mở lại trên PowerPoint 2010. (Slide Layouts) multiple masters master) (soft shadows (hard shadows) Heading Các hình vẽ (shape), hình ảnh (picture), đối tượng (objects), hiệu ứng hoạt hình, các hiệu ứng mới  Hiệu ứng 2-D 3-D  Gradient   radient, picture, texture  ,hiệu ứng , hầu hết các hiệu ứng 3-D trong các phiên bản trước Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến khán giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint cho phép chuyển bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng như Windows Media Video (.wmv) và chúng ta có thể dùng các công cụ xử lý phim để chuyển đổi sang các định dạng video khác như .avi, .mov,… Một điểm rất hay khi chuyển bài thuyết trình sang định dạng video là tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động chuyển theo kể cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình.
  45. 64. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang53 84. Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Các bước thực hiện như sau: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video. 2. Vào ngăn File 3. Chọn lệnh Share 4. Tại nhóm File Types, chọn Create a Video 5. Chọn chất lượng video tại hộp xổ xuống phía bên phải cửa sổ Share. Có 3 lựa chọn cho bạn: Computer & HD Displays: Để tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất. Kiểu kết xuất này có thể dùng để phát trên màn hình máy tính, máy chiếu hoặc các thiết bị hiển thị có độ phân giải cao. Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin có kích thước vừa phải. Kiểu kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng internet hay chép ra đĩa DVD. Poratble Devices: Xuất ra video có chất lượng thấp nhất và tập tin sẽ có kích thước nhỏ nhất. Loại kết xuất này thích hợp để tải vào các thiết bị di
  46. 65. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang54 động như Zune, các PDA hay Smart Phone… 6. Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có các tùy chọn sau: Don’t Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng và ghi lại các hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này. Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn đã hoàn tất việc lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser trong bài thuyết trình. Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser. 7. Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện 8. Đặt tên tập tin, chọn nơi lưu trữ và nhấn nút Save để bắt đầu chuyển đổi. Thay đổi thời gian chuyển slide: Thời gian chuyển slide mặc định là 5 giây. Thay đổi giá trị mặc định này hãy điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong cửa sổ Create a Video. 85. Xem bài thuyết trình trong Windows Media Player Đôi khi chúng ta muốn cố định các định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn phát cho khán giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS. Bộ Microsoft Office 2010 tích hợp sẵn công cụ chuyển đổi sang định dạng PDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng.  Portable Document Format (PDF) là định dạng dữ liệu dùng để chiasẽ phổ biến nhất hiện
  47. 66. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang55 nay. Định dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bị thay đổi khi xem hoặc in ấn và khá khó khăn khi muốn thay đổi dữ liệu mà nó lưu trữ.Định dạng PDF cũng rất hữu ích cho các tài liệu xuất bản thương mại khi mang đi in ấn.  XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năng tương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng. 86. Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS chuyển PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS: 1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS. 2. File 3. Chọnlệnh Share 4. nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document 5. Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện 6. Nhập tên bài thuyết trình File name Nếu c Open file after publishing /XPS sa lên. Optimize for :  ).  ). 7. Option thêm : Range có thể
  48. 67. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang56 show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình. Publish options ra kiểu handout, slide, notes pages hoặc là outline. Ngoài ra còn có TạiInclude non-printing information:  Document properties /XPS.  /XPS. PDF options: . 8. Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn và đóng cửa sổ Options 9. Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi. 87. Các tùy chọn khi chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS Tùy chọn lưu trữ Có một số tùy chọn khi lưu trữ đáng chú ý như thiết lập kiểu định dạng mặc định, thiết lập thời gian lưu tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố, qui định thư mục lưu trữ mặc định, thiết lập nhúng font chữ ngay trong bài thuyết trình,… Thay đổi định dạng tập tin mặc định
  49. 70. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang59 bạn hãy đặt mật mã Password ro modify 7. Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password. 8. Nhấn OK khi hoàn tất đặt mật mã 9. Nhấn nút Save để lưu bài thuyết trình với các mật mã vừa thiết lập. 89. 90. i . VBA
  50. 73. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang62 5. Xóa bỏ đi các mật mã đang có trong Password to open và Password to modify 6. Nhấn OK để đóng hộp General Options 7. Nhấn nút Save và xác nhận ghi đè lên tập tin đang có. Khi chỉ có một loại mật mã mở tập tin được áp dụng để bảo vệ tập tin thì chúng ta có thể áp dụng cách sau đây để gỡ bỏ: 1. xóa bỏ mật mã bảo vệ 2. Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào File 3. Chọn Info, chọn Protect Presentation 4. Chọn Encrypt with Password 5. Xoá bỏ mật mã đang có trong hộp thoại Encrypt Document 6. Nhấn OKđể đóng hộp thoại Encrypt Document 7. Nhấn Save để lưu các thiết lập vừa thực hiện 4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings File Block Settings giúp chúng ta thiết lập cách thức mà PowerPoint sẽ hành xử khi mở các kiểu tập tin PowerPoint ở các phiên bản cũ hơn PowerPoint 2010 (từ Office 2007 trở về trước). File Block Settings cung cấp 3 tùy chọn như sau: Do not open sellected file types: không cho phép mở tập tin Open sellected file types in Protected View: cho phép mở tập tin trong chế độ bảo vệ nhưng không cho phép chỉnh sửa nội dung. Open sellected file types in Protected View and allow editing: cho phép mở tập tin trong chế độ bảo vệ và cho phép chỉnh sửa nội dung. 94. File Block Settings
  51. 74. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang63 Thực hiện các bước sau để thiết lập các tùy chọn cho các kiểu tập tin: 1. Vào ngăn File 2. Chọn Options, hộp thoại PowerPointOptions xuất hiện 3. Chọn Trust Center và nhấn nút Trust Center Settings 4. Chọn File Block Settings từ danh sách bên trái cửa sổ Trust Center 5. Nhấp chọn hoặc bỏ chọn vào Open và/ hoặc Savechocác kiểu tập tin để khóa hoặc cho phép kiểu tập tin này được hoạt động trong PowerPoint. 6. Nhấp OK để đóng hộp thoại Trust Center 7. Nhấn OK lần nữa để đóng hộp thoại PowerPointOptions 5. Các thao tác với slide Khi tạo mới bài thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn bản trống gọi là các placeholder.Đây là các placeholder dùng để nhập văn bản. Ngoài ra, PowerPoint còn có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, đồ thị,… 95. Slide tựa đề bài thuyết trình với hai placeholder Có nhiều kiểu bố trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dựng sẵn được gọi là các layout. Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà ta chọn kiểu layout phù hợp. Các placeholder Ngăn Slides
  52. 75. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang64 96. Các kiểu layout của slide Chúng ta sẽ thực hiện một số thao tác về chèn slide mới, sao chép slide, xóa slide, chọn layout cho slide, sắp xếp các slide, phân chia các slide thành các nhóm (section),… Chèn slide mới Thực hiện theo các bước sau để chèn thêm slide mới vào bài thuyết trình: 1. Chọn ngăn Slides trong chế độ Normal Viewvà nhấp chuột vào dưới slide đầu tiên do PowerPoint tự tạo ra khi bạn tạo bài thuyết trình mới. Khi đó, bạn sẽ thấy một đường nằm ngang nhấp nháy cho biết đó là vị trí mà slide mới sẽ được chèn vào. 2. Vào ngăn Homechọnnhóm Slides 3. Nhấn nút New Slide, hộp chứa các kiểu layout xuất hiện 4. Nhấp chuột chọn một kiểu layout, slide mới sẽ được chèn vào bài thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn.
  53. 76. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang65 97. Chèn slide Sao chép slide Thực hiện theo các bước sau để nhân bản các slide đang chọn: 1. Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép 2. Nhấp phải chuột lên một trong số các slide đang chọn để mở thực đơn ngữ cảnh 3. Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh 98. Nhân bản slide Chọn nhiều slide: Nếu các slide chọn là liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên rồi giữ phím Shift và nhấp chuột vào slide cuối cùng. Nếu các slide chọn là không liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột chọn các slide khác.
  54. 78. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang67 100. Sắp xếp slide Xóa slide Thực hiện các bước sau để xóa các slide: 1. Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn xóa 2. Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide 101. Xóa slide
  55. 79. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang68 Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định: 1. Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout.Ví dụ: placeholder trong slide bên dưới bị lệch và chúng ta cần trả nó về đúng vị trí mặc định của layout. 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides 3. Nhấn nút Reset 102. Trả layout về thiết lập mặc định Nhóm các slide vào các section Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định: 1. Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section mới 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides 3. Nhấn nút Setion và chọn Add Section 103. Chèn section
  56. 80. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang69 Đặt tên cho section Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau: 1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides 3. Nhấn nút Setion và chọn Rename Section 4. Đặt tên mới cho Section và nhấn nút Rename để đổi tên. 104. Đặt tên cho Section Xóa section Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau: 1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa 2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides 3. Nhấn nút Setion và chọn Remove Section
  57. 84. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang73 7. Hỏi đáp Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tập tin Outline? Cho biết cách tạo tập tin outline cho bài thuyết trình bằng trình soạn thảo văn bản và nhập vào PowerPoint để được các slide như sau: 108. Nội dung trên các slide sau khi nhập vào PowerPoint Trả lời: Chúng ta sử dụng trình biên soạn Notepad để nhập Outline cho bài thuyết trình. Các bước thực hiện như sau: 1. Vào Start, chọn All Programs, chọn Accessories, chọn chương trình Notepad để khởi động. 2. Tại dòng đầu tiên, nhập vào Workbook, nhấn Enter để xuống dòng. Đây sẽ là tựa đề (title slide) cho slide PowerPoint. Nhấp phím Tab để thụt đầu dòng để bắt đầu nhập ý thứ nhất cho tựa đề Workbook ở trên. Sau khi nhập xong dòng thứ 2 thì nhấn Enter, sau đó nhấn Tab tiếp để nhập ý thứ 2 trong tựa đề nói về Workbook. Làm tương tự cho ý thứ 3. Nhấn Enter sau khi nhập xong. 109. Đã nhập xong Outline của slide thứ nhất 3. Tại dòng thứ 5, bạn nhập vào Wordsheet. Lưu ý, bạn thụt đầu dòng vì ở đây chúng ta muốn tạo slide mới có tựa đề là Worksheet. Sau đó, tương tự bước 2 bạn nhập các ý cho slide này. Sau cùng bạn đã tạo được một Outline gồm 3 slide cho PowerPoint có cấu trúc như hình sau.
  58. 85. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang74 110. Outline bài thuyết trình 4. Bạn lưu Outline này với tên là chúng tôi Vì là tiếng Việt nên bạn phải chọn tại hộp Encoding là kiểu Unicode. 111. Lưu Outline 5. Sau khi đã có tập tin Outline. Bạn mở chương trình PowerPoint và vào File, chọn Open. Trong hộp thoại Open: Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin Outline Files of type: chọn kiểu All Outlines (*.txt, *.rtf, *.doc, *.wpd, *.wps, *.docx, *.docm) Chọn tên tập tin và nhấn Openđể nhập Outline vào các slide của PowerPoint.
  59. 88. Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản Trang77 Cách 2.Tận dụng chức năng Compare của PowerPoint. Các bước thực hiện như sau: 1. Mở tập tin đích QA.pptx. 2. Vào ngăn Review, nhóm Compare và chọn lệnh Compare 116. Lệnh Compare 3. Trong hộp thoại Choose File to Merge with Current Presentation Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin PowerPoint chúng tôi Chọn tập tin và nhấn nút Merge 117. Chọn tập tin cần Merge 4. Trong cửa sổ tập tin QA.pptx
  60. 90. Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình Trang79 Chương 3 Xây dựng nội dung bài thuyết trình Nội dung 1. Tạo bài thuyết trình mới 2. Tạo slide tựa đề 3. Tạo slide chứa văn bản 4. Tạo slide có hai cột nội dung 5. Chèn hình vào slide 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide 7. Chụp hình màn hình đưa vào slide 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide 9. Chèn SmartArt vào slide 10. Nhúng âm thanh vào slide 11. Nhúng đoạn phim vào slide 12. Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide 13. Chèn bảng biểu vào slide 14. Chèn biểu đồ vào slide 15. Hỏi đáp

【#7】Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2010

Published on

  1. 1. Excel 20101Những điểm mới trong Microsoft Excel 20101. Chức năng Backstage ViewGiao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong góiOffice 2010.Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợsử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn.
  2. 2. Excel 20102Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép aisửa tài liệu, kích cỡ file…Thêm tính năng Sparkline
  3. 3. Excel 20103Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xuhướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới -Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) haymột dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanhnhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.Sparkline là cách hữu ích để thêm một y u t tr c quan nhanh và g n.Tính năng SlicersSlicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giảithích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cáinhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu.
  4. 7. Excel 20107Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phépchúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa h c và bắt mắt. Đặc biệtnhất là tính t động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng l c dữliệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứngthú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.PivotTables và PivotChartsGi ng như PivotTables, PivotCharts cũng được th c hiện một cách dễ dàng tronggiao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc l c được cung cấp choPivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và cácmenu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạncũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phầnkhác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể th c hiện cho các biểu đồ thôngthường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng đượcduy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theocách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.Share Workbook
  5. 8. Excel 20108Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụquản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nângcao năng suất làm việc nhóm.
  6. 9. Excel 20101Chương 1: Làm Quen Với Microsoft ExcelGiới thiệu ExcelExcel là gì:Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyrchương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễdàng hơn trong việc thực hiện:Tính toán đại số, phân tích dữ liệuLập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sáchTruy cập các nguồn dữ liệu khác nhauVẽ đồ thị và các sơ đồTự động hóa các công việc bằng các macroVà nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bàitoán khác nhau.Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc(tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiềusheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên
  7. 10. Excel 20102quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheethay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó cònđược gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thànhcác cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứađược 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536dòng).Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửasổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vàotên sheet cần đến trong thanh sheet tab.Các thành phần của WorkbookExcel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XMLgiúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạngchuẩn trước đây là “.XLS”.
  8. 12. Excel 20104Các lệnh trong thực đơn Office
  9. 13. Excel 20105Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
  10. 14. Excel 20106Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanhRibbon là gì?Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thựcđơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trênmàn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout,Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
  11. 15. Excel 20107Thanh công cụ RibbonHome: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làmviệc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóadòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, kýhiệu, …Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,phân tích dữ liệu,…Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô,các thiết lập bảo vệ bảng tính.View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chiamàn hình, …Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên,những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút OfficeExcel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện íchbổ sung, các hàm bổ sung,…Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị,hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một
  12. 16. Excel 20108thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụngcho đối tượng mà bạn chọn.Thực đơn ngữ cảnh
  13. 17. Excel 20101Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổMở ExcelThao tác:B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bêntráiB2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phảichọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel2010 thì dừng lại.B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel.Phóng to, thu nhỏ cửa sổ ExcelCác nút điều khiển cửa sổ Excel
  14. 20. Excel 20104Sao chép và di chuyển vùngSao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảngtính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưngdữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạnphải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắthay dùng chuột để thực hiện:Dùng Ribbon: Chọn vùng Home nhóm Clipboard nhấn núthay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home nhóm Clipboard nhấnnút (Paste). Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh nhấp phảichuột.Chuột: Chọn vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép(không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cầnsao chép hay di chuyển đến và thả chuột.Dán đặc biệt (Paste Special)Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từbộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sửdụng Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đếnvà nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một sốlựa chọn như bảng sau:
  15. 21. Excel 20105Giải thích hộp thoại Paste SpecialHạng mục Mô tảAll Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồnFormulas Dán giá trị và công thức, không định dạngValues Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạngFormats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thứcComments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí vàcông thứcValidation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đíchAll using sourcethemeDán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn
  16. 22. Excel 20106All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viềnColumn widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cộtFormulas andnumber formatsDán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các consố, các định dạng khác bị loại bỏ.Values and numberformatsDán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốccủa các con số.None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vàoAdd Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ởvùng đíchSubtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứngcủa vùng nguồn.Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tươngứng của vùng nguồn.Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tươngứng của vùng nguồnSkip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ởvùng đíchTranspose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lạiPaste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn
  17. 23. Excel 20107Đặt tên vùngViệc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như:vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉđơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển haychọn các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to -F5)…. Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tênphải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là số, tên không được đặt giống các địachỉ tham chiếu. Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên chọn nhómFormulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra.Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần,xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặcđặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create fromSelection hoặc dùng thực đơn ngữ cảnh.
  18. 24. Excel 20108Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas DefinedNames Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnhthông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,…
  19. 25. Excel 20101Thêm chú thích cho ôThêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đangchứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm ReviewComments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn cóthể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment.Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào ReviewComments Next hay Previous.Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn).Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích ReviewComments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuộtvà chọn Edit Comment từ thực đơn ngữ cảnh.Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích Review CommentsDelete. Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.
  20. 26. Excel 20102Minh họa cho hiện các chú thíchChèn, xóa ô, dòng và cộtChúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trongworksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, tacó thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đicác ô, các dòng và cột.Chèn ô trốngB1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô khôngliên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells… B3. Chọn lựachọn phù hợp trong hộp thoại InsertChèn dòngB1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn sốdòng tương ứng phía trên các dòng này.
  21. 27. Excel 20103B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet RowsMinh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọnChèn cộtB1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cộttương ứng phía bên trái các cột này.B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet ColumnsXóa các ô, dòng và cộtB1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóaB2. Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)
  22. 28. Excel 20104Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòngTrong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tựcó thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộnglà 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây làđơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định củadòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòngcột:B1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộngB2. Chọn Home Cells Format Chọn lệnh phù hợpRow Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòngAutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng chophù hợp với nội dung.Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cộtAutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột chophù hợp với nội dung.
  23. 29. Excel 20105Default Width… chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định choworksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột chocả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbooktrước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhưtrên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cộtnào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéochuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự,muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng choxuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiềucao dòng.Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cảworkbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh.
  24. 30. Excel 20106Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùngchuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phíabên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tănghoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòngnào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéochuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)Nối nhiều ô thành một ôKhi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hếtdữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ônày được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.B1. Chọn các ô cần nối lại.B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center. Để canh chỉnh dữliệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment.
  25. 31. Excel 20107Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ôSau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùngbên trái.B1. Chọn ô đang bị nối.B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc UnmergeCells đều được.
  26. 32. Excel 20101Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắtBạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang,sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến cácnơi bất kỳ trong bảng tính.Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngangThanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scrollbars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tínhđang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dướibảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảngtính.Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tênlên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống.Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Cóhình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.Thanh cuốn ngang
  27. 34. Excel 20103→ hoặc Tab Sang ô bên phải← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái↑ Lên dòng↓ Xuống dòngHome Đến ô ở cột A của dòng hiện hànhCtrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheetCtrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheetAlt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hìnhAlt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hìnhPage Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hìnhPage Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hìnhF5 Mở hộp thoại Go ToEnd + → hoặc Ctrl +→Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trốngEnd + ← hoặc Ctrl +←Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trốngEnd + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trốngEnd + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô
  28. 35. Excel 20104Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính1.5 Thao tác với workbookTạo mới workbookChọn nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấpnhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựngsẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọnBlank workbook và nhấp nút Create.trốngCtrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hànhCtrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành
  29. 36. Excel 20105Mở workbook có sẵn trên đĩaMột tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:1. Chọn nút Office chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents,có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sáchnày (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office Excel Options Advancephần Display Show this number of Recent Documents ).2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tậptin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.
  30. 37. Excel 201063. Chọn nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoạiOpen, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tậptin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Opentrong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Khônglưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mởra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Openand Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).Lưu workbookMột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnhlưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiềuthời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làmviệc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover,Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phútlưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office Excel
  31. 41. Excel 201010Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
  32. 43. Excel 20102Minh họa chèn sheet mớiĐổi tên worksheetNhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tênmới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùngkhoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / ? *Xóa worksheetMuốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:1. Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells DeleteDelete sheet2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.
  33. 44. Excel 20103Sắp xếp thứ tự các worksheetCó nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thảchuột.2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắpxếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lêntên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấnOK.Sao chép worksheetNhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trongvùng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy nhấn nút OK.Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tênsheet cần sao chép giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tabthả trái chuột.
  34. 46. Excel 20105Ẩn/ Hiện worksheetKhi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩnnó đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheetkhông bị ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần vàchọn Hide thế là sheet đã được ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấpphải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đó chọn tên sheet cần chohiện và nhấn nút OK.1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tácTrong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏcác cửa sổ để có được góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng mộtworksheet dưới nhiều góc độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiềuTab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khicuốn các thanh cuốn,…Sử dụng thanh ZoomExcel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việccủa bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp
  35. 47. Excel 20106thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nútdấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ.Thanh ZoomXem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổTính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay cácworksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhânbản để xem sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin. Chọn nhóm ViewWindow New WindowĐể so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm ViewWindow View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốnthanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cuốn theo. Để tắt tính năng cuốnđồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu nóđang bật).
  36. 48. Excel 20107Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đềTính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tínhtoán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ôhiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View WindowSplit. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấpchuột 2 lần lên đường chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọcvà ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng (công cụchia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửasổ làm việc của bảng tính.Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngangNgoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đótrên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định nàyrất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hìnhxuống phía dưới để nhập liệu. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cốđịnh, sau đó chọn View Window Freeze Panes chọn kiểu cố địnhphù hợp. Nếu chọn:Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hànhFreeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách
  37. 49. Excel 20108Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sáchMinh họa cố định các tiêu đềĐể bỏ cố định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze PanesSử dụng Watch WindowTính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sátô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổWatch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing WatchWindow, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồWatch Window.Cửa sổ Watch Window
  38. 50. Excel 20101Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong ExcelNhập liệu, hiệu chỉnhCác ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thứctoán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … cácđối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.Nhập liệuNhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng nămB1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệuB2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cầnB3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiệnhành chuyển qua phải) để kết thúc.Lưu ý:Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủbạn bản tăng thêm chiều rộng cột.
  39. 52. Excel 20103Ví dụ nhập các loại dữ liệuNhập các ký tự đặc biệtB1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô.B2. Chọn Insert nhóm Text chọn SymbolB3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font.B4. Nhấn nút Insert để chèn.
  40. 54. Excel 20105Nhập đè lên ô có sẵn nội dungMuốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vàonội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhậpđè.Hiệu chỉnh nội dung các ôMuốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũitên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóamột số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới.2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự nhưtrên3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula)Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệuSử dụng chức năng AutoFillSử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFillcó sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.Danh saùch một số AutoFill coù saünCác giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng1, 2, 3 4, 5, 69:00 10:00, 11:00, 12:00
  41. 55. Excel 20106Mon Tue, Wed, ThuMonday Tuesday, Wednesday, ThursdayJan Feb, Mar, AprJan, Apr Jul, Oct, JanJan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-0015-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct1999, 2000 2001, 2002, 20031-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,…Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,…Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, Onbackorder,…Text1, textA text2, textA, text3, textA,…1st Period 2nd Period, 3rd Period,…Product 1 Product 2, Product 3,…Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1
  42. 56. Excel 20107B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fillhandle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen.B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành chocác ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau:1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fillhandle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu haybiểu thức sẽ được sao chép.2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệuđến, sau đó vào Home nhóm Editing Fill chọn hướng phù hợp(Down, Right, Up, Left).Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Populartrong phần trong phần Top options for working with Excel chọn Edit
  43. 57. Excel 20108Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danhsách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vàoCustom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sáchtự tạo của bạn.Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete.Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô Listentries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.Sử dụng chức năng Automatic CompletionChức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ởcác ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khóchịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options chọn Tab Advancetại Editing options Enable AutoComplete for cell values.
  44. 58. Excel 20109Sử dụng chức năng AutoCorrectAutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh,ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại.Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sáchcủa AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau:B1. Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect OptionsB2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới cótác dụngB3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký)B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký)
  45. 59. Excel 201010B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sáchÐể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mớivào hai hộp Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từtrong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấn nút chúng tôi họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn
  46. 61. Excel 20102Giải thích hộp thoại Format CellsĐịnh dạng Mô tảTab NumberCategory Danh sách các loại định dạng số, giá trịSample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo cácđịnh dạng bạn chọnDecimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho
  47. 62. Excel 20103dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, vàScientific.Use 1000 Separator(,)Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn,triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng NumberNegative numbers Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng chodạng Number và Currency.Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currencyvà AccountingType Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng chocác dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉáp dụng cho các dạng Date, Time, và chúng tôi AlignmentText alignmentHorizontalCó các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theochiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lềphải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canhgiữa.Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiềudọc. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.Orientation Chọn các hướng của văn bản trong các ô.
  48. 65. Excel 20106Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu vàkiểu mẫu tại SampleTab ProtectionLocked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tácdụng khi sheet được bảo vệHidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảovệ (xem phần sau)General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi sốdài hơn 12 số thì định dạngGeneral chuyển sang dạng ScientificNumber Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phâncách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân,đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta cóthể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số saudấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặtký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác chúng tôi Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theochọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type códấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).
  49. 67. Excel 20108
  50. 69. Excel 20102Định dạng khung (border)Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằngnét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format CellsB3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại ColorB4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại PresetB5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại PresetB6. Nhấn OK hoàn tất
  51. 70. Excel 20103Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect)B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format CellsB3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects…B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2(Blue)B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
  52. 71. Excel 20104Tự động định dạng có điều kiện.Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu vàsử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào ConditionalFormatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấypview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạngcủa nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giátrị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sựphức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
  53. 72. Excel 20105
  54. 73. Excel 20101Bảng và định dạng bảng (table)Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm cácbiểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóađịnh dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết.Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảngB1. Chọn danh B2:E18B2. Chọn Home nhóm Styles chọn Format As TableB3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong cácbiểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho biểumẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu.Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phầnCustom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.
  55. 74. Excel 20102Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanhRibbonXóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sáchĐể xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại TabDesign vào nhóm Table Styles chọn More ( ) chọn Clear. Đến lúc này vùngchọn vẫn còn là
  56. 75. Excel 20103bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design,tại nhóm Tools chọn Convert to Range.Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽchuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiềumàu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng tacòn có thể hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout ThemesChọn một biểu mẫu từ danh sách.Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lạikiểu Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes chọnColors chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themeschọn Fonts chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khitạo.Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổiđịnh dạng và không bị thay đổi nội dung.
  57. 76. Excel 201042.3 Tìm và thay thế dữ liệuĐể tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:* Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home* Chọn Find hoặc Replace
  58. 77. Excel 20105* Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What(nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What vàtừ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).* Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn
  59. 78. Excel 201062.4 Sắp xếp và lọc dữ liệuSort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệutrong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.Sắp xếpĐể thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:* Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp* Kích nút Sort & Filter trên tab Home* Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)Tùy chỉnh sắp xếpĐể sắp xếp nhiều hơn một cột:* Kích nút Sort & Filter trên tab Home* Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên* Kích Add Level* Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp* Kích OK
  60. 79. Excel 20107Lọc dữ liệuBộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Đểsử dụng bộ lọc:* Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc* Trên tab Home, kích Sort & Filter* Kích nút Filter* Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên* Kích Text Filter* Kích Words bạn muốn lọcNhấn chuột vào đây đểxem ảnh gốc
  61. 80. Excel 20108* Để không áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter* Kích Clear
  62. 81. Excel 20101Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các HàmGiới thiệu công thức và hàmGiới thiệu công thức (Formula)Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thìbảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức đểtính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thứcnày sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốncông sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì?Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sựkết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.Ví dụ:
  63. 85. Excel 20105 Hàm ngoại: Call, Registed.ID,… Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,… Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,… Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,…. Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,… Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,… Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,… Hàm luận lý: If, And, Or,… Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,… Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,… Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,… Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ởcác phần sau.Nhập công thức và hàmNhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉviệc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ thamchiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức.Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các consố, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.Ví dụ:
  64. 86. Excel 20106Minh họa dùng tham chiếu trong hàmTrong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suấtchiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãisuất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kếtquả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức.Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lạicách đặt tên vùng ở bài số 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm nhưsau:B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV(B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện raB3. Chọn LaiSuat và nhấn OKB4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3B5. Chọn DongTien và nhấn OKB6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu +B7. Nhấp chuột vào ô B2B8. Nhấn phím Enter
  65. 88. Excel 20108Hộp thoại Insert FunctionTham chiếu trong công thứcCác tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữacác công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau: Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khichúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tươngứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4 Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổikhi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4 Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Vídụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng.Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.
  66. 90. Excel 201010 Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ:=A2*Sheet2!A2=A2*’Thong so’!B4Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ‘ Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạngSheet3!A4=A2*'Sheet3′!A4Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở=A2*’DataServerExcel[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạngCác lỗi thông dụng (Formulas errors)Các lỗi thông dụngLỗi Giải thích#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự
  67. 91. Excel 201011tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này khôngcó phần chung nên phần giao rỗng#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúngphải là số dương#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
  68. 92. Excel 20101Các hàm trong excela. Nhóm hàm về thống kêAVEDEV (number1, number2, …) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các điểm dữliệu theo trung bình của chúng. Thường dùng làm thước đo về sự biến đổi của tậpsố liệuAVERAGE (number1, number2, …) : Tính trung bình cộngAVERAGEA (number1, number2, …) : Tính trung bình cộng của các giá trị, bao gồmcả những giá trị logicAVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảngtheo một điều kiệnAVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, …) : Tính trung bình cộng của các giá trịtrong một mảng theo nhiều điều kiệnCOUNT (value1, value2, …) : Đếm số ô trong danh sáchCOUNTA (value1, value2, …) : Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong danhsách
  69. 93. Excel 20102COUNTBLANK (range) : Đếm các ô rỗng trong một vùngCOUNTIF (range, criteria) : Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bên trong mộtdãyCOUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, …) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiệncho trướcDEVSQ (number1, number2, …) : Tính bình phương độ lệch các điểm dữ liệu từtrung bình mẫu của chúng, rồi cộng các bình phương đó lại.FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có bao nhiêu giá trị thường xuyênxuất hiện bên trong một dãy giá trị, rồi trả về một mảng đứng các số. Luôn sửdụng hàm này ở dạng công thức mảngGEOMEAN (number1, number2, …) : Trả về trung bình nhân của một dãy các sốdương. Thường dùng để tính mức tăng trưởng trung bình, trong đó lãi kép có cáclãi biến đổi được cho trước…HARMEAN (number1, number2, …) : Trả về trung bình điều hòa (nghịch đảo củatrung bình cộng) của các sốKURT (number1, number2, …) : Tính độ nhọn của tập số liệu, biểu thị mức nhọnhay mức phẳng tương đối của một phân bố so với phân bố chuẩnLARGE (array, k) : Trả về giá trị lớn nhất thứ k trong một tập số liệuMAX (number1, number2, …) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trịMAXA (number1, number2, …) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị, baogồm cả các giá trị logic và textMEDIAN (number1, number2, …) : Tính trung bình vị của các số.
  70. 94. Excel 20103MIN (number1, number2, …) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trịMINA (number1, number2, …) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị, baogồm cả các giá trị logic và textMODE (number1, number2, …) : Trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong mộtmảng giá trịPERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong một mảng dữ liệuPERCENTRANK (array, x, significance) : Trả về thứ hạng (vị trí tương đối) của mộttrị trong một mảng dữ liệu, là số phần trăm của mảng dữ liệu đóPERMUT (number, number_chosen) : Trả về hoán vị của các đối tượng.QUARTILE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu. Thường đượcdùng trong khảo sát dữ liệu để chia các tập hợp thành nhiều nhóm…RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các sốSKEW (number1, number2, …) : Trả về độ lệch của phân phối, mô tả độ không đốixứng của phân phối quanh trị trung bình của nóSMALL (array, k) : Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập sốSTDEV (number1, number2, …) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫuSTDEVA (value1, value2, …) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu, bao gồmcả những giá trị logicSTDEVP (number1, number2, …) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợpSTDEVPA (value1, value2, …) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể cảchữ và các giá trị logicVAR (number1, number2, …) : Trả về phương sai dựa trên mẫu
  71. 95. Excel 20104VARA (value1, value2, …) : Trả về phương sai dựa trên mẫu, bao gồm cả các trịlogic và textVARP (number1, number2, …) : Trả về phương sai dựa trên toàn thể tập hợpVARPA (value1, value2, …) : Trả về phương sai dựa trên toàn thể tập hợp, baogồm cả các trị logic và text.TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần trong của một tập dữ liệu,bằng cách loại tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu ở đầu và ở cuối tập dữ liệu.b. Nhóm hàm về phân phối xác suấtBETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xácsuất tích lũy beta.BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độphân phối xác suất tích lũy beta.BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative) : Trả về xác suất củanhững lần thử thành công của phân phối nhị phân.CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared.CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả về nghịch đảo của xác xuất một phíacủa phân phối chi-squared.CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả về giá trị của xác xuất từ phân phốichi-squared và số bậc tự do tương ứng.CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho một kz vọng l{thuyết
  72. 96. Excel 20105CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả về giá trị nhỏ nhất sao cho phân phốinhị thức tích lũy lớn hơn hay bằng giá trị tiêu chuẩn. Thường dùng để bảo đảmcác ứng dụng đạt chất lượng…EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ. Thường dùng để môphỏng thời gian giữa các biến cố…FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F.Thường dùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác nhau hay không…FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo củaphân phối xác suất F. Thường dùng để so sánh độ biến thiên trong hai tập số liệuFTEST (array1, array2) : Trả về kết quả của một phép thử F. Thường dùng để xácđịnh xem hai mẫu có các phương sai khác nhau hay không…FISHER (x) : Trả về phép biến đổi Fisher tại x. Thường dùng để kiểm tra giả thuyếtdựa trên hệ số tương quan…FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher. Thường dùng để phân tíchmối tương quan giữa các mảng số liệu…GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối tích lũy gamma. Cóthể dùng để nghiên cứu có phân bố lệchGAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũygamma.GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên của hàm gammaHYPGEOMDIST (number1, number2, …) : Trả về phân phối siêu bội (xác suất củamột số lần thành công nào đó…)
  73. 97. Excel 20106LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo của hàm phân phốitích lũy lognormal của x (LOGNORMDIST)LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả về phân phối tích lũy lognormal củax, trong đó logarit tự nhiên của x thường được phân phối với các tham số meanvà standard_dev.NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả về phân phối nhị thứcâm (trả về xác suất mà sẽ có number_f lần thất bại trước khi có number_s lầnthành công, khi xác suất không đổi của một lần thành công là probability_s)NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả về phân phối chuẩn (normaldistribution). Thường được sử dụng trong việc thống kê, gồm cả việc kiểm tra giảthuyếtNORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũychuẩnNORMSDIST (z) : Trả về hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normalcumulative distribution function), là phân phối có trị trung bình cộng là zero (0) vàđộ lệch chuẩn là 1NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy chuẩn tắcPOISSON (x, mean, cumulative) : Trả về phân phối poisson. Thường dùng để ướctính số lượng biến cố sẽ xảy ra trong một khoảng thời gian nhất địnhPROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất của các trịtrong dãy nằm giữa hai giới hạnSTANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả về trị chuẩn hóa từ phân phối biểuthị bởi mean và standard_dev
  74. 98. Excel 20107TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả về xác suất của phân phối Student (phânphối t), trong đó x là giá trị tính từ t và được dùng để tính xác suất.TINV (probability, degrees_freedom) : Trả về giá trị t của phân phối Student.TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student.WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối Weibull. Thường sử dụngtrong phân tích độ tin cậy, như tính tuổi thọ trung bình của một thiết bị.ZTEST (array, x, sigma) : Trả về xác suất một phía của phép thử z.c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tínhCORREL (array1, array2) : Tính hệ số tương quan giữa hai mảng để xác định mốiquan hệ của hai đặc tínhCOVAR (array1, array2) : Tính tích số các độ lệch của mỗi cặp điểm dữ liệu, rồi tínhtrung bình các tích số đóFORECAST (x, known_ys, known_xs) : Tính toán hay dự đoán một giá trị tương laibằng cách sử dụng các giá trị hiện có, bằng phương pháp hồi quy tuyến tínhGROWTH (known_ys, known_xs, new_xs, const) : Tính toán sự tăng trưởng dựkiến theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các dữ kiện hiện có.INTERCEPT (known_ys, known_xs) : Tìm điểm giao nhau của một đường thẳngvới trục y bằng cách sử dụng các trị x và y cho trướcLINEST (known_ys, known_xs, const, stats) : Tính thống kê cho một đường bằngcách dùng phương pháp bình phương tối thiểu (least squares) để tính đườngthẳng thích hợp nhất với dữ liệu, rồi trả về mảng mô tả đường thẳng đó. Luôndùng hàm này ở dạng công thức mảng.
  75. 99. Excel 20108LOGEST (known_ys, known_xs, const, stats) : Dùng trong phân tích hồi quy. Hàmsẽ tính đường cong hàm mũ phù hợp với dữ liệu được cung cấp, rồi trả về mảnggía trị mô tả đường cong đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảngPEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tương quan momen tích pearson (r), mộtchỉ mục không thứ nguyên, trong khoảng từ -1 đến 1, phản ánh sự mở rộng quanhệ tuyến tính giữa hai tập số liệuRSQ (known_ys, known_xs) : Tính bình phương hệ số tương quan momen tíchPearson (r), thông qua các điểm dữ liệu trong known_ys và known_xsSLOPE (known_ys, known_xs) : Tính hệ số góc của đường hồi quy tuyến tínhthông qua các điềm dữ liệuSTEYX (known_ys, known_xs) : Trả về sai số chuẩn của trị dự đoán y đối với mỗitrị x trong hồi quy.TREND (known_ys, known_xs, new_xs, const) : Trả về các trị theo xu thế tuyếntính
  76. 100. Excel 20101Các hàm trong exceld. Các hàm tài chính – financian functionsACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis,calc_method) : Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán trả lãi theo định kzACCRINTM (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy đối với chứngkhoán trả lãi theo kz hạnAMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) :Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài sản(sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp)AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tínhkhấu hao trong mỗi tài khóa kế toán (sử dụng trong các hệ thống kế toán theokiểu Pháp)COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu kzlãi tới ngày kết toán
  77. 101. Excel 20102COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày trong kz lãi baogồm cả ngày kết toánCOUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày kếttoán tới ngày tính lãi kế tiếpCOUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiệnngày tính lãi kế tiếp kể từ sau ngày kết toánCOUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trảtrong khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạnCOUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiệnngày thanh toán lãi lần trước, trước ngày kết toánCUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũyphải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_periodCUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả về tiền vốn tíchlũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period vàend_periodDB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụngphương pháp số dư giảm dần theo một mức cố định (fixed-declining balancemethod) trong một khoảng thời gian xác định.DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụngphương pháp số dư giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảmdần theo một tỷ lệ nào đó, trong một khoảng thời gian xác định.DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu của mộtchứng khoán
  78. 102. Excel 20103DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng phân số sanggiá dollar ở dạng thập phânDOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng thập phân sốsang giá dollar ở dạng phân sốDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạnhiệu lực Macauley dựa trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực là trung bìnhtrọng giá trị hiện tại của dòng luân chuyển tiền mặt và được dùng làm thước đovề sự phản hồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phiếu)EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế hằng năm, biết trước lãi suấtdanh nghĩa hằng năm và tổng số kz thanh toán lãi kép mỗi nămFV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kz hạn của sự đầu tư dựa trên việc chitrả cố định theo kz và lãi suất cố địnhFVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kz hạn của một vốn ban đầu saukhi áp dụng một chuỗi các lãi suất kép (tính giá trị kz hạn cho một đầu tư có lãisuất thay đổi)INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất chomột chứng khoán đầu tư toàn bộIPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả về khoản thanh toán lãi cho một đầu tưdựa trên việc chi trả cố định theo kz và dựa trên lãi suất không đổiIRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một chuỗi các lưu động tiền mặtđược thể hiện bởi các trị sốISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi đã trả tại một kz nào đó đối với mộtkhoản vay có lãi suất không đổi, sau khi đã trừ số tiền gốc phải trả cho kz đó.

【#8】Sách Hướng Dẫn Sử Dụng Powerpoint 2010

Published on

Tâm Việt giới thiệu bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng các chức năng trong Powerpoint 2010

  1. 1. Upload by http://diendanbaclieu.netTự học MicrosoftPowerPoint 2010 Nội dung đầy đủ Trình bày trực quan Hướng dẫn từng bước Vừa học vừa làm
  2. 2. cl c in i uChương 1 Giới thiệu PowerPoint 2010 ………………………………………………………. 1 c đi m mới trong PowerPoint 2010 ………………………………………………………………………. 2 Ribbon mới ………………………………………………………………………………………………………….. 2 Ngăn File thay cho nút Office ………………………………………………………………………………….. 3 Hỗ trợ làm việc cộng tác…………………………………………………………………………………………. 3 Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình …………………………………………………….. 4 Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình ……………………………………………………….. 5 Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình ………………………………. 5 Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi ………………………………………………………………… 6 Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình ……………………………………………….. 6 Tích hợp sẵn tính năng chuy n sang định dạng PDF/XPS …………………………………………….. 9 Chụp ảnh màn hình ……………………………………………………………………………………………… 10 Thêm nhiều hiệu ứng độc đ o cho hình ảnh ……………………………………………………………… 10 Xóa các phần không cần thiết trong hình …………………………………………………………………. 10 Hỗ trợ tùy biến Ribbon …………………………………………………………………………………………. 11 Nâng cấp SmartArt ………………………………………………………………………………………………. 12 Nhiều hiệu ứng chuy n slide mới …………………………………………………………………………… 12 Sao chép hiệu ứng ……………………………………………………………………………………………….. 12 Tăng tính di động cho các bài thuyết trình ……………………………………………………………….. 13 Broadcast bài thuyết trình ……………………………………………………………………………………… 13 Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser ……………………………………………………………………… 14 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 ……………………………………………………….. 15 Khởi động PowerPoint 2010………………………………………………………………………………….. 15 Thoát PowerPoint ………………………………………………………………………………………………… 15 Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s chương trình icrosoft PowerPoint ……………………… 16 Thay đ i ki u hi n thị trong c a s chương trình ………………………………………………………. 19
  3. 3. 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh………………………………………………………………………… 22 Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc ………………………………………………………………………….. 23 Thanh thước ngang v dọc ……………………………………………………………………………………. 24 c đư ng lưới …………………………………………………………………………………………………… 25 ư ng trợ giúpkhi vẽ …………………………………………………………………………………………… 26 10. Xem bài thuyết trình ở c c chế độ m u sắc khác nhau ……………………………………………… 27 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều c a s …………………………………………………… 28 Sắp xếp c c c a s …………………………………………………………………………………………….. 28 huy n đ i qua lại gi a c c c a s ……………………………………………………………………….. 29 S dụng trình trợ giúp ………………………………………………………………………………………… 29 15. Hỏi đ p ……………………………………………………………………………………………………………. 31 Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)? ……………………………………………… 31 Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới tr n Ribbon t n l “Lệnh của tui” như hình sau:……………… 34 Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuy n các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác? ……………………………………………………………………….. 37 Câu 4. Cho biết c ch thay đ i một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint? …………… 38 Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái? ……………………………….. 40Chương 2 Tạo bài thuyết trình cơ bản …………………………………………………….. 41 1. Tạo bài thuyết trình ……………………………………………………………………………………………… 42 Tạo bài thuyết trình rỗng ………………………………………………………………………………………. 42 Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn ………………………………………………………………………….. 43 Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn ……………………………………………………………………… 46 Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài …………………………………………………….. 46 Lưu b i thuyết trình …………………………………………………………………………………………….. 47 Lưu b i thuyết trình lần đầu tiên …………………………………………………………………………….. 47 Lưu b i thuyết trình các lần sau ……………………………………………………………………………… 48 Lưu b i thuyết trình ở c c định dạng khác ……………………………………………………………….. 49 Chuy n bài thuyết trình sang định dạng video ………………………………………………………….. 52 huy n PowerPoint sang định dạng P F v XPS ……………………………………………………… 54 Tùy chọn lưu tr ………………………………………………………………………………………………….. 56
  4. 4. 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã ………………………………………………………………………. 58 Thiết lập mật mã bảo vệ ……………………………………………………………………………………….. 58 Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình ………………………………………………………………………… 61 Tăng cư ng độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings…………………….. 62 5. Các thao tác với slide …………………………………………………………………………………………… 63 Chèn slide mới ……………………………………………………………………………………………………. 64 Sao chép slide …………………………………………………………………………………………………….. 65 Thay đ i layout cho slide………………………………………………………………………………………. 66 Thay đ i vị trí các slide ………………………………………………………………………………………… 66 Xóa slide ……………………………………………………………………………………………………………. 67 Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định ………………………………………………………………. 68 Nhóm các slide vào các section ……………………………………………………………………………… 68 ặt tên cho section ………………………………………………………………………………………………. 69 Xóa section ………………………………………………………………………………………………………… 69 6. Mở v đ ng b i thuyết trình ………………………………………………………………………………….. 70 Mở lại bài thuyết trình đang lưu tr n đĩa ………………………………………………………………….. 70 ng b i thuyết trình……………………………………………………………………………………………. 72 7. Hỏi đ p ……………………………………………………………………………………………………………… 73 Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tập tin Outline? ……………………………………………………. 73 Câu 2. Cho biết cách sao chép slide gi a các bài thuyết trình? …………………………………….. 75Chương 3 Xây dựng nội dung bài thuyết trình …………………………………………. 79 1. Tạo bài thuyết trình mới ……………………………………………………………………………………….. 80 2. Tạo slide tựa đề…………………………………………………………………………………………………… 82 3. Tạo slide chứa văn bản …………………………………………………………………………………………. 84 4. Tạo slide có hai cột nội dung …………………………………………………………………………………. 85 5. Chèn hình vào slide ……………………………………………………………………………………………… 88 6. Chèn hình từ Clip Art vào slide ……………………………………………………………………………… 90 7. Chụp hình m n hình đưa v o slide …………………………………………………………………………. 92 8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide …………………………………………………….. 94 9. Chèn SmartArt vào slide ………………………………………………………………………………………. 95
  5. 5. 10. Nhúng âm thanh vào slide …………………………………………………………………………………. 101 Nhúng đoạn phim vào slide ……………………………………………………………………………….. 103 hèn đoạn phim trực tuyến vào slide …………………………………………………………………… 106 13. Chèn bảng bi u vào slide…………………………………………………………………………………… 108 14. Chèn bi u đồ vào slide ……………………………………………………………………………………… 111 15. Hỏi đ p ………………………………………………………………………………………………………….. 116 Câu 1. Trình bày cách chèn một bảng bi u từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết?………. 116 Câu 2. Cho biết cách tạo nhanh một Photo Album từ bộ sưu tập hình bằng chương trình PowerPoint 0 0? ………………………………………………………………….. 118 Câu 3. Thiết lập thuộc tính mặc định về đư ng kẽ (outline) và màu nền (fill) của shape tr n slide như thế nào? ………………………………………………………………… 120 Câu 4. Tạo các công thức trong PowerPoint như thế nào?…………………………………………. 122Chương 4 Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình ……………………………………… 126 1. S dụng các mẫu định dạng…………………………………………………………………………………. 127 Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình …………………………………………………………….. 127 Tùy biến Theme ………………………………………………………………………………………………… 129 2. S dụng hình và màu làm nền cho slide ………………………………………………………………… 132 ùng hình l m nền cho slide ……………………………………………………………………………….. 133 ùng m u l m nền cho slide………………………………………………………………………………… 135 Tô nền slide ki u Gradient …………………………………………………………………………………… 136 X a hình nền v m u nền đã p dụng cho slide ……………………………………………………….. 137 3. Làm việc với Slide Master ………………………………………………………………………………….. 138 Sắp xếp v định dạng placeholder trên các slide master ……………………………………………. 139 Thêm và xóa placeholder …………………………………………………………………………………….. 140 Chèn và xóa slide layout ……………………………………………………………………………………… 141 Chèn và xóa slide master …………………………………………………………………………………….. 143 Áp dụng theme và nền cho slide master …………………………………………………………………. 144 Thiết lập kích thước và chiều hướng của slide ………………………………………………………… 145 ng c a s slide master trở về chế độ soạn thảo ……………………………………………………. 146 ịnh dạng văn bản …………………………………………………………………………………………….. 147 Sao chép định dạng ……………………………………………………………………………………………. 148
  6. 6. 5 ịnh dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video …………………………………………………. 150 Xoay ……………………………………………………………………………………………………………….. 150 Cắt tỉa ……………………………………………………………………………………………………………… 152 Di chuy n …………………………………………………………………………………………………………. 154 Thay đ i kích thước …………………………………………………………………………………………… 155 Th m chú thích cho c c đối tượng trên slide …………………………………………………………… 156 Hiệu chỉnh hình ảnh …………………………………………………………………………………………… 157 Thay đ i ki u định dạng đư ng kẽ và màu nền của Shape ………………………………………… 162 Thay đ i ki u WordArt ………………………………………………………………………………………. 165 Áp dụng ki u định dạng và hiệu ứng cho SmartArt………………………………………………….. 166 Cắt và nén media ……………………………………………………………………………………………….. 168 ịnh dạng bảng bi u ………………………………………………………………………………………….. 171 Thay đ i ki u định dạng của bảng ………………………………………………………………………… 171 Thêm hoặc xóa dòng, cột của bảng ……………………………………………………………………….. 172 ịnh dạng đồ thị ……………………………………………………………………………………………….. 173 Cập nhật thông tin cho đồ thị ……………………………………………………………………………….. 173 Tùy biến định dạng đồ thị ……………………………………………………………………………………. 174 8. Tồ chức c c slide trong b i thuyết trình …………………………………………………………………. 176 9. Hỏi đ p ……………………………………………………………………………………………………………. 178 Câu 1. Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác nhau trong một bài thuyết trình? ……….. 178 Câu 2. Cho biết cách sao chép nhanh tất cả các hình có trong bài thuyết trình………………. 180 âu Hướng dẫn cách tạo watermarke cho các slide? …………………………………………….. 183 Câu 4. Xin cho biết cách tạo một mẫu template?……………………………………………………… 188Chương 5 àm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh ……………………………………… 193 1. Hiệu ứng cho văn bản ………………………………………………………………………………………… 195 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn bản………………………………………………………….. 198 2. Sao chép hiệu ứng ……………………………………………………………………………………………… 202 3. Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho …………………………………………………………………… 203 4. Hiệu ứng cho hình ảnh, shape ……………………………………………………………………………… 204 Áp dụng hiệu ứng ………………………………………………………………………………………………. 204 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh ………………………………………………………… 205
  7. 8. Câu 4. Muốn chèn Logo công ty vào tất cả các Slide trong một bài báo cáo có rất nhiều slide thì phải làm sao?………………………………………………………………. 246 Câu 5. Có cách nào cho một bản nhạc phát từ đầu đến cuối bài thuyết trình hay không? … 247Chương 6 Chuẩn bị thuyết trình ……………………………………………………………. 248 1. Tạo ti u đề đầu và chân trang ………………………………………………………………………………. 249 Tùy chỉnh Header & Footer trong Slide Master ………………………………………………………. 252 2. Ghi chú và nhận xét cho các slide…………………………………………………………………………. 253 Ghi chú cho slide ……………………………………………………………………………………………….. 253 Làm việc với Comment ………………………………………………………………………………………. 255 3. Chuy n định dạng của bài thuyết trình ………………………………………………………………….. 258 Lưu b i thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở về trước …………………………….. 258 Chuy n bài thuyết trình sang PDF/XPS …………………………………………………………………. 258 Chuy n bài thuyết trình sang video ……………………………………………………………………….. 259 huy n Handout sang Word ………………………………………………………………………………… 260 4. In bài thuyết trình………………………………………………………………………………………………. 261 In tài liệu dành cho diễn giả …………………………………………………………………………………. 261 In tài liệu dành cho khán giả ………………………………………………………………………………… 268 5 ng g i b i thuyết trình ra đĩa ……………………………………………………………………………. 273 6. Tùy biến nội dung cho các bu i báo cáo ………………………………………………………………… 276 n hiệnc c slide ……………………………………………………………………………………………….. 276 Tùy biến nội dung b o c o ………………………………………………………………………………….. 277 7. Thiết lập tuỳ chọn cho các ki u báo cáo ………………………………………………………………… 280 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu c ngư i thuyết trình …………………………………….. 280 Thiết lập tùy chọn cho loại b o c o tương t c ngư i xem v tự h nh ………………………….. 281 8. Ki m tra bài thuyết trình …………………………………………………………………………………….. 284 i m tra c c thông tin c nhân c trong b i thuyết trình …………………………………………… 284 i m tra tính tương thích về tính năng s dụng trong b o c o gi a c c phi n bản…………. 284 nh dấu ho n th nh v o b i b o c o ……………………………………………………………………. 286 9. Hỏi đ p ……………………………………………………………………………………………………………. 287 âu L m sao đ in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên?…………… 287 Câu 2. Làm sao loại bỏ nhanh các hiệu ứng và hoạt cảnh khi trình chiếu bài thuyết trình? 289
  8. 9. Chương 7 Trình chiếu bài thuyết trình ………………………………………………….. 290 1. Trình chiếu bài thuyết trình …………………………………………………………………………………. 291 Thiết lập c c tùy chọn cho chế độ Slide Show ………………………………………………………… 291 Trình chiếu bài thuyết trình …………………………………………………………………………………. 292 Trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng internet đến ngư i xem từ xa ………………….. 293 S dụng c c nút điều khi n trong chế độ Slide Show ……………………………………………….. 297 Di chuy n đến một slide x c định …………………………………………………………………………. 297 S dụng c c t hợp phím tắt ………………………………………………………………………………… 298 huy n đến một ustom Show…………………………………………………………………………….. 300 Tạo chú giải trong khi trình chiếu bài thuyết trình …………………………………………………… 301 c tùy chọn con trỏ…………………………………………………………………………………………… 301 S dụng con trỏ chuột Laser ………………………………………………………………………………… 301 L m n i nội dung tr n slide trình chiếu …………………………………………………………………. 302 Trình chiếu b i thuyết trình với nhiều m n hình ……………………………………………………… 304 Bật tính năng hỗ trợ nhiều m n hình ……………………………………………………………………… 304 Trình chiếu bài thuyết trình với nhiều màn hình ……………………………………………………… 305 5. Hỏi đ p ……………………………………………………………………………………………………………. 307 Câu 1. Tập tin PowerPoint Show (PPSX) có cần chương trình PowerPoint hoặc PowerPoint Viewer đ chạy hay không? Chúng ta có th hiệu chỉnh tập tin PPSX hay không? ………………………………………………………………….. 307 âu L m sao đ nhấp phải chuột thì sẽ lùi về slide trước trong chế độ Slide Show? …… 307 Câu 3. Có cách nào khoá hiệu lệnh chuột v b n phím đ điều khi n trong khi trình chiếu? ……………………………………………………………………………………………………………………….. 308 Câu 4. Có th nhập văn bản trong khi Slide Show không? ………………………………………… 309 Câu 5. Có cách nào không cho tựa đề của các slide không hi n thị nhưng vẫn có trong lệnh Go to Slide trong khi trình chiếu?……………………………………….. 312Ph l c 1. Cách tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp ……………………………….. 314 ột b i trình diễn hiệu quả …………………………………………………………………………………. 314 ế hoạch ph t tri n b i trình diễn …………………………………………………………………………. 314 Bước : X c định đối tượng kh n giả v mục ti u b i trình diễn ………………………………… 315 Bước : Lựa chọn phương ph p b o c o ………………………………………………………………… 316 Bước : Lựa chọn phương ph p truyền đạt thông tin ……………………………………………….. 316
  9. 10. Bước : họn bộ định dạng phù hợp ho n cảnh ………………………………………………………. 317 Bước 5: Ph t tri n nội dung …………………………………………………………………………………. 318 Bước : Tạo c c hình ảnh trực quan ……………………………………………………………………… 318 Bước : Th m c c hiệu ứng đa phương tiện …………………………………………………………… 319 Bước : Tạo c c bản in ph t cho kh n giả v ghi chú cho slide ………………………………….. 319 Bước : i m tra lại b i v b o c o th …………………………………………………………………. 319 Bước 0: Ph t h nh b i b o c o ……………………………………………………………………………. 320 Bước : Tiến đến th nh công v cải tiến b i b o c o ………………………………………………. 320 i cho kh n giả luôn cảm thấy thích thú ……………………………………………………………… 321 c k thuật diễn thuyết ……………………………………………………………………………………… 321 c gợi về nội dung …………………………………………………………………………………………. 321Ph l c 2. Tài nguyên Internet ………………………………………………………………. 323 Template, Themes v Background ……………………………………………………………………….. 323 dd- ns v t i liệu tham khảo ……………………………………………………………………………… 323
  10. 12. h ng Gi i thi u ower oint 010 Nội dung 1. c đi m mới trong PowerPoint 0 0 2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010 3. Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s chương trình icrosoft PowerPoint 4. Thay đ i ki u hi n thị trong c a s chương trình 5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh 6. Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc 7. Thanh thước ngang v dọc 8. c đư ng lưới 9. ư ng trợ giúpkhi vẽ 10. Xem bài thuyết trình ở c c chế độ m u sắc khác nhau 11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều c a s 12. Sắp xếp c c c a s 13. huy n đ i qua lại gi a c c c a s 14. S dụng trình trợ giúp 15. Hỏi đ p Trang 1
  11. 15. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Nhiều ng ời cùng làm vi c trên một bài thuyết trìnhNhóm các slide vào các ph n trong bài thuyết trìnhNhóm các slide trong các bài thuyết trình lớn thành các section sẽ giúp việc quản l được dễ dàngthuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều ngư i cùng tham gia biên soạn trên một bàithuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo section sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rấtnhiều. Chúng ta có th đặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các section. H nh Chia bài thuyết trình thành nhiều section Trang 4
  12. 16. h ng Gi i thi u ower oint 010Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trìnhChúng ta có th so sánh nội dung các bài thuyết trình với nhau và phối hợp chúng lại bằng cáchs dụng tính năng mới Compare trong PowerPoint 2010. Chúng ta có th quản lý và lựa chọnnh ng thay đ i hoặc hiệu chỉnh mà mình muốn đưa v o b i thuyết trình cuối cùng Tính năngCompare sẽ giúp chúng ta giảng đ ng k th i gian đồng bộ các sự hiệu chỉnh trong nhiều phiênbản của cùng một bài thuyết trình. H nh So sánh và phối hợp nội dung trong các bài thuyết trìnhHỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hìnhChức năng mới Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo các bài thuyết trình kháchoặc xem trước các hiệu ứng, c c đoạn phim hoặc âm thanh trên cùng một màn hình. H nh Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show Trang 5
  13. 17. h ng Gi i thi u ower oint 010Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơiVới tài khoản Windows Live, chúng ta có th s dụng các ứng dụng web PowerPoint, Word vàExcel miễn phí. Chúng ta có th biên soạn bài thuyết trình trực tuyến ngay trong trình duyệt web. H nh Soạn thảo bài thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint Web AppNhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trìnhTrong phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh hơn về đa phương tiện trong bài thuyết trình. Cụth , chúng ta có th nhúng, cắt xén áp dụng các hiệu ứng định dạng lên các hình ảnh v đoạnphim ngay trong bài thuyết trình.Cắt xén videoTính năng cắt xén video trong PowerPoint 2010 giúp loại bỏ các phần không cần thiết và giúpnội dung bài thuyết trình tập trung hơn Trang 6
  14. 18. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Cắt xén videoChèn video từ các nguồn trên mạngChèn video từ các nguồn trên mạng cũng l một tính năng n i bật của PowerPoint 2010. Tập tinvideo này có th do chúng ta tải lên các dịch vụ lưu tr trực tuyến hoặc bạn sưu tầm được. Cónhiều dịch vũ lưu tr , chia sẽ video trực tuyến hoàn toàn miễn phí như YouTube, Yahoo Video,Clip.vn, Google Videos,… Mội tập tin video lưu tr trên các trang này thông thư ng sẽ c đoạnmã dùng đ nhúng vào các trang web khác.Ví dụ, với trang Yahoo Video, bạn sao chép đoạn mãtrong ô mbed Sau đ , tr n giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video fromOnline Site…Tại vùng trống của c a s Insert Video From Online Video Site, bạn d n đoạn mã đã lấy đượckhi nãy vào. Xong, nhấn nsert Như vậy l đoạn video đã được chèn vào bài thuyết trình. Tuynhi n đ xem được đoạn video thì máy tính phải có kết nối Internet. Trang 7
  15. 19. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Chèn video từ các nguồn trên mạngNhúng videoNh ng đoạn phim, bài nhạc được nhúng vào sẽ trở thành một thành phần của bài thuyết trình.Chúng ta khỏi phải bận tâm tới việc sao chép các tập tin này g i kèm theo bài thuyết trình. Ngoàira, PowerPoint còn cho phép xuất bản bài thuyết trình sang định dạng video đ có th chép ra V , đính kèm theo e-mail hoặc g i lên web. H nh Nhúng video vào bài thuyết trình Trang 8
  16. 20. h ng Gi i thi u ower oint 010Chuyển bài thuyết trình sang định dạng videoTính năng chuy n định dạng bài thuyết trình sang c c định dạng video giúp việc chia sẽ được dễd ng hơn PowerPoint cho phép xuất ra định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khácnhau từ video cho các loại thiết bị di động cho đến các video c độ phân giải cao. H nh Xuất bài thuyết trình sang videoTích hợp sẵn tính năng chuy n sang ịnh dạng PDF/XPSPhiên bản Office 00 đã hỗ trợ tính năng xuất bản bài thuyết trình sang định dạng PDF/ chúng tôi nhi n tính năng đ l tùy chọn v ngư i dùng phải tải th m g i c i đặt về cài váo máy. Phiênbản Office 0 0 đã tích hợp sẵn tính năng chuy n định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS. H nh Tích hợp sẵn tính năng xuất bản bài thuyết trình sang PDF/XPS Trang 9
  17. 21. h ng Gi i thi u ower oint 010Ch p ảnh màn hình ây l một tính năng mới rất hay và thú vị, nó giúp chúng ta có th chụp được các hình ảnh hiệnc tr n m n v đưa v o b i thuyết trình rất nhanh chóng và tiện lợi. H nh Nút l nh ScreenshotThêm nhiều hiệu ứng ộc o cho hình ảnhVới phiên bản PowerPoint 2010, bạn có th áp dụng nhiều hiệu ứng m thuật khác nhau cho cáchình ảnh. H nh Các hi u ứng mỹ thuậtXóa các ph n không c n thiết trong hìnhMột tính năng mới b sung vào PowerPoint 2010 đ chính l cho phép loại bỏ nền của các hìnhngay trong chương trình. Trang 10
  18. 22. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Loại bỏ nền hìnhHỗ trợ tùy biến RibbonVới giao diện ngư i dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến thanh công cụ Ribbon dễ d ng hơnbao gi hết. H nh Tùy biến Ribbon Trang 11
  19. 23. h ng Gi i thi u ower oint 010Nâng cấp SmartArtSmartArt trong PowerPoint 2007 đã tuyệt v i thì trong phi n bản 0 0 c ng độc đa hơn vớinh m Picture c rất nhiều mẫu dựng sẵng giúp cho việc minh họa trong b i thuyết trình c ng dễd ng v trực quan hơn H nh SmartArtNhiều hiệu ứng chuy n slide mớiPowerPoint 2010 b sung thêm nhiều hiệu ứng chuy n slide mới, đặc biệt là các hiệu ứng3-D rất đẹp mắt và sinh động. H nh Hi u ứng chuyển slide 3-DSao chép hiệu ứngViệc áp dụng các hiệu ứng cho c c đối tượng trên slide trong PowerPoint 2010 sẽ nhanhhơn rất nhiều nh công cụ sao chép hiệu ứng Animation Painter. Trang 12
  20. 24. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Sao chép hi u ứng v i Animation PainterTăng tính di ộng cho các bài thuyết trìnhVới công cụ Compss Media, PowerPoint 2010 sẽ nén c c đoạn video, các âm thanhnhúng trong bài thuyết trình l m cho dung lượng bài thuyết trình được nhỏ hơn v từ đthuận tiện hơn cho việc chia sẽ và giúp cho việc trình chiếu được tốt hơn H nh Compss MediaBroadcast bài thuyết trìnhBroadcast bài thuyết trình trực tiếp đến các khán giả từ xa thông qua dịch vụ WindowsLive hoặc máy chủ SharePoint ngay trong công ty. Khán giả có th theo dõi bài thuyếttrình trực tiếp thông qua trình duyệt v nghe âm thanh thông qua điện thoại. Trang 13
  21. 25. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Broadcast bài thuyết trình và xem bài thuyết trình trên trình duy tBiến con trỏ chuột thành con trỏ laserKhi muốn nhấn mạnh nh ng nội dung đang trình b y trên slide, chúng ta có th biến contrỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách gi phím Ctrl và nhấp trái chuột trong chế độSlide Show. H nh Con trỏ Laser Trang 14
  22. 27. h ng Gi i thi u ower oint 010  Chọn Don’t Save: sẽ tho t PowerPoint m không lưu lại c c thay đ i  Chọn Cancel: đ hủy lệnh thoát PowerPoint H nh Hộp thoại nhắc nhở bạn l u các thông tin trong bài thuyết trình3. Tìm hi u c c thành ph n tr n c a s chương trình icrosoft PowerPoint iao diện của PowerPoint 0 0 không c nhiều thay đ i so với phi n bản 00 c th nh phầntr n c a s PowerPoint như sau: Ngăn File Thanh trạng th i hu vực Close soạn thảo Maximize/Restore Quick Access toolbar Title bar gọi l slide Minimize Ngăn Outline Ngăn Slides H nh ác thành ph n tr n c a sổ ower oint  Thanh ti u ề Title bar):Th hiện t n của chương trình đang chạy l PowerPoint v t n của b i trình diễn hiện h nh Nếu c a s chưa to n m n hình thì ta c th dùng chuột kéo Title bar đ di chuy n c a s  Ribbon: hức năng của Ribbon l sự kết hợp của thanh thực đơn v c c thanh công cụ, được trình b y trong c c ngăn tab chứa nút v danh s ch lệnh Trang 16
  23. 28. h ng Gi i thi u ower oint 010  Quick Access Toolbar: hứa c c lệnh tắt của c c lệnh thông dụng nhất Bạn c th th m bớt c c lệnh theo nhu cầu s dụng.  Nút Minimize:Thu nhỏ c a s ứng dụng v o thanh t c vụ taskbar của Windows; bạn nhấp v o nút thu nhỏ của ứng dụng tr n taskbar đ ph ng to lại c a s ứng dụng  Nút Maximize/Restore: hi c a s ở chế độ to n m n hình, khi chọn nút n y sẽ thu nhỏ c a s lại, nếu c a s chưa to n m n hình thì khi chọn nút n y sẽ ph ng to c a s th nh to n m n hình  Nút Close: ng ứng dụng lại Bạn c th nhận được thông b o lưu lại c c thay đ i của b i trình diễn.  hu vực soạn thảo bài trình di n:Hi n thị slide hiện h nh  Ngăn Slides: Hi n thị danh s ch c c slide đang c trong b i thuyết trình  Ngăn Outline: Hi n thị d n b i của b i thuyết trình  Thanh trạng th i Status bar : B o c o thông tin về b i trình diễn v cung cấp c c nút lệnh thay đ i chế độ hi n thị v ph ng to, thu nhỏ vùng soạn thảoRibbonRibbon được t chức th nh nhiều ngăn theo chức năng trong qu trình xây dựng b i thuyết trìnhTrong mỗi ngăn lệnh lại được t chức th nh nhiều nh m lệnh nhỏ tạo giúp ngư i dùng dễ hi u vdễ s dụng c c chức năng của chương trình Ngăn lệnh theo ng cảnh c ngăn chứa lệnh Tabs Nh m lệnh ở hộp thoại H nh Ngăn Home tr n Ribbon  File: ở thực đơn Filetừ đ ta c th truy cập c c lệnh mở open), lưu save), in (print),tạo mới new v chia sẽ b i thuyết trình.  Home: hứa c c nút lệnh thư ng xuy n s sụng trong qu trình soạn thảo b i thuyết trình như l các về lệnh sao chép, cắt, d n, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình v c c lệnh về tìm kiếm, thay thế…  Insert: Thực hiện c c lệnh chèn, th m c c đối tượng m PowerPoint hỗ trợ như l bảng bi u, hình ảnh, Smart rt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,… H nh Ngăn Insert Trang 17
  24. 32. h ng Gi i thi u ower oint 010 Normal Slide Sorter Reading Slide View Show H nh ác kiểu hiển thNhóm Master Views  Slide Master: Lưu tr thông tin về thiết kế ki u dáng, màu sắc, font ch , bố cục,… cho các slide  Handout Master: Thiết lập các thông số cho các trang in handout như chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các header, footer, hộp hi n thị ngày tháng và số trang tr n handout,…  Notes Master: Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide tương tự như handout Trang 21
  25. 33. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Slide Master và Handout MasterSlide Show: Ngoài hai nhóm hi n thị trên, PowerPoint còn một ki u hi n thị n a được s dụngkhi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show. Slide Show l chế độ trình chiếu to n m nhình, c c slide sẽ lần lượt xuất hiện theo thứ tự được sắp sếp trong bài thuyết trình. Phím tắt: Nhấn phím F để chuyển sang chế độ tr nh di n từ slide bắt đ u nhấn tổ hợp phím Shift F để bắt đ u tr nh chiếu từ slide hi n hành5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanhBạn c th th m nhanh c c nút lệnh được tích hợp sẵn cho QAT bằng c ch nhấp tr i chuột v onút Customize Quick Access Toolbar ( ) trên QAT. Sau đ , bạn chọn hoặc bỏ chọn c c nút lệnhcho hiện hoặc ẩn tr n QAT. H nh Th m ho c b t nhanh các n t l nh tr n QAT Trang 22
  26. 42. h ng Gi i thi u ower oint 01015. Hỏi pCâu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)?Yêu cầu QAT sẽ có các nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, opy, Paste, Pulish as P F or XPS v chia l m nh m ngăn c ch nhau bởi một đư ng ranh giớiseparator trước nút Copy.Trả l i:Chúng ta có th tùy biến QAT của PowerPoint cho một tập tin cụ th hay cho tất cả các tập tintrong chương trình c bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Trên c a s chương trình bạn nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) 3. Bạn tích chọn các nút lệnh sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo. H nh Chọn các nút l nh vào QAT 4. Các nút lệnh còn lại không có sẵn cho bạn chọn, do vậy bạn chọn ngăn Home trên Ribbon, đến nhóm Clipboard và nhấp phải chuột lên nút Copy và chọn Add to Quick Access Toolbar. H nh Thêm nhanh các nút l nh từ Ribbon vào QAT Trang 31
  27. 44. h ng Gi i thi u ower oint 010  Chọn “T n tập tin thuyết trình pptx” thì Q T chỉ có tác dụng cho tập tin này.  Bạn chọn các nút lệnh trong khung và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down đ sắp xếp theo thứ tự yêu cầu. H nh Sắp xếp các nút l nh 10. Nhấn nút OK đ hoàn tất các tùy chỉnh QAT. Kết quả Q T như sau: H nh QAT sau khi tùy biến 11. Muốn phục hồi QAT về trạng thái mặc định giống như khi mới c i đặt thì bạn vào PowerPoint Options, chọn Quick Access Toolbar, chọn nút Reset tại Customizations và chọn: H nh Hủy bỏ các tùy biến trong QAT  Reset only Quick Access Toolbar: chọn sẽ trả QAT về trạng thái mặc định  Reset all customizations: chọn sẽ hủy bỏ tất cả các tùy biến trong PowerPoint k cả tùy biến Ribbon. Trang 33
  28. 45. h ng Gi i thi u ower oint 010Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau: H nh Tạo ngăn “L nh của tui” tr n RibbonTrả l i:PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon với giao diện ngư i dùng rất dễ s dụng và nhanhchóng. c bước thực hiện như sau: 1. Khởi động chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon. H nh Tùy biến Riboon 3. Nhấn vào nút New Tab, một Tab mới được tạo thêm trong danh sách Main Tabs ở trên. Bạn nhấp phải chuột lên Tab vừa tạo và chọn lệnh Rename đ đặt tên lại. Trang 34
  29. 46. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Đ t tên lại cho Tab 4. Nhấp phải chuột lên New Group (Custom) và chọn Rename đ đặt tên lại l ” ắt, d n” v nhấp OK đ đ ng hộp Rename. H nh Đổi tên cho Group 5. Chọn lại ngăn “Lệnh của tui” v nhấp chuột 3 lần nút New Group ở b n dưới đ thêm vào 3 nhóm lệnh n a Sau đ l m theo bước đ lần lượt đ i t n l ” ịnh dạng”, ” hèn slide, đối tượng”, “Hiệu ứng” Trang 35
  30. 47. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Chèn các nhóm vào Tab m i 6. thêm các nút lệnh vào các nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau:  Chọn Choose commands from b n khung b n tr i đ liệt kê các lệnh thông dụng  Chọn nút lệnh cần đưa v o “Lệnh của tui”  Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh đang chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải.  Nhấn nút Add đ thêm các lệnh vào các nhóm hoặc nhấn nút Remove đ loại bỏ nút không cần khỏi các nhóm.  Thực hiện lại qui trình n y đ thêm tất cả các nút lệnh vào các nhóm theo yêu cầu câu hỏi.  Nhấn nút Move Up và Move Down đ sắp xếp các nút lệnh theo trình tự yêu cầu. H nh Thêm các nút l nh vào các nh m t ng ứng 7. Chọn ngăn “Lệnh của tui” v nhấn các nút Move Up hoặc Move Down đ đưa ngăn n y l n trước ngăn Home. Trang 36
  31. 48. h ng Gi i thi u ower oint 010 8. Theo yêu cầu của câu hỏi thì nhóm lệnh ” ịnh dạng” không c c c nhãn b n dưới các nút lệnh. Do vậy, bạn nhấp phải chuột lên nhóm lệnh này rồi chọn Hide Command Labels. H nh Ẩn nhãn b n d i nút l nhCâu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máytính khác?Trả l i:Giả s bạn đã tùy biến rất nhiều cho Ribbon và QAT từ máy tính ở công ty và bạn muốn chuy ncác tùy biến rất tiện lợi này sang Office trong máy tính ở nhà. Trong PowerPoint 2010 nói riêngvà Office 2010 nói chung thì yêu cầu này thực hiện rất đơn giản. c bước thực hiện như sau: 1. Vào máy tính công ty, khởi động PowerPoint 2010. 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export và chọn Export all customizations. H nh L nh Inport/Export 4. Hộp thoại File Save xuất hiện  Tìm nơi lưu tập tin tại Save in  ặt tên tập tin tại File name  Save as type đ mặc định là Exported Office UI file (*.exportedUI)  Nhấn nút Save đ lưu Trang 37
  32. 49. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh L u tập tin UI 5. Chép tập tin vừa xuất ra, mở PowerPoint 2010 ở máy tại nh Sau đ , bạn vào hộp thoại PowerPoint Options rồi chọn nút lệnh Import/Export trong khung Customize Ribbon. Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file. Trong hộp thoại File Open:  Tìm đến tập tin UI tại hộp Look in  Chọn tên tập UI  Nhấn nút Open đ nhập tùy biến Ribbon và QAT vào Office 6. Nhấn nút OK đ ng hộp thoại PowerPoint Options.Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint?  Thay đ i tông màu (Color scheme) của chương trình  Tắt tính năng ki m tra chính tả của văn bản.  iều chỉnh Recent Presentations lại còn 10.Trả l i: c bước thực hiện như sau: 1. Mở chương trình PowerPoint 2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện 3. Chọn nhóm General, tại User Interface options, tại hộp Color scheme bạn chọn lại tông m u cho chương trình Trang 38
  33. 50. h ng Gi i thi u ower oint 010 H nh Chọn Color scheme 4. Chọn nhóm Proofing, tại When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type. H nh Bỏ tùy chọn kiểm tra chính tả 5. Vào nhóm Advanced, nhóm Display v điều chỉnh tại hộp Show this number of Recent Documents thành 10. H nh Tùy chọn Recent Documents 6. Nhấn OK hoàn tất. Trang 39
  34. 51. h ng Gi i thi u ower oint 010Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái?Trả l i:Nhấp phải chuột l n thanh trạng th i, từ đ chọn hoặc bỏ chọn c c thông tin cho thanh trạng th i H nh ác t y chọn cho thanh trạng thái Trang 40
  35. 52. h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản Nội dung 1. Tạo bài thuyết trình 2. Lưu b i thuyết trình 3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã 4. Tăng cư ng độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings 5. Các thao tác với slide 6. Mở v đ ng b i thuyết trình 7. Hỏi đ p Trang 41
  36. 57. h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bảnTạo bài thuyết trình từ một bài có sẵnBạn c sẵn một b i thuyết trình m nội dung của n tương tự với b i m bạn sắp tạo hi đ , bạnn n tạo b i thuyết trình mới dựa tr n bài sẵn có đ đ đỡ tốn th i gian làm lại từ đầu. c bướcthực hiện như sau: 1. V o ngăn File 2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải 3. Chọn New from Existing 4. Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu v chọn n 5. Nhấn nút CreateNew đ tạo mới b i trình diễn dựa tr n tập tin c sẵn H nh Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵnTạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bàiNgo i nh ng c ch tr n, PowerPoint c n cho phép tạo b i thuyết trình từ c c tập tin của c c ứngdụng kh c. Chẳng hạn như, chúng ta bi n soạn trước dàn bài của bài thuyết trình trong các trìnhsoạn thảo văn bản Word, WordPad, NotePad,… Sau đ , PowerPoint nhập các dàn bài này vàothành các slide và bạn chỉ cần b sung thêm các hình ảnh, video, âm thanh, … l đã c một bàithuyết trình hoàn chỉnh. c bước thực hiện như sau: 1. V o ngăn File 2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện 3. Tại Files of type chọn ki u tập tin là All Outlines. 4. họn tập tin Outline mong muốn v chọn Open đ mở Trang 46
  37. 58. h ng 2. Tạo bài thuyết tr nh c bản H nh Tạo nhanh bài thuyết trình từ tập tin outline Cấu trúc Outline: Outline là tập tin chỉ chứa văn bản, các slide cách nhau bằng một ký hi u xuống dòng (Enter). Trên mỗi slide, t a đề slide viết b nh th ờng và các nội dung trên slide thì phải Tab th t đ u dòng.2. ưu bài thuyết trìnhTrong suốt quá trình biên soạn bài thuyết trình, chúng ta phải thư ng xuyên thực hiện lệnh lưutập tin đ tránh các sự cố bất ng xảy ra có th làm mất đi c c slide m ta vừa biên soạn. Tùy theoth i đi m thực hiện lệnh lưu m PowerPoint thực hiện các hoạt động kh c nhau, sau đây l mộtsố trư ng hợp. ưu bài thuyết trình l n u tiênLần đầu ti n thực hiện lệnh lưu tập tin bài thuyết trình thì PowerPoint sẽ mở hộp thoại Save AsTừ hộp thoại n y bạn hãy đặt t n cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin v chọn vị trí trên đĩađ lưu tr c bước thực hiện như sau: 1. V o ngăn File 2. Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện 3. Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn đặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ được dùng đ thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu). 4. Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type. Ví dụ bạn chọn ki u tập tin là Trang 47

【#9】Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Power Point

Microsoft PowerPoint là một yếu tố chính để tạo các bản thuyết trình trong nhiều năm qua. Nhưng cũng giống như bất kỳ công cụ nào khác, không phải ai cũng là một chuyên gia ngay lập tức. Bạn phải có một điểm xuất phát nào đó, đúng không? Vì vậy, hãy để hướng dẫn sử dụng PowerPoint cho người mới bắt đầu này là bước đầu tiên.

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng PowerPoint lần đầu tiên, không sử dụng PowerPoint trong một thời gian hoặc chỉ muốn tham khảo về các khái niệm cơ bản, thì đây là hướng dẫn dành cho phiên bản desktop. Và, nhiều tính năng tương tự được áp dụng nếu bạn sử dụng nó trực tuyến. Vì vậy, nếu bạn vẫn phân vân giữa PowerPoint Online và PowerPoint 2021, hướng dẫn này có thể hữu ích trong việc đưa ra quyết định.

Microsoft PowerPoint là gì?

Microsoft PowerPoint về cơ bản là một công cụ tạo bài thuyết trình. Bạn có thể tạo các slideshow với văn bản, hình ảnh, hình dạng, hoạt ảnh, âm thanh và nhiều thứ khác. Sau đó, chiếu bài thuyết trình của bạn lên màn hình lớn để hiển thị nó cho người khác hoặc lưu nó dưới dạng tài liệu trực quan cho chính bạn.

Đại diện của Microsoft cho biết:

“PowerPoint là một chương trình trình chiếu, một phần trong bộ công cụ Office của Microsoft. PowerPoint giúp dễ dàng tạo, cộng tác và trình bày ý tưởng của bạn theo một cách năng động và trực quan”.

Đối với các mục đích sử dụng cho kinh doanh, giáo dục và cá nhân, PowerPoint cung cấp sự linh hoạt, giúp làm cho các bài thuyết trình đơn giản, nổi bật hơn với nhiều tính năng.

Công dụng chung của PowerPoint

  • Giúp các doanh nghiệp tạo bài thuyết trình cho các sản phẩm và dịch vụ của mình.
  • Giúp các tổ chức giáo dục tạo bài giảng trực quan cho các lớp học.
  • Sử dụng cho mục đích cá nhân như lập bản đồ tư duy và trình chiếu ảnh gia đình.
  • Tạo tài liệu bán hàng và tiếp thị.
  • Tạo bài trình bày trong các sự kiện như đám cưới, lễ kỷ niệm hoặc cuộc họp mặt gia đình.
  • Tạo bài thuyết trình cho dự án, ngân sách và tài chính.
  • Tạo chứng chỉ, lịch, báo cáo, sơ đồ và biểu đồ cho bất kỳ ngành nào

Bạn có thể tạo hầu hết mọi loại hình ảnh trong PowerPoint. Nhưng trước tiên, bạn nên làm quen với các thuật ngữ chung của ứng dụng.

Các thuật ngữ cơ bản được sử dụng trong PowerPoint

Bạn sẽ thấy nhiều từ và thuật ngữ được sử dụng thường xuyên trong suốt hướng dẫn này. Vì vậy, việc dành một chút thời gian để xem xét chúng sẽ giúp bạn thực hiện theo các quy trình và mô tả dễ dàng hơn nhiều.

Slideshow và Presentation (Trình chiếu và Trình bày): Khi nói về PowerPoint, bạn có thể thấy hai thuật ngữ này có khả năng hoán đổi cho nhau. Chúng đại diện cho tài liệu tổng thể bạn tạo trong ứng dụng.

Slide: Mỗi slideshow trong PowerPoint chứa các slide. Bạn có thể nghĩ các slide này giống như các trang mà bạn có thể thêm vào bản trình bày của mình và sau đó chuyển qua từng trang một.

Animation (Hoạt ảnh): Các animation là hiệu ứng hình ảnh có thể cung cấp cho slide của bạn một diện mạo độc đáo. Chúng cho phép bạn thêm chuyển động và sự lôi cuốn vào các phần tử trên slide.

Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Transition cũng là công cụ trực quan, nhưng bạn sẽ chỉ thấy khi di chuyển sang slide kế tiếp. Bằng cách sử dụng một transition, bạn có thể làm cho bài thuyết trình của mình nổi bật trong mắt khán giả hoặc sử dụng nó để tạo hiệu ứng ấn tượng.

Ribbon và tab trong PowerPoint

Cũng giống như các ứng dụng Microsoft Office khác, ribbon của PowerPoint chứa các nút mà bạn sẽ sử dụng bên trong các tab. Bạn có thể tùy chỉnh ribbon để xóa hoặc thêm cả tab và nút. Tuy nhiên, bạn có thể sẽ thấy các tab bên dưới theo mặc định.

  • File: Tạo bài thuyết trình mới, mở bài thuyết trình hiện có, lưu, in và chia sẻ các slideshow.
  • Home: Kiểm soát clipboard, slide, phông chữ, đoạn, bản vẽ và chỉnh sửa.
  • Design: Chọn theme, chọn biến thể, tùy chỉnh slide và tạo các ý tưởng thiết kế.
  • Transitions: Chọn chuyển đổi, xem trước, điều chỉnh hiệu ứng và thêm thời gian.
  • Animations: Chọn một hoạt ảnh, xem trước, điều chỉnh hiệu ứng, sử dụng các tính năng nâng cao và thêm thời gian.
  • Slide Show: Bắt đầu trình chiếu, thiết lập trình chiếu, chọn màn hình và sử dụng chế độ xem bài thuyết trình.
  • Review: Sử dụng các công cụ cho việc hiệu đính, khả năng truy cập, ngôn ngữ, nhận xét và so sánh.
  • View: Thay đổi chế độ xem bài thuyết trình, điều chỉnh chế độ xem chính, phóng to hoặc thu nhỏ, chọn màu, làm việc với các cửa sổ và macro.

Bạn cũng sẽ thấy tab Help và hộp Tell me what you want to do. Nếu bạn cần trợ giúp hoặc muốn biết thêm thông tin về một tính năng, chỉ cần mở Help hoặc nhập từ khóa vào hộp Tell me what you want to do, sau đó xem kết quả.

Quick Access Toolbar trong PowerPoint

Giống như các tab và ribbon trên các sản phẩm Microsoft Office khác, bạn cũng có Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh). Bạn có thể đã quen thuộc với công cụ tiện dụng này, còn nếu chưa, thì đây là thanh công cụ ở phía trên bên trái của cửa sổ PowerPoint.

Đúng như tên của nó, tính năng này cho phép bạn thực hiện các hành động nhanh chóng.

Nút Save cho phép bạn dễ dàng lưu file bạn đang làm việc với tên file hiện tại.

Nếu bạn mắc lỗi và muốn hoàn tác, chỉ cần nhấp vào nút Undo. Nếu bạn nhấp vào nó một lần, nó sẽ hoàn tác hành động gần nhất bạn đã thực hiện. Nếu bạn tiếp tục nhấp vào nó, nó sẽ hoàn tác từng hành động trước đó bằng cách lùi dần. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Undo và đánh dấu tất cả các hành động bạn muốn hoàn tác.

Nút Presentation cho phép bạn bắt đầu slideshow của mình (nó sẽ được trình chiếu cho người khác xem). Slideshow sẽ chiếm toàn bộ màn hình của bạn, nhằm tạo một giao diện đẹp cho bài thuyết trình, kể cả khi đang trong quá trình tạo hoặc chỉnh sửa.

Cách làm việc với các slide trong PowerPoint

Thêm một slide trong PowerPoint

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào mũi tên trên nút New Slide. Điều này cho phép bạn chọn loại slide bạn muốn thêm, chẳng hạn như slide trống, tiêu đề có nội dung hoặc hình ảnh có chú thích.

Thay đổi bố cục của một slide

Nút Layout trên ribbon cho phép bạn thay đổi loại slide hiện được chọn. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng thay đổi một slide tiêu đề thành một slide có tiêu đề và nội dung, hoặc slide hình ảnh có chú thích thành nội dung có chú thích.

Các biểu tượng trong slide

Một số loại slide dễ hiểu ngay từ đầu. Ví dụ, nếu bạn chọn slide tiêu đề, bạn sẽ thấy các vùng văn bản hướng dẫn bạn nhấp để thêm tiêu đề lớn và tiêu đề phụ. Nhưng các bố cục slide khác, chẳng hạn như các bố cục cho phép bạn thêm media, chứa các biểu tượng để bạn chèn nội dung của mình, thì đặc biệt hơn.

Nếu bạn sử dụng loại slide này, chỉ cần nhấp vào biểu tượng tương ứng để chèn mục của bạn.

  • Insert Table: Tạo một bảng bằng cách chọn số cột và hàng.
  • Insert Chart: Tạo biểu đồ với nhiều tùy chọn khác nhau như đường kẻ, thanh và khu vực.
  • Insert SmartArt graphic: Tạo hình ảnh giống như biểu đồ ma trận, kim tự tháp hoặc sơ đồ quy trình.
  • Pictures: Chèn hình ảnh từ máy tính của bạn.
  • Online Pictures: Chèn hình ảnh từ thư viện hoặc tìm kiếm trên web cho một hình ảnh.
  • Insert video: Chèn video từ một file, YouTube hoặc mã nhúng.

Bạn cũng có thể nhúng video YouTube hoặc thêm nhạc vào bài thuyết trình PowerPoint của mình.

Xóa một slide

Nếu bạn muốn xóa một slide, cách đơn giản nhất là chọn slide đó và nhấp vào nút Delete trên bàn phím. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào slide và chọn Delete Slide từ menu ngữ cảnh.

Sử dụng các phần trong PowerPoint

Các thao tác phổ biến khác trên slide

  • Dễ dàng sắp xếp lại các slide bằng thao tác kéo và thả.
  • Nhân bản slide hoặc tạo chúng từ một outline bằng cách sử dụng mũi tên bên cạnh nút New Slide hoặc nhấp chuột phải và sử dụng menu ngữ cảnh.
  • Trả một slide về bố cục mặc định bằng cách nhấp vào nút Reset hoặc nhấp chuột phải và sử dụng menu ngữ cảnh.

Làm việc với các ghi chú trong bài thuyết trình

PowerPoint cung cấp một tính năng ghi chú dành cho người thuyết trình tuyệt vời và rất có ích. Bạn có thể thêm ghi chú vào một slide để tự tham chiếu hoặc trao đổi với khán giả trong khi thuyết trình. Phần ghi chú xuất hiện ngay bên dưới mỗi slide trong PowerPoint.

Sử dụng ghi chú trong bài thuyết trình

Khi bạn trình chiếu bài thuyết trình của mình cho một đối tượng, chỉ bạn mới có thể xem ghi chú của mình. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để giữ các mô tả, giải thích hoặc hướng dẫn của bạn khi bạn trình chiếu slideshow.

In ghi chú cho bài thuyết trình

Thêm hoạt ảnh vào PowerPoint

Nếu bạn đang cân nhắc việc thêm hoạt ảnh vào các slide của mình, việc này rất dễ thực hiện. Hoạt ảnh có thể hiệu quả cho các bài thuyết trình bạn tạo trong lĩnh vực giáo dục, như bài thuyết trình trong lớp học hoặc bài giảng ở các trường đại học. Chúng cũng có thể cung cấp cho bài thuyết trình của bạn một hiệu ứng thú vị cho mục đích trình chiếu cá nhân, như một cuộc hội ngộ gia đình hoặc trong đám cưới.

Tùy chọn hoạt ảnh

Đây là những tính năng cơ bản có sẵn trên tab Animations.

  • Animation: Chọn từ nhiều tùy chọn khác nhau bằng cách nhấp vào mũi tên trong Animation. Bạn có thể áp dụng hoạt ảnh cho một phần tử khi thêm hoặc loại bỏ nó khỏi slide, sử dụng nó để nhấn mạnh hoặc cho nó một đường chuyển động.
  • Effect Options: Các hoạt ảnh khác nhau có các tùy chọn bổ sung để bạn chọn. Ví dụ, hoạt ảnh Wheel cho phép bạn chọn số lượng nan hoa trong khi tùy chọn Spin cho phép bạn chọn hướng và số lượng vòng quay.
  • Advanced Animation: Tại đây bạn có thể thêm hoạt ảnh, mở Animation Pane để có thêm không gian làm việc, cài đặt trình kích hoạt hoặc sử dụng Animation Painter. Nhưng đối với hoạt ảnh slideshow đơn giản, các tính năng cơ bản phải phù hợp với bạn.
  • Timing: Quyết định cách bạn muốn hoạt ảnh của mình xuất hiện trên slide. Chúng có thể bắt đầu khi bạn nhấp vào trong bài thuyết trình, ngay sau hoặc với hoạt ảnh trước đó. Bạn cũng có thể chọn thời lượng, thời gian trễ và sắp xếp lại các hoạt ảnh của mình.
  • Preview: Sau khi bạn thêm hoạt ảnh, bạn có thể thấy trông nó sẽ như thế nào mà không thoát khỏi chế độ chỉnh sửa hoặc mở chế độ trình chiếu qua chế độ xem nhanh.

Tạo hoạt ảnh PowerPoint đầu tiên

Đầu tiên, chọn slide và sau đó là các phần tử trên slide mà bạn muốn tạo hiệu ứng động. Sau đó, chỉ cần chọn loại từ hộp Animation. Thật là dễ dàng! Sau đó, bạn có thể sử dụng các công cụ được mô tả ở trên để thêm hiệu ứng, các tùy chọn nâng cao hoặc thời gian nếu bạn muốn.

Lưu ý rằng khi bạn thêm một hình động vào một phần tử, một con số sẽ xuất hiện bên cạnh nó. Mỗi hoạt ảnh bạn thêm sẽ được đánh số liên tiếp để bạn có thể dễ dàng xác định nó, làm việc với nó hoặc sắp xếp lại nó. Điều này có nghĩa là bạn có thể có nhiều hoạt ảnh với hiệu ứng riêng của chúng trên cùng một slide.

Nếu bạn sử dụng Animation Pane ở bên phải, các số sẽ giúp bạn dễ dàng xem xét các hoạt ảnh cùng một lúc. Ở đó, bạn có thể thêm cùng một loại hiệu ứng mà bạn nhìn thấy trên ribbon. Chỉ cần nhấp vào mũi tên tương ứng với hoạt ảnh và menu drop-down sẽ xuất hiện.

Và nếu bạn đang chèn biểu đồ Excel vào bài thuyết trình của mình, bạn cũng có thể tạo hoạt ảnh cho các biểu đồ đó.

Áp dụng hiệu ứng chuyển tiếp trong PowerPoint

Chèn hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide có thể là một cách hiệu quả khác để thu hút sự chú ý của khán giả, tương tự như hoạt ảnh. Bạn có thể áp dụng một hình ảnh độc đáo, có hoặc không có âm thanh, khi bạn di chuyển qua từng slide trong bài thuyết trình.

Các tùy chọn chuyển tiếp

Đây là những tính năng cơ bản có sẵn trên tab Transitions.

  • Transition to This Slide: Chọn từ các tùy chọn chuyển tiếp bằng cách nhấp vào mũi tên trong hộp. Bạn có thể áp dụng một hiệu ứng chuyển tiếp tinh tế, thú vị hoặc năng động. Hãy nhớ rằng đây là hiệu ứng để chuyển sang slide hiện tại.
  • Effect Options: Các hiệu ứng chuyển tiếp khác nhau có các tùy chọn bổ sung mà bạn có thể áp dụng. Ví dụ, các hiệu ứng chuyển tiếp Wipe, WindOrbit cho phép bạn chọn hướng.
  • Timing: Tại đây, bạn có thể thêm âm thanh đi kèm với hiệu ứng chuyển tiếp, chọn thời lượng và áp dụng các mục này cho tất cả các slide. Ngoài ra, bạn có thể quyết định chuyển sang slide tiếp theo khi nhấp chuột hoặc tự động chuyển sau một khoảng thời gian nhất định.
  • Preview: Sau khi bạn thêm một hiệu ứng chuyển tiếp, bạn có thể xem nó trông như thế nào mà không thoát khỏi chế độ chỉnh sửa hoặc mở chế độ xem bài thuyết trình bằng chế độ xem nhanh.

Tạo một hiệu ứng chuyển tiếp slide

Điều này hoạt động về cơ bản giống như hoạt ảnh (chỉ ít hơn một bước). Chỉ cần chọn slide và hiệu ứng chuyển tiếp. Sau đó, bạn có thể tùy ý áp dụng bất kỳ hiệu ứng nào được mô tả ở trên. Khá dễ dàng, phải không?

Hiệu ứng chuyển tiếp cũng như hoạt ảnh, có thể không xuất hiện trong một số slideshow. Nhưng chúng có thể tạo cảm giác bắt mắt cho các cuộc họp hoặc các sự kiện thú vị. Ngay cả đối với các bài thuyết trình kinh doanh, một hiệu ứng mờ dần đơn giản có thể loại bỏ sự chuyển tiếp tẻ nhạt giữa các slide.

Sử dụng các chế độ xem bài thuyết trình khác nhau

Không phải ai cũng làm việc theo cùng một cách giống nhau nên lao động là một quá trình sáng tạo. May mắn là PowerPoint cung cấp các chế độ xem tích hợp khác nhau để phù hợp với điều này. Chỉ cần chọn tab View và xem các cách bạn có thể tùy chỉnh slideshow của mình.

Phần Presentation Views chứa năm cách độc đáo để tạo hoặc chỉnh sửa slideshow của bạn. Một trong số đó là Notes Page mà bạn đã đọc ở trên. Và, đây là bốn giải pháp còn lại kèm theo giải thích ngắn gọn.

1. Normal: Như bạn có thể đoán, đây là chế độ xem cơ bản, bình thường. Bạn sẽ thấy các slide của mình ở bên trái dưới dạng hình thu nhỏ được đánh số, và slide hiện tại ở phần lớn nhất phía bên phải. Chế độ xem này hoạt động tốt nếu bạn muốn chuyển giữa các trang trình bày một cách trực quan.

2. Outline View: Đối với những người thích viết hoặc tạo bài thuyết trình bằng outline, chế độ xem này sẽ rất lý tưởng. Bạn có thể viết trực tiếp trong bảng điều khiển outline ở bên trái hoặc dán một outline hiện có trực tiếp từ Microsoft Word. Ở đây một lần nữa, slide hiện tại nằm ở phần lớn nhất bên phải.

3. Slide Sorter: Đây là một cách tuyệt vời để xem nhanh tất cả các slide của bạn. Chế độ xem này chiếm toàn bộ cửa sổ trung tâm, bạn có thể xem từng slide và sắp xếp lại chúng dễ dàng bằng thao tác kéo và thả.

4. Reading View: Nếu bạn muốn xem toàn bộ bài thuyết trình mà không cần chuyển sang chế độ toàn màn hình, thì chỉ cần nhấp vào nút này. Bạn có thể xem slideshow của mình với các hoạt ảnh và hiệu ứng chuyển tiếp một cách dễ dàng.

Cộng tác trên bài thuyết trình PowerPoint

Giống như các ứng dụng Microsoft Office khác, cũng có các tính năng để dễ dàng cộng tác với những người khác trên bài thuyết trình PowerPoint của mình. Vì vậy, nếu nhóm bán hàng của bạn, các giáo viên đồng nghiệp hoặc bạn cùng lớp muốn cùng nhau làm việc trên slideshow, bạn có một vài tùy chọn như sau:

Chia sẻ slideshow của bạn dưới dạng bài thuyết trình PowerPoint được lưu vào OneDrive hoặc dưới dạng PDF. Chỉ cần nhấp vào nút Share từ trình đơn ở góc trên bên phải. Sau đó, mời những người khác trong sidebar mở ra, gửi trình chiếu dưới dạng file đính kèm hoặc nhận liên kết để chia sẻ.

Cho phép người khác ghi chú trên bài thuyết trình bằng nút Comments nằm ngay bên cạnh nút Share trên menu. (Giả sử người cộng tác với bạn mở bản trình bày trong PowerPoint). Bạn có thể xem nhận xét của họ, bật tính năng trả lời, di chuyển và xóa nhận xét.

Xem lịch sử phiên bản khi bạn bắt đầu cộng tác. Nếu người cộng tác với bạn có thể chỉnh sửa bài thuyết trình, bạn có thể xem các phiên bản trước đó. Một nút sẽ xuất hiện trong menu ở giữa các nút ShareComments. Sau đó, bạn có thể mở các phiên bản trình chiếu trước đó nếu cần.

Các tùy chọn slideshow

Khi bài thuyết trình của bạn hoàn tất, đã đến lúc xem lại và thiết lập chế độ trình chiếu. Chuyển sang tab Slide Show và xem các tùy chọn sau.

Start Slide Show

  • From Beginning: Xem slideshow của bạn từ slide đầu tiên.
  • From Current Slide: Slideshow sẽ bắt đầu từ slide bạn chọn.
  • Present Online: Sử dụng Office Presentation Service để xem slideshow của bạn trong trình duyệt.
  • Custom Slide Show: Tạo bài thuyết trình tùy chỉnh với các slide theo một thứ tự cụ thể.

Set Up

  • Set Up Slide Show: Chọn các loại, tùy chọn mà các slide sẽ hiển thị, cách tăng cường cho các slide và bất kỳ tùy chọn đa màn hình nào bạn cần.
  • Hide Slide: Thao tác này ẩn mọi slide mà bạn chọn từ bài thuyết trình.
  • Rehearse Timings: Bạn có thể thực hành trình chiếu slideshow của mình và xem thời lượng bạn sử dụng cho mỗi slide và toàn bộ slideshow. Bạn cũng có một tùy chọn để tiết kiệm thời gian, sẽ rất hữu ích để cải thiện thời gian thuyết trình nếu cần thiết.
  • Record Slide Show: Dễ dàng ghi lại slideshow của bạn từ đầu hoặc từ một slide cụ thể. Điều này là lý tưởng để giúp những người khác không thể tham dự buổi thuyết trình.
  • Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa các tính năng Play narrations, Use timings, Show media controls bằng các hộp kiểm tiện lợi.

Monitors

Chọn màn hình được kết nối từ hộp drop-down để hiển thị bài thuyết trình của bạn. Bạn cũng có thể bật hoặc tắt chế độ Presenter View.

Presenter View cung cấp cho bạn một cái nhìn khác về slideshow của mình. Điều này cho phép bạn xem bài thuyết trình của mình với ghi chú trên một màn hình riêng, trong khi slideshow của bạn hiển thị trên một màn hình khác. Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm soát bài thuyết trình của mình trong chế độ xem này.

  • Thay đổi cài đặt hiển thị hoặc sao chép slideshow.
  • Truy cập các công cụ như con trỏ laser, bút hoặc bút đánh dấu để sử dụng trong suốt bài thuyết trình của bạn.
  • Phóng to trên một slide.
  • Tô đen hoặc không toàn bộ slideshow.
  • Chuyển sang slide khác.
  • Kết thúc slideshow.

Bắt đầu slideshow trong PowerPoint

Sau khi bạn đã đặt các tùy chọn ở trên cho slideshow của mình, hãy luyện tập và sẵn sàng bắt đầu, phần còn lại rất dễ dàng.

Mở PowerPoint trên máy tính của bạn, chọn màn hình để sử dụng và sau đó trình bày nó. Bạn có thể bắt đầu slideshow bằng nút From Beginning trên tab Slide Show hoặc với nút Start from Beginning trên Quick Access Toolbar. Đây là quy trình tương tự mà bạn đã theo dõi khi bạn xem lại bài thuyết trình của mình.

Nếu bạn quyết định sử dụng chế độ Presenter View trong slideshow của mình, thì bạn đã biết các công cụ bạn có trong tay để kiểm soát chương trình. Nhưng nếu bạn không chọn chế độ xem này hoặc chỉ làm việc với một màn hình, bạn vẫn có thể diễn tập bài thuyết trình của mình.

Chỉ cần nhấp chuột phải vào slideshow khi nó bắt đầu mở menu ngữ cảnh. Sau đó, bạn có thể xem tất cả các slide, phóng to, điều chỉnh màn hình hoặc tùy chọn máy in và kết thúc việc trình chiếu.

Thiết kế với template trong Powerpoint

Phần cuối cùng của hướng dẫn cho người mới bắt đầu này là các template bạn có thể sử dụng để tăng năng suất của mình trong PowerPoint. Khi sử dụng template, bạn có thể bắt đầu ngay trên bài thuyết trình của mình. PowerPoint cung cấp nhiều template được tích hợp sẵn và bạn có thể tìm thấy các template này trực tuyến từ các bên thứ ba.

Sử dụng các template PowerPoint nổi bật

Các template tích hợp bao gồm từ danh thiếp và biểu đồ cơ bản đến các bài thuyết trình dài và chi tiết cho hầu hết mọi ngành.

Nếu bạn thấy template bạn muốn xem, hãy nhấp vào template đó và sau đó xem lại mô tả và kích thước tải xuống trong cửa sổ pop-up. Nếu bạn muốn sử dụng nó, hãy nhấp vào nút Create.

Sử dụng các template PowerPoint của bên thứ ba

Mặc dù các template có sẵn cho Microsoft PowerPoint có vẻ phong phú, nhưng bạn vẫn có thể xem các đề xuất tuyệt vời của bên thứ ba nếu muốn.

Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng Microsoft PowerPoint trước đây, thì hướng dẫn cho người mới bắt đầu này sẽ mang đến cho bạn một khởi đầu tuyệt vời. Cho dù bạn đang chuẩn bị bài thuyết trình chuyên nghiệp đầu tiên của mình hay chỉ muốn thực hiện điều gì đó sáng tạo dựa trên các bức ảnh gia đình, thì tất cả những điều cơ bản trong hướng dẫn này cũng sẽ giúp ích cho bạn.

【#10】101+ Kí Tự Đặc Biệt Dấu Gạch Ngang: Cách Tạo Và Viết Chữ Gạch Ngang Trên Fb

  • Kí tự đặc biệt PUBG mobile & PC: hơn 1000 mẫu Kí tự mới nhất 2021
  • Share acc LMHT 2021- Cho acc LOL Free- acc Vip, acc trắng, acc full skin miễn phí
  • Bảng kí tự đặc biệt aoe – cách viết kí tự đặc biệt aoe và tên aoe đẹp, chất, lạ
  • Bảng kí tự đặc biệt Phong Thần đẹp & chất dành cho game thủ
  • Những kí tự đặc biệt hình trái tim cực đẹp & độc đáo nhất
  • + Những Kí tự đặc biệt dấu gạch ngang đẹp và mới nhất

    + Muốn chát kiểu chữ in đậm thì ae thêm dấu * ở sau và trước.

    + Muốn chát kiểu chữ nghiêng thì ae thêm dấu _ vào sau và trước.

    + Kí tự đặc biệt dấu gạch ngang sử dụng ở đâu?

    Không giống như thẻ HTML text được sử dụng trên website, chữ kiểu này sẽ hoạt động khi bạn sao chép nó vào một vị trí khác. Bởi vì các kí tự gạch ngang được tạo bởi công cụ này là văn bản thuần túy, có thể đăng trên Facebook, Twitter, Instagram, Google+, v.v.

    • Tạo đoạn status trên Facebook.
    • Comment trên các website blog hoặc Zalo.
    • Đặt tên nhân vật Game như: Liên Quân Mobile, Au Mobile, v.v.
    • Gửi cho bạn bè qua tin nhắn Messenger.

    + Viết chữ gạch ngang trong bài viết Facebook

    Bước 1: Viết bài

    Soạn một bài viết như thường và khoan hãy đăng bài!

    Bước 2: Tạo chữ gạch ngang

    Trong một tab mới, mở công cụ tạo chữ gạch ngang của Yaytext. Nhập nội dung bạn muốn gạch ngang vào ô “Your text”, sau đó bấm vào nút “copy” bên cạnh kiểu chữ gạch ngang mà bạn muốn. Các con chữ được gạch ngang của bạn sẽ được lưu vào bộ nhớ tạm.

    Bước 3: Thay thế chữ trong bài viết

    Quay lại bài viết và paste nội dung chữ gạch ngang vừa được tạo.

    Bước 4: Hoàn thành

    Bạn làm được rồi! Bài viết của bạn đã có chữ gạch ngang!

    + Gạch ngang ở giữa ứng dụng gì?

    Tags: kí tự đặc biệt dấu gạch ngang, ký tự gạch ngang dài, cách gạch ngang chữ trên facebook, dấu gạch ngang dài ký tự đặc biệt, kí tự đặc biệt gạch chéo, viết chữ gạch ngang có dấu, chữ gạch ngang trong word, kí tự dấu gạch ngang dài